همه چیز در مورد مدریت دانش

دانش چیست؟

برای اینکه بفهمیم مدیریت دانش چیست، ضروری است که مفهوم «دانش» (Knowledge) را درک کنیم. برای تعریف چیستی دانش، باید داده (Data)، اطلاعات (Information) و بصیرت (Wisdom) نیز تعریف شوند.

ما همواره داده‌هایی از محیط اطراف خود می‌گیریم. داده‌ها، اعداد، کلمات و حروفی هستند که به‌خودی‌خود معنا ندارند. وقتی بفهمیم هرکدام از این داد‌ه‌ها بیان‌گر چه چیزهایی هستند، اطلاعاتی درباره محیط خود به دست آورده‌ایم.

اگر بتوانیم الگوهای موجود در اطلاعات را درک کنیم، ما درباره محیط خود دانش کسب کرده‌ایم. اگر دانشمان بیشتر شود، می‌توانیم اصول و قواعد کلی‌تری در محیط بیابیم. در این هنگام است که ما بصیرت خواهیم داشت.

انواع دانش‌ انسانی

دانش انسانی را می‌توان به دو دسته کلی می‌توان تقسیم کرد: دانش صریح (Explicit knowledge) و دانش ضمنی (Tacit Knowledge).

دانش صریح

دانش صریح همان مطالبی است که در کتاب‌ها، اسناد، مقاله‌ها، سایت‌ها و مراکز داده یافت می‌شوند. این دانش، خارج از ذهن انسان‌ها ثبت‌شده است. هر مطلبی که نوشته و ثبت شود، دانش صریح به‌حساب می‌آید. گزارش‌ها، یادداشت‌ها، طرح‌های تجاری، لیست مشتریان، روش‌شناسی‌ها و بسیاری از اسناد دیگر، دانش صریح هستند. این اسناد ممکن است تجمیعی از تجارب سازمانی ثبت‌شده، الگو‌های رفتاری مشتریان و فناوری تولید یک محصول باشند.

در دنیای امروزی بسیاری از این اسناد، دیجیتالی ذخیره شده‌اند. ذخیره‌سازی دانش در کامپیوتر‌ها، امکان دسترسی، تحلیل و جستجوی در آن‌ها را آسان‌تر می‌کند. هزینه ذخیره‌سازی دیجیتال نیز بسیار کم است.

دانش ضمنی

هر چیزی که در ذهن انسان ذخیره شده باشد، دانش ضمنی است. این دانش شخصی است و به واسطه مطالعه و تجربه به دست می‌آید. دانش ضمنی را نمی‌توان به راحتی ساختاربندی و ثبت کرد.

اگر معلم باشیم، ممکن است بتوانیم در کنار آموزش دانش صریح به دانش‌آموزان، برخی از تجارب خود را نیز انتقال دهیم. تجاربی که نوشتن آن‌ها در کتاب‌ها و راهنما‌ها سخت است و شاید بهترین روش برای انتقال آن‌ها، آموزش فردبه‌فرد و شفاهی باشد.

تعریف مدیریت دانش

مدیریت دانش، مدیریت صریح و سیستماتیک دانش حیاتی و فرایندهای به‌هم پیوسته‌ی آن یعنی تولید، سازماندهی، پخش، استفاده و بهره‌برداری از دانش با پیشروی در اهداف کسب‌وکار است.

تعاریف مختلفی برای مدیریت دانش وجود دارد اما تعریف بالا به این دلیل انتخاب شده است که بعضی از مهم‌ترین جنبه‌های هر برنامه‌ی موفق مدیریت دانشی را مشخص می‌کند:

• صریح – آشکارسازی فرضیات؛ کدگذاری اینکه کدام‌‌یک شناخته‌شده هستند.

• سیستماتیک – واگذار کردن امور به بخت و اقبال باعث کسب منفعت نمی‌شود.

• دانش حیاتی – شما باید تمرکز کنید، چون منابع نامحدود ندارید.

• فرآیندها – مدیریت دانش مجموعه‌ای از فعالیت‌ها با ابزارها و تکنیک‌های خاص خودش است.

لازم به ذکر است که دانش، هم دربرگیرنده‌ی دانش ضمنی (در ذهن افراد) و هم دانش صریح (کدگذاری‌شده و بیان‌شده‌ مثل اطلاعات در پایگاه‌های داده، اسناد و غیره) است. یک برنامه‌ی دانشی خوب به فرایندهای توسعه‌ی دانش توجه می‌کند و هر دو شکل پایه‌‌ای دانش را منتقل می‌کند.

آخرین بخش در تعریف نیز مهم است. اگر شما نتوانید بین فعالیت‌ها و دستیابی به اهداف کسب‌‌وکار ارتباط برقرار کنید، آنگاه این کار دیگر یک مدیریت واقعی دانش نیست.

چرا باید دانش را مدیریت کنیم؟

دلایل متعددی برای مدیریت دانش وجود دارد. برخی از مهم‌ترین این دلایل عبارتند از:

الف) امروزه بازارها شدیدا رقابتی هستند. از این روی آهنگ ابداعات و اختراعات زیاد است و دانش خلق‌شده در این میان نیز همواره افزایش می‌یابد. برای حفظ توان رقابتی باید دانش تولید خود را به نحوی بهینه مدیریت و استفاده کنیم.

ب) به دلیل رشد اتوماسیون در صنایع گوناگون، تعداد کارکنان سازمان‌ها کمتر می‌شوند. از سویی برخی از افرادی که به دلایل متعددی بازنشسته می‌شوند. خروج افراد از سازمان به معنی خروج دانش ضمنی آن‌ها و از دست رفتن بخشی از دارایی‌های سازمان است. مدیریت دانش این امکان را فراهم می‌‌آورد که دانش و تجربه افراد به نحو بهینه‌ای به دیگران منتقل و در صورت امکان به دانش صریح تبدیل شود.

پ) به علت رقابت شدید، مدت زمان موجود برای کسب تجربه و دانش کاهش یافته است. در نتیجه باید راهی برای انتقال دانسته‌های افراد به دیگران ایجاد شود.

ت) تغییرات استراتژی سازمانی ممکن است باعث از دست رفتن بخشی از دانش سازمانی در یک حوزه شود.

مدیریت دانش، سازمان را برای حل هرکدام از این مسائل یاری می‌کند.

جنبه‌های مدیریت دانش‌

مدیریت دانش دو جنبه اصلی دارد: مدیریت اطلاعات و مدیریت افراد. هر دو جنبه مدیریت دانش برای دو رفع دغدغه اصلی ایجاد شده‌اند: ایجاد یک سازمان خلاق و تولید سود‌ فراتر از انتظارات اولیه.

مدیریت اطلاعات

مدیریت اطلاعات به مدیریت دانش صریح در سازمان گفته می‌شود. این جنبه از مدیریت دانش، ناظر بر تولید، ثبت و انتشار دانش صریح در سازمان است. پس از آنکه مدیران متوجه شدند اطلاعات منبعی مهم برای حفظ توان رقابتی شرکت است، روش‌ها و الگوهایی برای مدیریت اطلاعات تدوین کردند. در ادامه این فعالیت‌ها مفاهیمی همچون «تحلیل اطلاعات» (Information Analysis) و «طرح‌ریزی اطلاعات» (Information Planning) و ابزارهایی برای این کار پدید آمدند.

مدیریت افراد

جنبه دیگر مدیریت دانش، مدیریت افراد است. این جنبه ناظر بر مدیریت دانش ضمنی است. مدیریت افراد مستلزم مدیریت دانشی است که افراد با مجموعه پیچیده‌ای از مهارت‌ها و توانایی دارند و در فرآیند‌های سازمانی به کار می‌گیرند. برای اینکه بتوان افراد را مدیریت کرد، باید ارزش‌های فرهنگی و اجتماعی، رفتار، انگیزه‌ها و علاقه‌مندی‌های آن‌ها را در نظر داشت.این افراد بخشی از دانش سازمان را به صورت ضمنی دارا هستند. اگر در مدیریت آن‌ها موفق شویم، می‌توانیم دانش‌های جدیدی را که به تنهایی با مدیریت اطلاعات ممکن نبودند، خلق کنیم.

عوامل مهم موفقیت

چند عامل ضروری برای موفقیت وجود دارند:

• رهبری دانش: یک چشم‌انداز متقاعدکننده که فعالانه توسط مدیریت ارشد ترویج می‌شود.

• منافع مشخص کسب‌وکاری: دنبال کردن موفقیت و توسعه‌ی معیارهای جدید.

• فرآیندهای سیستماتیک: شامل نگاشت دانش و مدیریت منابع اطلاعاتی (IRM).

• یادگیری پیوسته: از طریق شبکه‌های آزمایشی و یادگیری.

• یک زیرساخت مؤثر برای اطلاعات و ارتباطات: ابزار گروهی و سایر فناوری‌های جمعی مثل یک شبکه‌ی اینترنت داخلی.

اگرچه این عوامل موفقیت در سال ۱۹۹۷ مشخص شده‌اند،‌ تحلیل‌ پیمایش‌ها و سایر تحقیقات از آن زمان تاکنون نشان می‌دهد که این فهرست هم‌چنان معتبر است و شاید عوامل کمی متفاوت دسته‌بندی شوند و نام دیگری برای‌شان انتخاب شود؛ مثلا شاید به منافع مشخص کسب‌وکاری، «سنجش منافع» گفته شود.

بیشتر بخوانید:

اهمیت برنامه ریزی در زندگی

خودکارآمدی چیست؟

خودناتوان سازی چیست؟