تعریف کایزن یا بهبود مستمر چیست؟

کایزن به عنوان یک ابزار قابل اتکا برای تولید ناب، کیفیت، بهره‌وری، امنیت و فرهنگ محیط کار را بهبود می‌بخشد. این اتفاق با اعمال تغییرات کوچک روزانه رخ می‌دهد که پیشرفت بزرگی را در طول زمان ایجاد خواهد کرد. این واژه در زمانی که ژاپن پس از جنگ جهانی دوم سعی در بازسازی کشور داشت بوجود آمد. چندین مشاور تجاری آمریکا با شرکت‌های ژاپنی همکاری کردند تا تولید را بهبود بخشند. در نتیجه، چندین تکنیک مدیریتی از جمله کایزن توسعه یافتند. در لغت، کایزن ترکیبی از دو واژه‌ی ژاپنی کای (بهبود) و زن (خوب) است به معنای بهبود خوب. اما در طول زمان، به عنوان «بهبود مستمر» تعریف شده است. برخلاف بسیاری از روش‌های تجاری، قدرت کایزن از حمایت و همکاری همه‌ی کارگران، از مدیر عامل گرفته تا فروشنده‌ها، برای ارائه پیشنهاداتی در جهت بهبود کسب و کار نشات می‌گیرد.

کایزن با کاهش ضایعت و حذف فرآیند‌های کاری بیش از حد دشوار کار می‌کند. این فلسفه به عنوان یک روش کسب و کار ناب، تنها در صورتی که همه‌ی کارکنان به دنبال بهبود بخش‌ها و ارائه پیشنهادات براساس تجربیات و مشاهدات خود باشند، موفق می‌شود.
از ابتدا باید برهمگان واضح باشد که پیشنهادات مورد استقبال قرار می‌گیرند و عواقب منفی برای مشارکت وجود نخواهد داشت و در عوض، به کارکنان در مقابل پیشنهاداتی که فضای کسب و کار را بهبود می‌بخشد پاداش داده می‌شود. کارگران در این صورت اعتماد به نفس و اشتیاق بیشتری در جهت بهبود سازمان پیدا می‌کنند. آن‌ها تبدیل به رهبرانی می‌شوند که به طور مداوم به دنبال روش‌هایی برای بهبود کسب و کار هستند.

مزایای به کارگیری کایزن

به کارگیری کایزن مزایای بسیاری دارد؛ ازجمله:

• افزایش تولید

• بهبود کیفیت

• کاهش هزینه

• ایمنی بهتر

• بهبود رضایت مشتری

• بهبود ارتباط و همکاری در سازمان

• بهبود روحیه و رضایت کارمندان

• افزایش سرمایه گذاری کارمندان و مدیران در کسب و کار

درحالی‌که خاستگاه کایزن، در صنایع تولیدی بوده است، اما امروزه سایر صنایع و کسب و کار‌ها نیز از آن بهره می‌جویند:

• اقتصاد

• IT

• نرم افزار

• بهداشت و درمان

اصول بیست گانه مدیریت در کایزن

1. نگویید چرا این کار انجام نمی شود. فکر کنید چگونه می توانید آن را انجام دهید.

2. در مورد مشکل به وجود آمده نگرانی به خود راه ندهید. همین الان برای رفع آن اقدام نمایید.

3. از وضعیت موجود راضی نباشید. باور داشته باشید که همیشه راه بهتری هم وجود دارد.

4. اگر مرتکب اشتباه شدید، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآیید.

5. برای تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نگردید. اگر60%از تحقق هدف اطمینان دارید دست بکار شوید.

6. برای پی بردن به ریشه مشکلات 5 بار بپرسید چرا؟

7. سعی نکنید از دفتر کار خود مشکلات محیط را حل کنید. بلکه به محل واقعی آن مراجعه کنید

8. همیشه برای حل مشکل از داده و اطلاعات کمی و به روز استفاده کنید.

9. برای حل مشکل بلافاصله به دنبال هزینه کردن نباشید. بلکه از خرد خود استفاده کنید. اگر عقلتان به جایی نمی رسد، آن را در همکارانتان بجویید و از خرد جمعی استفاده کنید.

10. هیچ وقت جزئیات و نکات ریز مسئله را فراموش نکنید. ریشه بسیاری از مشکلات در نکات ریز است.

11. حمایت مدیریت ارشد منحصر به قول و کلام نیست. مدیریت باید حضور ملموس داشته باشد.

12. برای حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاری اختیار به زیردستان ابا نکنید.

13. هیچ وقت به دنبال مقصر نگردید. هیچ گاه عجولانه قضاوت نکنید.

14. مدیریت دیداری و انتقال اطلاعات بهترین ابزار برای حل مسئله به صورت گروهی است.

15. ارتباط یک طرفه دستوری از بالا به پایین مشکلات سازمان را پیچیده تر میکند. مدیریت ارشد باید با لایه های پایین تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.

16. انسانها توانایی های فراوانی دارند. از الگوهای چند مهارتی و غنی سازی شغلی برای شکوفا شدن آنها استفاده کنید.

17. تنها فعالیت هایی را انجام دهید که برای سازمان شما ارزش افزوده ایجاد می کنند.

18. فراموش نکنید که 5 اس، پایه و بنیان ایجاد محصولی با کیفیت است.

19. بر اساس الگوهای کار گروهی، مسائل محیط کارتان را حل کنید.

20. حذف مودا ( اتلاف) فرآیندی پایان ناپذیر است. هیچ وقت از این کار خسته نشوید.

مراحل اجرای کایزن

1. منطقه هدف را انتخاب کنید.

2. تیم کایزن را ساماندهی کنید.

3. بررسی و جمع آوری اطلاعات در منطقه هدف انجام شود.

4. اهداف بهبود یافته و مطلوب را مشخص کنید.

5. کارکنان محل واقعی انجام کار را توجیه کنید.

6. 5S را انجام دهید.

7. اتلاف ها را شناسایی و فهرست آن را تهیه کنید. (مودا)

8. تجزیه و تحلیلهای لازم در محل واقعی انجام کار انجام دهید.

9. اتلافهایی که راه حل های قوی دارند انتخاب کنید.

10. حرکت ها و تغییرات فیزیکی راا نجام دهید.

11. استاندارد سازی و آموزش کارکنان را برای موضوع بهبود یافته انجام دهید.

12. داستان توفیق تیم کایزن را ارائه کنید.

13. پروژه جدید برای آغازی دیگر را انتخاب کنبد.

14. اندازه گیری ها و ارزیابی از نتایج راه حل های اجرا شده را انجام دهید.

بیشتر بخوانید:

ساختار ماتریسی چیست؟

کار آفرینی سازمانی چیست ؟

موسس شرکت D.K.N.Y کیست؟ (قسمت دوم)