حقوق خبر
مریلین آستین تارلتون

25 نکته طلایی برای کسب و کار موفق وکلا (قسمت 9)

اگر در شرکت شما فقط یک منشی وجود دارد که مجبور است همزمان برای دو یا چند وکیل کار کند قطعاً مشغله بسیار زیادی دارد. منشی شرکت شما باید توانایی کافی در مدیریت کردن کارها را داشته باشد تا در انجام کارها تداخل ایجاد نشود. آیا تا به حال در مورد فلسفه ژاپنی کایزن چیزی شنیده اید؟ فقط با چند روش ساده که در ادامه به آنها می پردازیم می توانید به جای فشار وارد کردن بیش از اندازه به منشی شرکت و تحمل اضطراب ناشی از احتمال اشتباه در کارها، تنها چند مهارت ساده را برای منشی شرکت ایجاد کرده و فرآیندهای شرکت را ساده تر کنید

پایگاه خبری حقوق نیوز

25 نکته طلایی برای کسب و کار موفق وکلا

نکته 7

به همان اندازه که خوب حرف می زنید، سعی کنید خوب هم عمل کنید

  • چند وظیفه که منشی تان بهتر از شما نی تواند انجام دهد.

اگر در شرکت شما فقط یک منشی وجود دارد که مجبور است همزمان برای دو یا چند وکیل کار کند قطعاً مشغله بسیار زیادی دارد. منشی شرکت شما باید توانایی کافی در مدیریت کردن کارها را داشته باشد تا در انجام کارها تداخل ایجاد نشود. آیا تا به حال در مورد فلسفه ژاپنی کایزن چیزی شنیده اید؟ فقط با چند روش ساده که در ادامه به آنها می پردازیم می توانید به جای فشار وارد کردن بیش از اندازه به منشی شرکت و تحمل اضطراب ناشی از احتمال اشتباه در کارها، تنها چند مهارت ساده را برای منشی شرکت ایجاد کرده و فرآیندهای شرکت را ساده تر کنید:

1-از ایمیل استفاده کنید: فرض کنید منشی شرکت با چند وکیل و چندین همکار در ارتباط است و روزانه حجم زیادی اطلاعات را از آن ها دریافت می کند و همچنین باید هر روز حجم بالایی از اطلاعات را برای آن ها ارسال نماید.

تماس های تلفنی و قرار های ملاقات را به آن ها یادآوری کند و دستورات آن ها را اجرا کند. قطعاً مدیریت کردن چنین حجم کاری بالایی بسیار دشوار است. اما نرم افزار اوت لوک (outlook) گزینه خوبی است که می تواند به مدیریت حجم بالای اطلاعات و وظایف کمک کند. بدین ترتیب کلیه دستورات اعضای شرکت از طریق ایمیل به منشی شرکت فرستاده می شود و او می تواند در هر لحظه از روز به ایمیل های خود مراجعه کرده و وظایف خود را مرور کند و برای انجام تک تک آن ها برنامه ریزی کند. از طرفی در این نرم افزار امکان ذخیره اطلاعاتی از قبیل قرار های ملاقات حضوری و تلفنی و غیره وجود دارد. این نرم افزار قابلیت آن را دارد که قرارها و جلسات را به صورت هشدار به شما یادآوری کند. از طرفی منشی شرکت می تواند در این نرم افزار برای هریک از اعضای شرکت یک پوشه بشازد و در مواقع لزوم برای بررسی وظایف خود در رابطه با هریک از اعضای شرکت به پوشه انها مراجعه کند.

2-طبقه بندی جلسات، قرار ملاقات ها و وظایف: نرم افزار اوت لوک این امکان را فراهم می کند تا کلیه قرار ملاقات ها و جلسات و دیگر وظایف را طبقه بندی کنید. منشی شرکت می تواند برای هریک از جلسات و یا قرار ملاقات های خاص و یا اعضای شرکت یک پوشه بسازد و بدین ترتیب هر ایمیلی که به پوشه خاصی مربوط باشد به طور اتوماتیک وارد پوشه موردنظر می شود. با این روش کلیه وظایف منشی شرکت طبقه بندی می شود و احتمال فراموش کردن یک دستور یا یک جلسه یا قرار ملاقات تلفنی کاهش پیدا می کند.

3- بسیاری از کارها در شرکت های حقوقی امروزی به صورت دستی انجام می شوند. انجام دادن حجم کاری بالا به صورت دستی احتمال خطا را بیشتر کرده و ممکن است یک خطای کوچک شرکت را با ضرر و زیان های غیرقابل جبرانی مواجه سازد. منشی شرکت باید بتواند از قابلیت های مختلف نرم افزارها استفاده کند و اغلب کارها را به صورت اتوماتیک انجام دهد. به عنوان مثال در نرم افزار مایکروسافت ورد قابلیتی وجود دارد که می توان با استفاده از آن کلیه جداول ایجاد شده را به صورت اتوماتیک به روزرسانی کرد. می توان با فعال کردن بخش رفرنس در این نرم افزار به کاربران مجاز اجازه داد تا تنها با فشار دادن دکمه اف 9 به راحتی محتویات جداول را به روزرسانی کنند. مهارت های کامپیوتری منشی شرکت می تواند بهترین راه حل برای پیشگیری از تداخل وظایف و تکرار اشتباهات کاری شود.

  • کارآموزی

شما وارد دنیای وکالت نشده اید که دنیا را نجات بدهید. در واقع این وظیفه شما نیست که تمام ظلم و جورهای موجود دنیا را از بین ببرید. بلکه شما به عنوان وکیل وظیفه دارید هر کاری که از دستتان بر می اید برای نجات موکل خود بکنید؛ البته در چهارچوب قانون! اما یک راه جالب در این کار وجود دارد و آن دوره کارآموزی است. شاید ندانید که گذراندن دوره های کارآموزی تا چه اندازه می تواند برای شما مفید باشد. در ادامه به چند دلیل اشاره می کنیم که نشان می دهد تا چه اندازه این کار برای شما می تواند مهم و حیاتی باشد:

1-دوره کارآموزی به شما در کسب تجربیات جدید کمک می کند: قطعاً هیچکس دوست ندارد برای دیگران مجانی کار کند. اما کار کردن در کنار یک وکیل مجرب و حرفه ای به عنوان کارآموزاین امکان را برای شما فراهم می کند تا در تجربیات خاص این افراد شریک شوید و اطلاعات جدید کسب کنید. یادتان باشد تجربه مهمترین سرمایه یک وکیل است و گذراندن یک یا چند دوره کارآموزی قطعاً تجربیات فراوانی را در اختیار شما قرار خواهد داد.

2- آموزش حین انجام کار: حین انجام کار ممکن است شما با پرونده های خاصی روبرو شوید که برای حل مسائل حقوقی آن ها نیاز به کسب مهارت های جدید داشته باشید. بنابراین کار کردن با یک وکیل مجرب این امکان را فراهم می کند که با موردهای خاص و جدید مواجه شده و مهارت های خود را افزایش دهید.

3-گسترش روابط و توسعه شغلی: یکی از مهمترین مزایای گذراندن دوره های کارآموزی آشنایی با وکلای حرفه ای و کارآزموده و گسترش دامنه روابط است. وقتی شما به صورت داوطلبانه و به عنوان کارآموز یا دستیار با یک وکیل مجرب همکاری می کنید، قطعاً با افراد زیادی از جمله وکلای مجرب و افراد مشهور آشنا می شوید. از طرفی روش حل برخی مسائل در دادگاه ها و نحوه برخورد با قاضی و کارکنان دادگاه و غیره را یاد می گیرید. این امر می تواند تاثیر بسزایی در عملکرد آینده شما داشته باشد. از طرفی مشتریان وکلای مجرب نیز با شما آشنا می شوند و همین امر کم کم به شهرت و خوش نامی شما می انجامد. در نهایت این مشتریان هستند که شما را به دیگران معرفی کرده و به رونق کسب و کار شخصی شما کمک می کنند.

4- دوره ای برای سرگرمی: کار کردن به عنوان دستیار یا کارآموز با یک وکیل مجرب و مشهور حتی اگر به جذب مشتریان جدید و یا کسب درآمد در کوتاه مدت منجر نشود اما می تواند برای شما یک تجربه افتخارآمیز محسوب شود. شما در آینده قطعاً از همکاری با یک وکیل مشهور به خودتان می بالید و از تجربیات این دوره کوتاه در انجام کارهای آینده خود استفاده خواهید کرد. پس سعی کنید به این دوره مانند یک سرگرمی نگاه کنید. مطمئناً در آینده ای نه چندان دور تاثیرات مثبت آن را در کارتان خواهید دید.

  • عاقلانه رفتار کنید

برای اینکه یک وکیل خوب و مفید باشید راه های زیادی وجود دارد. مردم دوست ندارند که اسرار زندگی خود را با کسی در میان بگذارند و یا به نصیحت های دیگران گوش دهند. اما شما با دیگران فرق دارید. شما یک وکیل هستید؛ کسی که مردم به آن ها اعتماد می کنند، اسرار مهم زندگی خود را با آن ها در میان می گذارند و در هنگام مواجهه با مشکلات زندگی از آن ها کمک می خواهند. رفتار عاقلانه یکی از مهمترین عناصری است که شما را به عنوان یک وکیل معتمد و توانمند در ذهن مردم ماندگار می کند. در ادامه نکاتی مطرح می شوند که به شما در این راه کمک می کنند:

1-مردم برای یافتن یک راه حل برای مشکلاتشان نزد شما می آیند: در خیلی از موارد که مردم به خاطر آن ها به وکلا مراجعه می کنند یک راه حل قانونی وجود دارد. اما در خیلی از موارد نیز مردم مشکل حقوقی ندارند بلکه تنها با یک راه حل ساده و منطقی می توانند مشکل خود را حل کنند و نیازی به پیگیری روند قانونی برای حل مشکلشان وجود ندارد. شما به عنوان یک وکیل باید مورد اعتماد مردم باشید و در صورتی که مشکل آن ها نیاز به راه حل های قانونی ندارد در آرامش کامل یک راه حل عاقلانه به آن ها پیشنهاد بدهید و در حل مشکلاتشان به آن ها کمک کنید.

2- اگر خوب کار کنید و هزینه قابل قبولی نیز دریافت کنید مشتری دوباره به سراغ شما می آید: اگر برای حل مشکل مشتری کاری از دستتان بر می آید تمام تلاش و سعی خود را بکنید. در این صورت مشتری حتماً در آینده نیز سراغ شما خواهد آمد یا حداقل شما را به دوستان خود معرفی خواهد کرد. اگر هم در رابطه با مشکل مشتری، کاری از دستتان بر نمی آید بی پرده این مسئله را با وی در میان بگذارید. هرگز به خاطر کاری که نمی توانید انجام بدهید از مشتری پول نگیرید. به خاطر داشته باشید که نتیجه اعمال ما در همین دنیا به ما باز خواهد گشت. پس هرگز به خاطر جهل و نداشتن اطلاعات کافی، وقت و پول مشتریان را هدر ندهید و با آن ها صادق باشید.

3- مردم یک وکیل استخدام می کنند نه یک شرکت حقوقی: تبلیغات خوش آب و رنگ و هزینه بر، وب سایت حرفه ای، کارکنان منظم و تحصیل کرده، دفتر کاری شیک و پر زرق و برق و غیره همه و همه باعث نمی شوند که مشتری کیفیت پایین کار، تعهد کاری ضعیف شما و عمل نکردن به وعده ها را نادیده بگیرد. وکالت یک شغل کاملاً تخصصی است و احتیاج به مراقبت، به روزرسانی و تلاش مداوم دارد. سعی کنید برای هر پرونده ای که قبول می کنید بهترین وکیل باشید و تمام تلاش خود را بکنید و پرونده هایی که از عهده شما بر نمی آید را هرگز قبول نکنید.

4- شنونده خوبی باشید: گاهی مردم به سراغ شما می آیند چون نیاز دارند که کسی به حرف های آن ها گوش بدهد. پس از صحبت کردن سریع و زیاد خودداری کنید. سعی کنید شمرده و آرام صحبت کنید و در میان صحبت هایتان کمی سکوت کنید و به طرف مقابل اجازه صحبت بدهید. قطعاً مشتری وقتی احساس کند که شما شنونده خوبی هستید مواردی را مطرح خواهد که به شما در تکمیل پرونده کمک می کند.

بیشتر بخوانید:

25 نکته طلایی برای کسب و کار موفق وکلا (قسمتهای دیگر)

 

منبع: 25 نکته طلایی برای کسب و کار موفق وکلا - مریلین آستین تارلتون

پایگاه خبری حقوق نیوز - مقالات حقوقی

 

 



+ 0
مخالفم - 0
نظرات : 0
منتشر نشده : 0

شما هم می توانید دیدگاه خود را ثبت کنید



کد امنیتی کد جدید

سرخط خبرها: