حقوق خبر
مدیریت زمان (Time Management)

مدیریت زمان؛ چرا و چگونه؟ (قسمت 1)

زمانِ محدود و پیشرفت آهسته در کار، می تواند طاقت فرسا باشد. گاهی نمی توانید همه ی کارها را انجام دهید و از مهلت زمانی تعیین شده برای کارتان فراتر می روید یا پروژه ای را در نیمه ی راه رها می کنید. چاره ی دیگری ندارید؛ این طور نیست؟

حقوق نیوز/ کسب و کار / مدیریت و بازاریابی

مدیریت زمان؛ چرا و چگونه؟

مدیریت زمان

چرا باید زمان خود را مدیریت کنید؟

چرا به نظر می رسد هیچگاه زمان کافی برای انجام کارهایم ندارم؟

آیا این سؤال را زیاد از خود می پرسید؟

اگر پاسخ مثبت است، به احتمال زیاد مشغله ی بسیاری دارید: کارهای روزمره و پروژه های بزرگی که رئیس تان بر عهده ی شما گذاشته است؛ همچنین مهارت های جدیدی که می خواهید بیاموزید، و اهداف بزرگتری که می خواهید به آنها دست یابید.

در واقع مجموعه ی گسترده ای از وظایف، مسئولیت ها، پروژه ها و مهلت های زمانی را به صورت همزمان مدیریت می کنید. در حجم بالای کار غرق شده اید و نمی دانید که می توان تمامی آنها را با موفقیت به انجام رساند یا خیر. کارها بسیار زیاد و زمان بسیار کم است. اما در نهایت در یک هفته ی کاری به همین میزان، زمان وجود دارد.

زمانِ محدود و پیشرفت آهسته در کار، می تواند طاقت فرسا باشد. گاهی نمی توانید همه ی کارها را انجام دهید و از مهلت زمانی تعیین شده برای کارتان فراتر می روید یا پروژه ای را در نیمه ی راه رها می کنید. چاره ی دیگری ندارید؛ این طور نیست؟

خیر؛ چه تازه، وارد دنیای کار شده و چه فردی با تجربه باشید که با مسأله ای قدیمی در زمینه مدیریت زمان روبه رو است، می توانید اولویت بندی کنید، برنامه ریزی داشته باشید، کارآمدتر شوید، و زمان بندی های خود را با اهداف تان تطبیق دهید. لازم نیست استعداد خارق العاده ای در دیانای شما وجود داشته باشد، زیرا مدیریت زمان مهارتی است که می توانید آن را بیاموزید و پیوسته از طریق تمرین بهبود بخشید. تنها باید قاعده مند عمل کنید.

رویکردی کلی برای مدیریت زمان وجود ندارد؛ چرا که همه ی ما زمان بندی ها، مسئولیت ها، و شخصیت های متفاوتی داریم. اما در این زمینه، برخی اقدامات بهترین ها هستند.

این نوشتار شما را با روش هایی اساسی و آزموده شده برای بازگشتن به زمان بندی تان، پیش خواهد برد (و این کار به سرعت انجام خواهد شد، در نتیجه هیچ زمانی را هدر نخواهید داد).

در این نوشتار می آموزید:

  1. ارزیابی کنید که در حال حاضر زمان خود را چگونه می گذرانید، و اتلاف وقت های پنهان در روزتان را کشف کنیداهداف خود را تبیین کنید تا بتوانید مطمئن شوید در مسیر دستیابی به آنها کار می کنید.

 

  1. زمان خود را از نو تقسیم بندی کرده تا بتوانید کار و اهدافی را که برای شما و سازمان تان اهمیت دارند اولویت بندی کنید.

 

  1. بر موانع رایجی که شما را از کاری که باید انجام دهید باز می دارند غلبه کنید.

 

  1. وقتی مدیریت زمان را به خوبی بیاموزید، در می یابید ارزش یادگیری را داشته است. به این ترتیب زمان و انرژی لازم برای متمرکز شدن بر مهارت ها، وظایف، و پروژه هایی که بیشترین اهمیت را برای شما، رئیس، و یا سازمان تان دارند خواهید داشت.

پس بیایید شروع کنیم.

مدیریت زمان؛ چرا و چگونه؟ (قسمت 1)

راهکارهای مدیریت زمان

خود را ارزیابی کنید

اولین گام به سوی مدیریت مؤثر زمان، خودآگاهی است.

احتمالاً شما برداشتی کلی از اینکه در روز چه نوع کارهایی انجام می دهید و چه مدت زمانی صرف هر یک می کنید دارید. اما برداشت شما همواره مطابق با واقعیت نیست و ممکن است بیشتر از حد واقعی و یا کمتر از آن باشد، و هر نقطه ی کوری که در برداشت ها داشته باشید باعث ایجاد مشکل می شود. این محاسبات اشتباه می توانند در کنار یکدیگر تصویر ناقصی از اینکه زمان تان چگونه صرف می شود به شما بدهند.

به همین علت، ضروری است که زمان خود را پیگیری کنید. به مدت ۱ یا ۲ هفته، کارهایی که انجام می دهید و مدت زمانی را که صرف هر یک می کنید یادداشت کنید. این فصل به شما نشان می دهد، چگونه می توانید برنامه ی پیگیری و دفترچه ی ثبت رویدادی تهیه کنید که برای شما نتیجه بخش باشد.
اگرچه ممکن است پیگیری زمان، کار پرزحمتی به نظر برسد، اما می توان حداقل دقایق را صرف آن نمود، و این بهترین راه برای داشتن گزارشی واضح و مفصل از اینکه زمان خود را چگونه صرف و تلف کرده اید است. هرچه بیشتر متوجه عادات تان باشید داده های بهتری خواهید داشت که به شما کمک می کند برنامه های بهتری برای مدیریت زمان تهیه کرده و تصمیم گیری های بهتری برای پیشرفت انجام دهید.

اهداف کوتاه مدت خود را بیان کنید

پیش از پیگیری فعالیتهایتان، دلیل انجام این تمرین را مشخص کنید. با مدیریت بهتر زمان می خواهید به چه اهدافی دست یابید؟ ممکن است این پرسش ساده تر از آن باشد که بخواهید زمانی صرف آن کنید (هر چه باشد شما وقت ندارید!)، اما پرسش مهمی است، زیرا پاسخ شما تلاش هایتان را آگاهانه کرده و به عنوان معیار شما برای موفقیت عمل خواهد کرد. اگر بدانید می خواهید به کجا برسید، تعیین اینکه چگونه باید به آنجا برسید بسیار ساده تر خواهد بود.

هدف شما می تواند شخصی و یا شغلی باشد. ممکن است پروژه ی جدیدی داشته باشید و بخواهید زمانی را برای آن کنار بگذارید، مهارتی وجود داشته باشد که بخواهید به دست آورید، و یا معیار عملکردی باشد که رئیس تان بخواهد به آن دست یابید. یا شاید بخواهید به از دست دادن مهلت های زمانی که همکاران (یا مدیرتان) تعیین کرده اند پایان دهید، یا فشار شب بیداری و کار را در زمانی که باید در منزل و در کنار خانواده ی خود باشید حس نکنید. هدف می تواند ترکیبی از اینها باشد. تنها باید اطمینان حاصل کنید، هدف شما به صورتی که آن را تعریف می کنید با اهدافی که مدیر برای شما تعیین کرده است مطابقت داشته باشد.

مسئولیت های خود را تقسیم بندی کنید

مسلم است که شما تمایل دارید فرایند زمان را تا حد امکان ساده، بی دردسر، و قابل کنترل کنید.

برای انجام این کار، باید وظایف شغلی خود را به دسته های کلی تقسیم کنید (برای مثال رشد فردی، مدیریت کارمندان، مسئولیت های اصلی، کارهای اداری) و سپس مدت زمانی را که برای کارهای هر دسته صرف می کنید پیگیری کنید. این کار، ساده تر و کارآمدتر از ثبت تک تک کارهایی است که زمانی را صرف آنها می کنید.

همچنین بسته به نوع مشکلاتی که با آنها مواجهید می توانید وظایف خود را بر اساس مسائل دیگری تقسیم بندی کنید. به عنوان مثال اگر در محیطی کار می کنید که به مهلت زمانی تعیین شده برای کارها حساس است، می توانید کارهای خود را به وظایف کوتاه مدت، بلندمدت، و فوری تقسیم کنید. و یا می توانید تقسیم بندی کارهای خود را بر اساس میزان اولویت انجام دهید: اولویت بالا، متوسط، و پایین. به خاطر اهداف این کتاب فرض می کنیم که شما از روش دسته های کلی استفاده می کنید، اما هر یک از این ها نتیجه بخش است.

اگرچه پیگیری فعالیت هایتان، در سطحی دقیق تر به مدت ۱ یا ۲ هفته نیازمند کار بیشتری است، اما می تواند مفید فایده باشد. در این روش، زمان بیشتری به پیگیری فعالیت ها اختصاص می دهید، اما در عوض، ساعات ناکارآمد بیشتری به دست می آورید که در نتیجه ی این بررسی دقیق کشف می شوند. از سوی دیگر، اگر دست های وجود دارد که برای شما حساسیت بیشتری ایجاد می کند (برای مثال به نظرتان برسد که زمان بیش از حدی صرف کارهای اداری می کنید) ممکن است مایل باشید تنها پیگیر این دسته شوید.

در اینجا برخی دسته های معمول را که می توانید پیگیری کنید معرفی می کنیم.

مسئولیت های اصلی. اینها کارهای هر روزه ای است که مهم ترین بخش شغل شما را تشکیل می دهند. به عنوان مثال، مسئولیت های اصلی یک ویراستار عبارت اند از ویرایش نسخه های دست نویس و مکاتبه با نویسندگان. اگر در یک میهمانی باشید و شخصی از شما بپرسد ملزومات روزانه ی کارتان چیست چه می گویید؟ انواع فعالیت هایی که توصیف می کنید به احتمال زیاد مسئولیت های اصلی شما هستند.

 

  1. رشد فردی. این دسته شامل فعالیت ها و پروژه هایی است که به نظرتان ارزشمند و معنادار بوده و باعث شکوفایی شما می شوند، اما ممکن است از مسئولیت های هر روزه ی شما نباشند. به عنوان مثال پروژه ی بزرگی که پذیرفته اید یا مهارتی که می خواهید بیاموزید. در یک دنیای بی نقص، اکثر افراد تصمیم می گیرند که زمان، تمرکز، و انرژی بیشتری صرف این گونه فعالیت ها کند، چرا که بیشترین تأثیر را در زندگی شغلی و رشد فردی آنها دارد. اگر حس می کنید در یک مسیر کاری تکراری قرار گرفته اید و به سرعتی که می خواهید پیش نمی روید این بهترین دسته ای است که می توانید پیگیری کنید. و نیز اگر می خواهید زمانی ایجاد کنید که بتوانید به یادگیری مهارت جدیدی بپردازید، همین دسته را پیگیری کنید.

 

  1. مدیریت افراد. آیا در سازمان، زیردستان مسقیمی دارید؟ آیا کاری را به صورت مشترک با همکاران تان انجام می دهید؟ آیا تیمی را رهبری می کنید؟ اگر چنین است مدت زمانی را که صرف مدیریت افراد (آن تیم، همکاران، و حتی افراد مافوق تان) می کنید باید در اینجا ثبت و پیگیری کنید. اگر حس می کنید مسائل مربوط به افراد مختلف بخش بزرگی از زمان شما را به خود اختصاص می دهد می توانید این دسته را به زیر مجموعه های کوچک تری مانند اینها تقسیم کنید: مدیریت بالادستی (رئیس و دیگر افراد مافوق)، مدیریت هم سطح (همتایان)، و مدیریت زیردستان مستقیم.

 

  1. کارهای اداری. این ها کارهایی ضروری هستند که هر روز انجام می دهید: ایمیل ها، جداول زمان بندی، گزارش های مخارج، تأييد فاکتورهای فروش، و غیره.

 

  1. بحران ها و مشکلات. وقفه ها، مسائل فوری، جلسات برنامه ریزی نشده. مسائل دقیقه ی نودی که باید به سرعت حل و فصل شوند می توانند حتی بهترین برنامه های مدیریت زمان را نیز دچار اختلال کنند. به همین علت است که پیگیری آنها بسیار ضروری است. اگرچه هرگز نمی توانید پیش بینی کنید که اینها چه زمانی رخ خواهند داد، اما اگر بتوانید الگوهایی را که در آنها وجود دارد تشخیص دهید (برای مثال اینکه در هفته به طور متوسط ۵ ساعت صرف حل مشکلات ناگهانی می کنید) می توانید طبق آنها برنامه ریزی کنید.

 

  1. زمان آزاد. ممکن است این قسمت از بخش های رسمی کارهای روزانه ی شما نباشد، اما همه به وقفه هایی برای استراحت نیاز دارند؛ به عنوان مثال برای ناهار، پیاده روی، توقف برای صرف قهوه در هنگام رانندگی، صحبت با یکی از همکاران، ایمیل های شخصی، و اینترنت. این ها در دوزهای پایین می توانند آشفتگی ذهن شما را کاهش داده و حتی همکاری و بهره وری را افزایش دهند. اما اگر مراقب نباشید، این زمان های کوتاه می توانند در کنار هم مدت زمان زیادی را تشکیل دهند.

وقتی مسئولیت های خود را تقسیم بندی می کنید، به دقت فکر کنید که یک روز معمول کاری شما چگونه است. ممکن است برخی از دسته های ذکر شده را با برخی دیگر (که تناسب بیشتری با نقش تان دارند) تکمیل یا جایگزین کنید.

زمان خود را پیگیری کنید

وقتی دسته ها را مشخص کردید، می توانید ابزار پیگیری زمان خود را طراحی کنید. اگر از شخصیت های وابسته به قلم و کاغذ هستید، ابزاری که در ذیل توصیف شده است احتمالاً برایتان نتیجه بخش خواهد بود. و اگر بیشتر به روش های دیجیتال گرایش دارید، مجموعه ای از برنامه ها و نرم افزارها در حیطه ی پیگیری زمان وجود دارد که بخش اعظم کار و ریاضیات را برای شما انجام می دهند و به این ترتیب فرایند ساده تر خواهد شد. به هر صورت اصول یکسانی بر این فرایند حکم فرما است و درک آنها اهمیت دارد.

چه تصمیم بگیرید ۱ دسته را پیگیری کنید و چه ۱۵ دسته را، نکته ی مهم این است، تا آنجا که امکان دارد هشیار باشید. هر ساعت را ثبت و پیگیری کنید. وقتی این کار را آغاز کنید به درست ترین و دقیق ترین داده های ممکن نیاز خواهید داشت. واقعیت این است که این کار می تواند مشکل باشد: هیچ کس دوست ندارد زمانی از برنامه ی شلوغ روزانه را صرف یادآوری مشغله های زیاد خود کند. اما هر چه تلاش بیشتری صرف پیگیری زمان کنید، اعتماد بیشتری به نتایج به دست آمده خواهید داشت و احتمال اینکه راه حلی برای مشکل خود پیدا کنید بیشتر خواهد بود.

در اینجا به شما نشان می دهیم چگونه ابزار پیگیری زمان خود را بسازید:

  1. در ابتدای هفته ی کاری، یک نمودار زمانی مانند آنچه در جدول ۱ نشان داده شده رسم کنید. ردیفی را به هر روز هفته و ستونی را به هر دسته ی کلی اختصاص دهید.

 

  1. به محض اینکه کاری را به اتمام می رسانید یادداشت کنید که انجام آن چقدر زمان برده است. به عنوان مثال اگر در روز سه شنبه 1 ساعت صرف پاسخ دهی به ایمیل هایتان کرده اید آن را در ستون «کارهای اداری» ثبت کنید و به همین صورت پیش بروید.

 

  1. در پایان هر روز، حدوداً ۵ دقیقه به ثبت مدت زمانی که صرف هر فعالیت کرده اید اختصاص دهید. در پایان هفته نیز همین کار را انجام دهید.

 

  1. سپس درصدی از هفته ی کاری را که صرف هر فعالیت کرده اید محاسبه کنید.

نتایج بدست آمده را بررسی کنید

همچنان که پیش می روید به الگوها و عادات دقت کنید. تشخیص آنها نکته ی اصلی این تمرین است. به احتمال زیاد نتایجی که به دست می آید با اهدافی که در ابتدا تعیین کرده بودید همخوانی ندارد.

شاید دریابید نسبت به آنچه که فکر می کردید زمان بیشتری صرف کارهای اداری می کنید، وقت خود را بیش از حد صرف معاشرت با همکاران تان می کنید، یا نسبت به آنچه که می خواهید زمان بسیار کمتری به طراحی یک راهبرد جدید برای کسب و کارتان اختصاص می دهید. و شاید تصور می کردید زمان چندانی صرف یکی از دسته ها نمی کنید اما حقیقت برخلاف تصورتان باشد.

اما عکس این موضوع نیز می تواند رخ دهد: از اینکه زمان زیادی صرف ۱ دسته کرده اید ناراحت هستید، اما با بررسی آن متوجه می شوید، این زمان نسبت به دسته های دیگر چندان هم زیاد نیست. همچنین ممکن است دریابید، نسبت به آنچه انتظار داشتید زمان بیشتری صرف فعالیت های غیر کاری می کنید.

به همین شکل ممکن است الگوها و عادات جزئی دیگری نیز کشف کنید. برای مثال شاید عادت داشته باشید پس از هر جلسه به مدت ۳۰ دقیقه استراحت کنید، با اینکه اغلب در مکالمات طولانی مدت با یک همکار پرحرف گیر می کنید، و یا بازدهی شما هر روز نزدیک به ساعت ۳ بعداز ظهر رو به کاهش می گذارد.
تشخیص الگوهای بزرگ و کوچک، مبنای انواع تغییراتی می شود که در نحوه ی گذراندن زمان تان ایجاد خواهید کرد.

اگر انعطاف پذیر باشید، می توانید با استفاده از این داده ها تصمیمات خلاقانه تر و آگاهانه تری درباره ی گذران زمان خود بگیرید. و حتی اگر نسبت به زمان بندی کنترل محدود و یا صفر دارید این داده ها می توانند به شما کمک کنند گفت و گویی جدی با مدیرتان ترتیب دهید. اعداد سودمند هستند.

اگر بتوانید به مدیرتان نشان دهید ۱۰ ساعت در هفته صرف کاری می کنید که از اولویت های راهبردی نیست، ممکن است بتواند به شما در ایجاد تغییراتی در مسئولیت هایتان کمک کند.

درک این مسائل بدان معنا است که می دانید اولویت هایتان را در چه جهتی تغییر دهید و در چه قسمت هایی بهبود ایجاد کنید. اکنون به برنامه ای نیاز دارید که این مسأله را عملی کند.

برنامه ای طراحی کنید

در این مرحله (یعنی مرحله ی برنامه ریزی) آنچه را که از پیگیری زمان آموخته اید به کار می گیرید و برنامه ای را که برای صرف زمان تان به شکلی عاقلانه تر در آینده نیاز دارید طراحی می کنید.

زمان خود را بازیابی کنید

اکنون به خوبی می دانید چه نوع کارهایی بیشترین و کمترین زمان را به خود اختصاص می دهند، و درکی کلی از تفاوت ها و شباهت های این حقایق با اهدافی که تعیین کرده اید به دست آورده اید. گام بعدی یافتن زمان بیشتر برای اختصاص دادن به فعالیتی است که بالاترین اولویت را برای شما دارد.

فرض کنید هدف شما بهبود توانایی تان در مدیریت افراد است، اما اندازه گیری هایی که هنگام پیگیری زمان تان انجام داده اید نشان می دهند در هفته تنها 1 ساعت صرف کارهای مرتبط با مدیریت افراد کرده اید (که به هیچ وجه کافی نیست). برای دستیابی به هدف تان باید زمان، انرژی، و منابع بیشتری به آن اختصاص دهید. اما تا چه حد؟ ۳ ساعت؟ 5 ساعت؟

در ابتدا، فکر کنید برای رسیدن به هدف تان چه کارهایی باید انجام دهید. احتمالاً مایل خواهید بود به میزان بیشتری با ۸ زیردست مستقیم خود در تعامل باشید. یک روش برای انجام این کار، ترتیب دادن جلسات هفتگی نیم ساعته با هر یک از آنهاست که در مجموع به 4 ساعت می رسد. همچنین ممکن است بخواهید به صورت جدی تر به برنامه ریزی آموزشی برای آنها فکر کنید (که احتمالاً باز هم به نیم ساعت زمان در هفته برای هر یک نیاز خواهید داشت).

سپس، فکر کنید این 5/3 ساعت زمان اضافی را چگونه باید به دست آورید. احتمالاً وقت آزاد چندانی در اختیار ندارید، بنابراین باید زمان کمتری صرف انجام موارد دیگر کنید. تشخیص اینکه زمان چه کاری را باید کاهش دهید می تواند مشکل باشد، چرا که می خواهید تعدیل های درستی انجام دهید. اگر چه هدف کلی شما صرف زمانی بیشتر برای مهم ترین فعالیت هایتان است، اما ممکن است تعداد زیادی کارهای کم ارزش که بتوان آن ها را کنار گذاشت نداشته باشید.

مسلماً می توانید با کنار گذاشتن برخی عادات، ناکارآمدی ها، و اتلاف وقت هایی که با پیگیری زمان تان پیدا کرده اید قدری وقت آزاد به دست آورید؛ مواردی مانند ۳۰ دقیقه ای که پس از جلسات صرف استراحت می کنید. اما برخی تصمیمات می توانند مشکل تر و مستلزم آن باشند که اگر زمان کافی پیدا نکنید، اهدافتان را فراموش یا بازبینی کنید.

به احتمال زیاد برای دریافتن این مسائل به قدری تلاش نیاز دارید. اما بهترین حد ممکن را بزنید. اگر نگاه دقیق تری به دیگر دسته های مربوط به شغل تان که در بخش بعد آمده است داشته باشید می توانید عدد واقع بینانه تری تعیین کنید.

دیدی کلی ایجاد کنید

گام بعد، به کارگیری فرایند تخصیص مجدد زمان به صورت کلی تر در دسته های مربوط به شغل تان است (که تا حدی مستلزم اولویت بندی کارهای شماست). همچنین می توانید چند هدف کوچک تر و موقت را نیز تعیین کنید تا مطمئن باشید به موفقیت می رسید. شاید این کار تلاشی بیهوده به نظر برسد، به خصوص اگر اختصاص دادن مجدد زمان به فعالیتی که بالاترین اولویت را دارد فرایند ساده ای بوده باشد. اما ارزش تلاش را دارد، زیرا به ندرت رخ می دهد که دسته ی دارای بالاترین اولویت، در عین حال تنها دست های باشد که باید به آن بپردازید.

در اینجا توضیح می دهیم چگونه باید این کار را انجام دهید:

 - اولویت بندی کنید. در ابتدا تمامی دسته هایی را که درباره ی آن ها پیگیری زمان انجام داده اید به ترتیب اولویت قرار دهید (یعنی بر اساس میزان اهمیتی که دارند و نه مدت زمانی که در حال حاضر صرف آنها می کنید) و آن ها را همان گونه که در جدول ۲ نیز نشان داده شده است در اولین ستون سمت چپ (از بالاترین قسمت ستون تا پایین ترین) قرار دهید.  

 - زمان تان را تقسیم بندی کنید. اکنون تعیین کنید چقدر زمان صرف هر دسته می شود. پیش تر این کار را برای دسته ای که بالاترین اولویت را برایتان داشت انجام دادید. مسلم است که در هفته زمان مشخصی را در اختیار دارید. اگر چند ساعت به یک دسته اضافه می کنید، باید آن را از دسته ی دیگری کم کنید. اگر بسیار پرمشغله هستید، ممکن است تنها بتوانید تقسیم بندی های زمانی خود را به میزان چند ساعت تنظیم کنید. حتی همین کار نیز مفید خواهد بود.

ممکن است لازم باشد چند بار تلاش کنید تا بتوانید این مرحله را درست انجام دهید.

وقتی فهرست خود را مرور می کنید، ممکن است دریابید که نسبت به آنچه انتظار داشتید باید زمان بیشتری به برخی دسته ها اختصاص دهید. در این صورت، زمانی را که به یک یا چند دسته ی دیگر اختصاص داده اید کاهش دهید تا این تفاوت جبران شود. اگر خوش اقبال باشید ممکن است حس کنید که می توانید زمان کمتری صرف یک دسته ی خاص کنید. سپس فقط باید زمان اضافی را به یکی از دسته هایی که بالاترین اولویت را برایتان دارد اختصاص دهید.

همچنین توجه کنید بالاترین اولویت ها، هر چقدر هم حائز اهمیت باشند، احتمالاً بخش محدودی از زمان بندی شما را تشکیل خواهند داد. مسأله ای نیست؛ زیرا هدف این نیست که بخش اعظم زمان خود را به این کارها اختصاص دهید؛ بلکه هدف این است که زمان کافی به دست آورید تا مطمئن باشید به اهداف تان می رسید.

در پایان، همچنان که زمان بندیتان را شکل می دهید قدری فضای تنفس برای خود در نظر بگیرید؛ می توانید چند ساعت در هفته را به انجام کارهای پیش بینی نشده مانند صرف ناهار با یکی از همکاران سابق تان که به شهر شما آمده است اختصاص دهید.

 - تعدادی هدف موقت تعیین کنید. وقتی زمان تان را دوباره تقسیم بندی کردید خوب است اهدافی (به صورت دستاوردهای موقت در هر یک از دسته های مربوط به شغل تان تعیین کنید. ظرف یک ماه، سه ماه، و یا یک سال به چه مواردی باید دست یابید؟ اطمینان حاصل کنید این اهداف با هرگونه هدفی که مدیرتان برای شما تعیین کرده است مطابقت داشته باشد، همان گونه که این کار را در هنگام بررسی اهداف کلی در آغاز این فرایند نیز انجام دادید.

جاه طلبانه ترین اهداف را برای دسته هایی که اولویت بالایی دارند کنار بگذارید، چرا که باید بخش اعظم زمان، تمرکز، و انرژی خود را به آنها اختصاص دهید. اما همچنان تعیین اهدافی برای دسته های دیگر نیز می تواند مفید باشد، زیرا این اهداف، شما را متمرکز و با انگیزه نگه خواهد داشت.

 - کارهای اصلی را مشخص کنید. کارهایی را که باید برای دستیابی به این اهداف انجام دهید برشمارید و در ستون بعدی بنویسید. اگر مراحل مشخصی را که برای انجام آنها برنامه ریزی می کنید بدانید، احتمال بیشتری وجود خواهد داشت که به اهداف تان دست یابید؛ زیرا داشتن وظایف انجام شدنی تر، مسئولیت پذیری را برای شما ساده تر خواهد کرد. یا آنها را به انجام می رسانید و یا نمی رسانید: تعللی وجود نخواهد داشت.

واقعیت را بررسی کنید

شاید اهداف و تقسیم بندی های زمانی شما روی کاغذ معقول به نظر برسند، اما ممکن است وقتی وارد جریان یک هفته ی کاری می شوید دریابید که واقع بینانه نیستند: شاید نتوانسته باشید مدت زمانی را که برای کار خاصی صرف می کنید یا مدت زمان گذار بین فعالیت ها را مد نظر قرار دهید، یا شاید حتی دسته ای را که به کرات استفاده نمی کنید فراموش کرده باشید، مانند یک گزارش سه ماهه، یا ارزیابی های عملکرد سالانه. در فصل بعد به شما نشان می دهیم که چگونه برنامه ی خود را عملی کنید. اما همچنان که این کار را انجام می دهید پیگیری دقیق پیشرفت تان به مدت ۱ یا ۲ هفته، با ادامه دادن پیگیری زمان تان حائز اهمیت خواهد بود.

بسته به آنچه که کشف می کنید ممکن است لازم باشد تقسیم بندی های زمانی خود را فشرده کنید، اهداف تان را تغییر دهید، و یا هر دوی این کارها را انجام دهید. نگران نباشید: برای چنین شرایطی عادی است. دقیقاً از انتهای فهرست آغاز کنید (از کم ارزش ترین کارها) و ببینید آیا می توانید اهداف خود را به نسبت کوچک تر کنید یا خیر.

نمی توانید همه ی کارها را انجام دهید، بنابراین خود را آنقدر درگیر کارهای گوناگون نکنید که نتوانید اثربخش و کارآمد باشید. هدف از مدیریت زمان، یافتن روش هایی برای انجام کارهای بیشتر نیست؛ بلکه هدف انجام دادن کار درست و در عین حال کار کردن با سرعتی یکسان و مناسب است. هر چه برنامه های شما واقع بینانه تر، معقول تر، و دست یافتنی تر باشد، در مدیریت زمان خود موفق تر خواهید بود.

منبع: مدیریت زمان - ترجمه نرگس شفیعی



+ 0
مخالفم - 0
منبع: حقوق نیوز

 

سرخط خبرها: