آیا می خواهید برنامه ریزی کنید؟ اصول برنامه ریزی صحیح و کارآمد را اینجا بخوانید!

برنامه ریزی چیست؟

برنامه‌ریزی ، فرایند تفکر در رابطه با فعالیت‌های لازم برای رسیدن به هدف مطلوب است.

برنامه‌ریزی اولین و مهم‌ترین فعالیت لازم برای دستیابی به نتایج مطلوب است. بسته به فعالیت‌ها، هر برنامه می‌تواند که بلندمدت، میان‌مدت یا کوتاه‌مدت باشد.

برای مدیرانی که در جستجوی حمایت‌های بیرونی هستند، برنامه‌ریزی، مهم‌ترین و کلیدی‌ترین و آسان‌ترین سند برای رشد است.

برنامه‌ریزی می‌تواند، نقش مهمی در کمک به جلوگیری از اشتباهات یا تشخیص فرصت‌های پنهان بازی کند. برنامه‌ریزی به پیش‌بینی آینده و ساختن آینده تا حدودی قابل تصور کمک می‌کند. آن پلی است بین آنجایی که هستیم و آنجایی که می‌خواهیم برویم. برنامه‌ریزی به آینده می‌نگرد.

 ما در ادامه این مطلب به برسی اصول برنامه ریزی خواهیم پرداخت.

اصول برنامه ريزی

تعيين هدف

هدف ها دو قسم اند: الف. گاهی كلی اند (مثل رضای خدا، خدمت به مردم، بالا رفتن سطح آگاهي و امثال آن) و ب: گاهی جزئی اند (مثل تخصص در يك رشته خاص، مطالعه يك كتاب، نوشتن مقاله يا امثال آن. لازم است هر دو هدف را مشخص كنيد؛ يعني همان طور كه يك هدف كلی در نظر داريد، اهداف جزئی را هم دقيقا مشخص كنيد و هر دو را محور فعاليت هايتان قرار دهيد.

تشخيص نيازها و كاستی ها

بايد خواست ها و احتياجات اساسى خود را در زمينه اي كه قصد داريد براي آن برنامه ريزی كنيد شناسايی كنيد. (به عنوان مثال: در يك مقطع مشخص، چه درسى را بايد مطالعه كرد.)

تعيين زمان لازم

فرصت ها و اوقاتى كه بايد صرف تحقق اهداف برنامه شود را بايد مشخص كرد تا در نهايت معلوم شود چقدر زمان در هر روز يا هفته به آن موضوع اختصاص خواهد يافت. (به عنوان مثال اگر قرار باشد يك كتاب 300 صفحه اي در طول يك ماه خوانده شود لازم است حداقل روزي 11 صفحه از كتاب مطالعه شود و اين نياز به حداقل يك ساعت وقت دارد.)

داشتن اهداف كوتاه مدت و بلند مدت

يكي از نكات مهم در امر برنامه ريزي داشتن اهداف كوتاه مدت و بلند مدت مي باشد؛ چرا كه اگر تمام اهداف بلند مدت باشند احتمال اينكه شما با گذر زمان دچار خستگي و نا اميدي گرديد زياد است، اما اگر اهداف كوتاه مدت و ميان مدت نيز در نظرتان باشد بعد از مدت كوتاهي با رسيدن به اهداف كوتاه مدت بسيار تقويت گرديده و آن را پاداشي براي زحمات تان در نظر گرفته و با قوت و قدرت بيشتري برنامه هايتان را دنبال خواهيد كرد.

طبقه بندی اهداف بر اساس اولويت

كارهايی را كه مي خواهيد انجام دهيد، برحسب اولويت ها و ميزان اضطرار و اهميت آن، طبقه بندی كنيد. بهترين زمان ها و اوقات را براي مهم ترين كارها قرار دهيد. در اين صورت اگر وقت كم داشته باشيد و يا به هر دليل نتوانيد به همه اهداف و كارهايتان برسيد، مطمئن هستيد كه اهداف و برنامه های اصلی را انجام خواهيد داد.

داشتن تنوع در برنامه

بر اساس روايات هر مسلمانی بايد در زندگي خود طبق يك برنامه منظم به هر سه بخش دين (عبادات و كسب علم و معرفت ديني و ...)، وظايف و مسوليت ها (مانند درس خواندن دانشجويان) و استراحت ها و خوشي ها (مانند ديدارها، دوستي ها و ...) بپردازد. اين تنوع در برنامه مانع خستگی و دلزدگی مي گردد و كارهای دنيايی و اخروی را همزمان به پيش مي برد.

 تناسب با توانمندی

برنامه بايد در حد توان باشد و از حد تعادل خارج نشود. اگر شما در برنامه روزانه 18 ساعت كار و تلاش داشته باشيد با شكست مواجه خواهيد شد.

 انعطاف پذيری

روحيه انعطاف پذيری را در خود تقويت كنيد يعني در عين حال كه بايد فردی منظم و دقيق باشيد و كارهاي خود ر ا بر اساس برنامه انجام دهيد همواره به اين نكته توجه كنيد كه همه شرايط و زواياي كار در ميدان ديد و شناخت ما نيست.

چه بسا اموري در تحقق يا عدم تحقق قسمتي از برنامه موثر است، ولي از ديد ما مخفي است يا كنترل و تغيير آن در دست ما نيست و به وسيله محيط به ما تحميل يا از ما دريغ مي شود. در نتيجه هميشه آمادگي براي هرگونه تغيير و تاخير در برنامه را داشته باشيد و از اين موضوع نگران و نا اميد نشويد.

شما نبايد برنامه را طوري تنظيم كنيد كه جاي هيچ گونه تغييري در آن نباشد و يا اين كه زمان ها را به گونه اي تنظيم كنيد كه حتي يك حادثه ي غير مترقبه كوچك، مثل برخورد با يك دوست قديمي و چند دقيقه احوالپرسي با او شما را از برنامه عقب بياندازد، بلكه براي هر كاري احتمال حذف شدن و يا جابجايي و يا كم و زياد شدن زمان انجام را پيش بيني كنيد.

عدم ايده آل نگری

ايده آل نگر و مطلق گرا نباشيد، يعني نخواسته باشيد تمام خواسته ها و آرزوهايتان فوري و به شكل كامل و تمام برآورده شود هر چند در راه به دست آوردن آن تلاش مي كنيد. در نظر نگرفتن واقعيات برنامه را با شكست مواجه می كند.

بازخورد گرفتن و بررسی برنامه

پس از اجرا به ارزيابى فعاليت هاى انجام شده بپردازيد تا ميزان دسترسى به اهداف مشخص شود و ميزان عدم موفقيت در رسيدن به برنامه را نيز معلوم نماييد. اين مرحله كه تحت عنوان بازخورد (Feedback) ناميده مى شود، فرصتى به شما مى بخشد تا بتوانيد عوامل ناكامى احتمالى را نيز بشناسيد و از بروز مجدد آن در برنامه مورد نظر پيشگيرى نماييد.

روش تنظيم برنامه

به منظور داشتن يك برنامه منظم، لازم است برنامه خود را مكتوب كنيد و يك نسخه از آن را هميشه همراه خود داشته باشيد. برای نوشتن برنامه می توانيد جدولى تهيه نماييد و ساعات شبانه روز را در ستون افقي و ايام هفته را در ستون عمودی يادداشت كرده و براى هر ساعتى در هر روز از ايام هفته كار و برنامه مناسب را در آن يادداشت نماييد.

ساعاتی را كه در طول روز بايد به مطالعه اختصاص دهيد مشخص كنيد و حتي اگر مي توانيد مشخص كنيد كه در هر ساعت چه كتابی را مطالعه مي كنيد.

چه ساعتى از خواب بيدار شويد؟ شبها چه ساعتي بخوابيد؟ همچنين اگر اهل خواب روزانه هستيد ساعت آن را در برنامه معلوم كنيد.

زماني را به كارهاي ديني مانند نماز و مطالعه و يا گوش دادن و پرسيدن معارف و احكام دين اختصاص دهيد.

سعي كنيد حتما برنامه را طوری بنويسيد كه هنگام نماز به راحتي به نماز اول وقت برسيد كه اين خود تضميني براي صحت و موفقيت برنامه است.

زمان خاصي را در هر روز براي ورزش قرار دهيد. اگر تفريح خاصي داريد كه خستگي را از شما مي گيرد و روحيه شما را شاد مي كند مي توانيد زماني را براي آن در نظر بگيريد.

زمان رسيدگي به امور زندگي شخصي و خانوادگي مانند خريد، مهماني، مسافرت و ... را نيز در برنامه مشخص كنيد.

به هر حال نبايد اگر يك برنامه درسي تنظيم مي كنيد به اين صورت عمل كنيد كه تمام وقت ها را به مطالعه اختصاص دهيد و از كارهاي ديگر باز بمانيد.

آسب شناسی برنامه ريزی

آگاهي از خطرات احتمالي كه برنامه را تهديد مي كند سبب مي گردد كه شما به راحتي با آنها مقابله كنيد و يا حتي از بروز آنها جلوگيري كنيد؛ بنابراين دانستن آنها نه تنها مفيد بلكه ضروري است. در ادامه به چند نمونه از آفاتي كه ممكن است تأثير برنامه ريزى را كم كند و برنامه را با شكست مواجه كند اشاره مي كنيم.

فقدان تلاش و پشتكار

گاهي اوقات انسان به صرف داشتن برنامه، توقع موفقيت و دستيابي به اهداف را دارد در حالي كه داشتن برنامه اي مناسب، گام اول براي موفقيت مي باشد و رسيدن به اهداف مورد نظر در برنامه نياز به تلاش و پشتكار دارد و هر عاملي كه مانع اين تلاش باشد در واقع عاملي براي شكست مي باشد.

نا اميدی

شايد در ابتداى فعاليت به همه موارد مورد نظر دست نيافته و دلسرد شويد. در اين حالت بهترين راه بررسي دوباره برنامه و ميزان تلاشتان، براي پيدا كردن مشكل و راه حل آن است.

عدم سازگاری با برنامه

منظور از اولويت بندي در اصول برنامه ريزي اين است كه انسان بخاطر محدود بودن منابع و كمي وقت نمي تواند به تمام آنچه كه مي خواهد برسد. بي ترديد عمل به برنامه، مستلزم چشم پوشى از برخى فرصت هاى فراغت، سرگرمى ها و تفريحات خارج از برنامه مى باشد، در اين صورت بايد خود را سازگار با برنامه نماييد تا بتوانيد به نتيجه مطلوبى دست يابيد.

كند پيش رفتن برنامه

ممكن است در ابتدا، برنامه ريزى با كندى مواجه شود ولى در جريان عمل به برنامه به آن عادت مى كنيد و به مرور زمان جزء شخصيتتان مى شود.

نداشتن نگاه واقع بينانه

نداشتن نگاه واقع بينانه به توانمندي ها و محدوديت ها و به كاستى ها و ضعف هاى موجود در فرد سبب مي شود كه برنامه به گونه اي غير واقعي طراحي گردد و چنين برنامه اي در عمل با شكست مواجه خواهد شد. به عنوان مثال اگر فردي توانايي روزي ده ساعت مطالعه را ندارد و بدون در نظر گرفتن اين موضوع برنامه اي طراحي كرده است به احتمال زياد شكست خواهد خورد.

نكته پايانی

اگر پس از برنامه ريزي در اجراي برنامه ها به طور كامل موفق نشديد، نا اميد نشويد و مطمئن باشيد كه به لطف الهي، و بازنگري و آسيب شناسي برنامه، به زودي موفق خواهيد شد. و اگر با توكل بر خداوند در انجام آنها موفق شديد، به خودتان پاداش بدهيد، به خود تبريك بگويد و شكر گزاري نموده، توفيق بيشتر را از خداوند متعال مسألت داريد.