امروز: سه شنبه, ۰۱ مهر ۱۳۹۹ برابر با ۰۴ صفر ۱۴۴۲ قمری و ۲۲ سپتامبر ۲۰۲۰ میلادی
کد خبر: 272843
۴۰۶
۱
۰
نسخه چاپی
مدیریت زمان (Time Management)

مدیریت زمان؛ چرا و چگونه؟ (قسمت 2)

محدوده بندی زمان از ابزارهای برنامه ریزی است که مانند نقطه ی - تقاطعی بین تقویم و فهرست وظایف عمل می کند. این ابزار، زمان بندی شما را به محدوده های زمانی کوچک تقسیم می کند (برای مثال بخش های نیم ساعته، یک ساعته، با دو ساعته) و سپس کارها را در هر یک از بخش ها جای می دهد. انگار که با خود جلسه ای ترتیب می دهید: دستور جلسه را تنظیم کنید، زمان را مشخص کنید، و به موقع و آماده به سراغ کار بروید

حقوق نیوز/ کسب و کار / مدیریت و بازاریابی

مدیریت زمان؛ چرا و چگونه؟ (قسمت 2)

مدیریت زمان

راهکارهای مدیریت زمان

برنامه ی خود را اجرا کنید: محدوده بندی زمان

تا اینجا زمان خود را پیگیری و برنامه ای دقیق برای سپری کردن آن به صورتی عاقلانه طراحی کرده اید. گام بعدی این است که برنامه ی خود را عملی کرده و از آن پیروی کنید. این کار را با استفاده از ابزاری به نام محدوده بندی زمان انجام خواهید داد.

اجرا تقریباً مشکل ترین بخش از فرایند مدیریت زمان است. وقتی مجموعه ی گسترده ای از کارها، اهداف، مسئولیت ها، جلسات، و مهلت های زمانی را مدیریت می کنید، پیروی از یک برنامه، هر چقدر هم دقیق طراحی شده باشد، ساده نیست. اما اگر از رویکردی قاعده مند تر، دقیق تر، و سازمان یافته تر در زمان بندی

روزانه ی خود استفاده کنید، پیروی از آن ممکن خواهد بود.

اصول محدوده بندی زمان

محدوده بندی زمان از ابزارهای برنامه ریزی است که مانند نقطه ی - تقاطعی بین تقویم و فهرست وظایف عمل می کند. این ابزار، زمان بندی شما را به محدوده های زمانی کوچک تقسیم می کند (برای مثال بخش های نیم ساعته، یک ساعته، با دو ساعته) و سپس کارها را در هر یک از بخش ها جای می دهد. انگار که با خود جلسه ای ترتیب می دهید: دستور جلسه را تنظیم کنید، زمان را مشخص کنید، و به موقع و آماده به سراغ کار بروید.

جدای از اینکه محدوده بندی زمان شما را وادار می کند تا درباره ی اینکه چه کاری را در چه زمانی می توانید انجام دهید واقع بین باشید و تضمین می کند که زمان لازم برای انجام آن را دارید، مزیت دیگری نیز دارد که به شما کمک می کند کارهای مشابه را گروه بندی کنید تا بتوانید از کارایی های حاصله بهره بگیرید. رفتن به یک فروشگاه مواد غذایی را در نظر بگیرید. ا

گر فهرستی شامل ۲۵ مورد مختلف داشته باشید (مانند گوشت، شیر، سبزیجات، غلات، پنیر، ماست، برنج، قهوه، و غیره)، به صورت زیگزاگ از راهروی ۱ به ۱۵ و سپس از ۹ به ۵، و مجدداً به ۱۵ نمی روید. بلکه اقلام را بر حسب نزدیک بودن به یکدیگر تفکیک می کنید و سپس به ترتیب از یک طرف فروشگاه به طرف دیگر می روید، و در این مسیر از هر راهرو، ۲ یا ۳ نوع جنس مختلف برمی دارید.

درباره ی انجام فهرست وظایف شغلی، معمولاً بیشتر شبیه به خرید زیگزاگی که توصیف شد عمل می کنیم: همیشه به اندازه ی حالتی که برنامه ریزی را متوقف کنیم منطقی به سراغ انجام کارها نمی رویم. بلکه کورکورانه به هر آنچه که در بالای فهرستی که به صورت دلخواه تهیه شده حمله می بریم، بدون آنکه به منطقی ترین و کارآمدترین ترتیب فکر کنیم. به این صورت نمی توانیم ارزش، اهمیت، و میزان اولویت هر کار را مد نظر قرار دهیم. بنابراین، مانند خریدی که توصیف شد در نهایت متوجه می شویم که به شکل زیگزاگ از یک فعالیت به سراغ فعالیت بعدی می رویم و باز می گردیم.

محدوده بندی زمان از این نوع تصادفی بودن کارها پیشگیری می کند و مزایای زیر را ارائه می دهد:

- مسئولیت پذیری. اگر از قبل برنامه ریزی کنید که چه زمانی و به چه مدت مشغول انجام کاری خواهید شد، با اطمینان، مدت زمان مناسبی را به مهم ترین فعالیت ها اختصاص می دهید. اگر زمان بندی را روی کاغذ انجام دهید احتمال بیشتری وجود دارد که از آن پیروی کنید.

- کارایی. گروه بندی کارهای مشابه در کنار یکدیگر به شما امکان می دهد که در زمان کمتر، کارهای بیشتری انجام دهید، زیرا نیازی به تغییر ذهنیت بین کارها نخواهد بود.

- توجه به زمان. وقتی بدانید که زمان را پیگیری می کنید متمرکزتر و زایاتر خواهید بود، و احتمال کمتری وجود خواهد داشت که زمان را صرف جلسه ای در پایان وقت یا صحبتی با همکارتان کنید.

- فشار مفید. وقتی بدانید که تنها زمان مشخصی برای انجام کاری دارید احتمال اینکه به سرعت پیش رفته و آن را به پایان برسانید بیشتر است. اگر بر اساس مهلت های زمانی عمل می کنید، این روش موقعیت های بسیاری در اختیارتان قرار خواهد داد.

- تمرکز. یک ساعتی که قصد دارید صرف کاری کنید، در صورتی که سطح انرژی تان کاهش یابد یا حواس تان پرت شود، به راحتی می تواند به ۲ یا ۳ ساعت تبدیل شود. اما وقتی محدوده های زمانی تعیین کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که توجه تان را بر پروژه ای که در حال انجامش هستید حفظ کنید.

- اثربخشی. آیا وقتی ایمیل ها یا مجموعه اسلایدها در حد لازم تکمیل شدند بیش از حد زمان صرف تنظیم آن ها می کنید؟ تلاش برای انجام درست کارها اشکالی ندارد، اما گاهی اوقات نسبتاً خوب بودن، کافی است. تعیین محدوده ی زمانی به شما کمک خواهد کرد به جای این کار، تصویر کلی را ببینید.

می توانید محدوده بندی زمان را با نیازها و رجحان های خود تطبیق دهید. اگر شغل تان اجزای متحرک زیادی دارد (یعنی اگر باید تعداد زیادی مسئولیت، مهلت زمانی، و پروژهی مختلف را مدیریت کنید) ممکن است حس کنید که باید تک تک وظایف، فعالیت ها و پروژه ها را برنامه ریزی کنید. اگر برنامه ی کاریتان نسبتاً ثابت است، می توانید تصمیم بگیرید که این کار را تنها برای برخی دسته های کاری انجام دهید، به عنوان مثال زمانی را به کارهای اداری اختصاص دهید.

تنظیم محدوده های زمانی

در اینجا به شما نشان می دهیم چگونه ساز و کاری برای محدوده بندی زمان تان ایجاد کنید. جدول ۳ مثالی در این باره نشان می دهد.

1. هفته ی خود را بررسی کنید. یک روز در هفته (برای مثال بعدازظهر پنج شنبه یا صبح شنبه) هفته ی پیش رو را بررسی کنید. مهلت های زمانی، تعهدات، جلسات، وظایف: فهرستی از هر آنچه که باید انجام دهید تهیه کنید.

2. موارد فهرست تان را اولویت بندی کنید. وظایفی را که مهلت زمانی محدودی دارند در اولویت اول و کارهای مبتنی بر هدف تان را در اولویت دوم قرار دهید، و سپس این ها را بر مبنای آن دسته از وظایف و تعهداتی که به طور مکرر انجام می دهید زمان بندی کنید. این مرحله، مهم ترین مرحله است؛ بنابراین، توجه لازم را به آن اختصاص دهید. این موضوع را با جزئیات بیشتر در بخش بعد پوشش می دهیم.

3. زمان لازم برای کارها را برآورد کنید. زمانی را که فکر می کنید برای انجام هر یک از کارها لازم است محاسبه کنید. اگر به تازگی به محدوده بندی زمان پرداخته اید بهتر است محتاط باشید. برآورد بیش از حد لازم بسیار بهتر از برآورد کمتر است، بنابراین در محاسبات خود قدری زمان گندکاری نیز در نظر بگیرید.

4. محدوده های زمانی را وارد تقویم خود کنید. مجموعه ای از محدوده های زمانی ایجاد کرده و به شکل پراکنده در تقویم خود وارد کنید. می توانید آن ها را مستقیماً وارد نرم افزار تقویم خود (مانند آوت لوک یا تقویم گوگل) کنید، و یا ابتدا روی کاغذ بیاورید. اما در نهایت باید آنها را در جایی که قرارهایتان را ثبت می کنید یادداشت کنید تا بتوانید با جدیت انجام دهید.

5. برآوردهای خود را بازبینی کنید. همواره پس از انجام برآوردهای زمانی دقت آنها را بررسی کنید. به کارهایی که به پایان رسانده اید و نیز آنهایی که هنوز به اتمام نرسیده اند توجه کنید. این کار به شما کمک می کند که در آینده برآوردهای بهتری انجام دهید.

مدیریت زمان؛ چرا و چگونه؟ (قسمت 2)

نحوه ی اولویت بندی کارها

وقتی برنامه ی زمانی روزانه تهیه می کنید، یکی از اساسی ترین پرسش ها این است که کدام کارها ابتدا انجام می شوند، کدام یک در مرحله ی دوم، سوم، و غیره. بسیاری از ما از بررسی دقیق این مسأله فرار می کنیم، و وقتی که آن را انجام می دهیم اغلب کارهای نامناسب را در زمان نامناسبی انجام می دهیم (بنابراین برای مواردی که اهمیت کمتری دارند زمان بیشتری نسبت به آنچه که باید صرف می کنیم).

به عنوان مثال، بین ۲ کار یکی را به دلیل اینکه ساده تر است یا لذت آنی به ما می دهد انتخاب می کنیم، حتی اگر کار مهم تری برای انجام دادن داشته باشیم. و یا اینکه روی همه ی پروژه های بزرگ مان کار می کنیم اما اجازه می دهیم کارهای کوچک تر به دلیل کاستی های موجود نادیده گرفته شوند. و لزوما نیز این کار را به عمد انجام نمی دهیم؛ ما روزانه با صدها و حتی هزاران انتخاب روبه رو هستیم، و به خاطر داشتن مداوم تصویر کلی مشکل است.

حتی اگر سعی کنیم محتاط باشیم، تصمیم گیری درباره ی اینکه در مرحله ی بعد چه کاری انجام دهیم می تواند مشکل باشد. آیا شما روی کار کوچکی که مهلت زمانی انجام آن امروز است کار می کنید یا پروژه ی بزرگتری که چند هفته ی دیگر مهلت دارد؟ آیا چیدن میوه ای که در شاخه های پایین تر و دم دست قرار دارد تا این حد بد است؟

ایجاد سامانه ای برای اولویت بندی کارها، فرایند تصمیم گیری را ساده تر می کند و شما را ترغیب خواهد کرد که تصمیم گیری های خود را بهتر و منسجم تر انجام دهید.

ماتریس دو در دوی زیر (که توسط استفن کاوی متخصص مشهور بهره وری رایج شد) به شما کمک می کند که کارهای خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. وقتی یکی از موارد فهرست وظایف یا کار جدیدی را که به تازگی به شما سپرده شده است بررسی می کنید، مشخص کنید که آیا فوریت دارد باید سریعاً انجام شود) یا ندارد، و آیا مهم است (تأثیر قابل توجهی خواهد داشت) یا نیست، و سپس این قوانین اثبات شده را به کار گیرید.

1. فوری و مهم. این ها بحران ها و مهلت های زمانی ای هستند که باید در کل هفته با آن ها سروکار داشته باشید. فرض کنید در رابطه با محصولی که بررسی می کنید، سایتی که به مدیریت آن کمک می کنید، یا ارباب رجوع مهمی که با او سروکار دارید مشکلی وجود دارد. این ها همواره باید اولین اولویت شما باشند.

2. غیر فوری اما مهم. این بخش شامل کارهایی است که تأثیر بالایی بر شما یا سازمان تان دارند اما لزوماً زمان محدودی ندارند. این کارها احتمالاً ارتباط نزدیکی با اهداف بلندمدت شما دارند: به عنوان مثال کسب مهارتی جدید یا کار بر روی یک پروژه ی جدید. از آنجا که این کارها فوری نیستند اغلب زمان کافی به آن ها اختصاص نمی دهیم. به همین علت است که باید آن ها را اولویت دوم خود در نظر بگیرید.

3. فوری و دارای اهمیت کمتر. این کارها باید به سرعت انجام شوند، اما انجام نشدن و یا دیر انجام شدن آن ها عواقب کمتری خواهد داشت. وقتی می خواهید مشخص کنید که کاری اهمیت کمتری دارد یا خیر، نه تنها تأثير احتمالی آن بر خودتان بلکه تأثیری را که بر گروه یا سازمان تان دارد نیز بررسی کنید. این ها باید اولویت سوم شما باشند.

4. غيرفوری و دارای اهمیت کمتر. نام این دسته، همه چیز را درباره ی آن بیان می کند. این ها کارهایی هستند که نیازمند توجه سریع نبوده و فوریت ندارند. بنابراین باید آخرین اولویت شما باشند. به عنوان مثال مدیریت ایمیل ها می تواند در این دسته جای گیرد.
با استفاده از این اولویت ها برای هدایت شما در زمان بندی تان، احتمال بیشتری وجود دارد که کار مناسب را در زمان مناسب انجام دهید.

محدوده بندی زمان، فرایندی همراه با تکرار است، بنابراین همواره بی نقص نخواهد بود. برآوردهای شما گاهی دور از واقعیت خواهند بود، و ممکن است زمان بندیتان نسبت به آنچه که می خواهید، سریع تر و شدیدتر تغییر کند. اما هر چه زمانی را که برای اولویت های کاریتان منظور کرده اید جدی تر بگیرید، زمان بندی شما واقع بینانه تر و احتمال اینکه بتوانید مهم ترین و فوری ترین کارها را به انجام برسانید بیشتر خواهد بود.

خود را در مسیر برنامه حفظ کنید

مدیریت خوب زمان، مبتنی بر آمادگی است. وقتی اهداف تان را تعیین کنید، اولویت هایتان را مشخص نمایید، و برنامه ای طراحی کنید، پیروی از آن ساده تر خواهد بود. اما همان طور که احتمالاً حدس می زنید، حتی اگر زمانی را به آماده شدن اختصاص دهید، این کار باز هم ساده نخواهد بود. مهم نیست که چقدر دقیق و منظم هستید؛ هر از گاهی خود را دچار مشکل خواهید یافت. در طول مسیر موانعی وجود خواهد داشت، و ممکن است به عادات بد خود باز گردید.

نقاط ضعف و چالش های رایجی که باعث می شوند از برنامه هایی با اهداف خوب منحرف شوید عبارت اند از مهلت زمانی، تمایل به تأخیر، و وقفه ها؛ که شامل ایمیل ها و جلسات نیز هست. اگر هر یک از این ها را به خوبی مدیریت کنید، کم کم به مسیر پیروی مداوم از برنامه وارد خواهید شد.

مهلت های زمانی خود را مدیریت کنید

مهلت های زمانی پروژه های بزرگ می توانند ترسناک باشند، به خصوص اگر کارهای متعدد دیگری نیز در دست داشته باشید (و کیست که تنها یک پروژه در دست داشته باشد؟). اگر مهلت های زمانی خود را به خوبی مدیریت نکنید، ممکن است زمان بندی، همکاران، و پروژه ی شما دچار مشکل شوند.

اگر نتوانید زمان کافی برای تکمیل پروژه ای کنار بگذارید و به سرعت به مهلت پایانی خود نزدیک شوید، باید همه چیز را به یکباره رها کنید. پروژه ی مورد نظر، چه آن را دوست داشته باشید و چه نداشته باشید، اکنون فوری ترین و مهم ترین کار شما شده است (و به ناگهان فوری ترین و مهم ترین کار دیگر افرادی که در پروژه دخیل بوده و متکی به شما هستند نیز می شود). دیگر بخش های فهرست وظایف تان (صرف نظر از اینکه چه موارد مهمی در آن وجود داشته باشد باید منتظر بمانند. و اگر در آخرین لحظات تغییری در پروژه رخ دهد یا مسئولیت نامرتبط دیگری به شما واگذار شود ممکن است به ناگزیر مهلت زمانی را از دست بدهید.

از سوی دیگر، هر چه در کسب آمادگی برای مهلت های زمانی بهتر عمل کنید در انجام کارتان قابل اتکاتر و مؤثرتر خواهید بود.

در اینجا توضیح می دهیم که چگونه می توانید مهلت ها را دست یافتنی کنید.

از ابتدا برنامه ریزی کنید

آیا سناریوی زیر آشنا به نظر می رسد؟ وقتی در ابتدا وظیفه ی تعیین شده را پذیرفتید، به سرعت یک یادداشت ذهنی نوشتید، در واقع حدسی درباره ی اینکه برای اتمام پروژه چه مدت زمانی ممکن است لازم باشد زدید. و پس از آن دیگر در این باره فکر نکردید. اما اکنون که پروژه را آغاز کرده اید حقیقت به سراغ شما می آید. آنچه که فکر می کردید انجامش چند روز به طول می انجامد، می رود که ۱ یا ۲ هفته از وقت تان را به خود اختصاص دهد، و آخرین مهلت را از دست خواهید داد.

پیشگیری از این موقعیت با قدری برنامه ریزی منظم امکان پذیر است. وقتی مهلت زمانی برایتان تعیین می شود، همواره در ابتدا زمانی را به این اختصاص دهید که برآورد کنید اتمام کار واقعاً چقدر به طول خواهد انجامید.

فکر کنید آن را چگونه انجام خواهید داد: آیا آن را به چندین بخش تقسیم خواهید کرد؟ آیا مراحل منطقی (برای مثال مراحلی که بسته به مشارکت یا بازخورد افراد دیگری باشد) وجود دارد؟ وقتی تمامی کارهای مربوطه را درک و مدت زمان لازم برای آنها را برآورد کردید، از تاریخ تعیین شده به عقب باز گردید و برای خود مهلت های زمانی کوچک تری در مسیر کار تعیین کنید. به خودتان زمان کافی برای انجام این کار و سرعتی که با آن احساس راحتی کنید بدهید.

ممکن است انجام این مرحله برای کارهای کوچک احمقانه به نظر برسد، اما حتی در این گونه کارها این مرحله به شما کمک خواهد کرد که زمان مربوط به آن را واقع بینانه تعیین کنید. پس برای هر پروژه قاعده مند عمل کنید. به ترتیب از موارد بزرگ به کوچک بروید.

بهتر است ترتیب مراحل پروژه را به گونه ای تنظیم کنید که هر یک از زیرمجموعه های متوالی کار نسبت به مرحله ی آخر کوتاه تر و ساده تر باشد (یعنی از کارهایی که مشکل تر بوده و بیش از همه محدودیت زمانی دارند آغاز کنید، و کارهایی را که کمتر از همه این گونه هستند در پایان قرار دهید).

چنین ترتیب بندی به شما امکان میدهد بر مشکل ترین و زمان برترین بخش های یک پروژه در ابتدای کار غلبه کنید. و این مسأله انگیزه ی شما را در کل فرایند بالا نگه خواهد داشت؛ وقتی اولین کارها را به پایان رساندید باقی ماندهی آن ساده خواهد بود؟ همچنین شما را از به تعویق انداختن کار در نزدیکی خط پایان باز خواهد داشت، چرا که مشکل ترین کار را به مرحله ی آخر موکول نمی کنید.

ترتیب بندی همچنین شما را قادر می سازد پیشرفت خود را نسبت به مهلت زمانی که تلاش می کنید از دست ندهید پیگیری کنید. فرض کنید ۳ هفته از یک پروژه ی 6 هفته ای را گذرانده اید و نیمی از موارد فهرست تان را به پایان رسانده اید. از آنجا که در ابتدای زمان بندی، مشکل ترین و زمان برترین کارها را قرار داده بودید، می توانید مطمئن باشید که مهلت زمانی را از دست نخواهید داد، زیرا برای انجام نیمه ی دوم فهرست تان نسبت به نیمه ی اول زمان کمتری نیاز خواهید داشت.

اگر حس کنید از زمان بندی خود عقب افتاده اید، می دانید که چگونه برآوردهایتان را تغییر دهید و زمان بیشتری به پروژه ای که در دست است اختصاص دهید. تا زمانی که کارها را زود به انجام برسانید رسیدن به مهلت زمانی همچنان دست یافتنی خواهد بود.

بر تعویق غلبه کنید

همه ی ما کارها را به تعویق می اندازیم؛ و معمولاً بیشتر وقتی این کار را انجام می دهیم که از انجام کار خاصی، ترس بیشتری داشته باشیم.

این مسأله همواره بد نیست. در نهایت، اگر کار مورد نظر اهمیت چندانی نداشته و غیرفوری باشد، اولین نکته ی مهم درباره ی آن این است که باید در انتهای فهرست اولویت ها قرار گیرد. اما وقتی که می توانید بین انجام موارد زیر انتخاب کنید و همیشه به سراغ گزینه ی ب یا ج بروید تعویق می تواند مشکلی جدی باشد:

الف) انجام کاری مهم تر

ب) انجام کاری کم اهمیت تر

ج) انجام هیچ کاری.

درک اینکه چرا کارها را به تعویق می اندازید می تواند به شما کمک کند آن را کنار بگذارید. علت اغلب این است که یا نمی خواهید آن کار را انجام دهید، یا نمی توانید آن را به خوبی انجام دهید، و یا اینکه به نظرتان ترسناک می رسد. هرگاه میل به تعویق را حس کردید از خود بپرسید که آیا ممکن است یکی از این دلایل باعث ایجاد این میل شده باشد.

وقتی علت را مشخص کردید، از یکی از راه حل های زیر استفاده کنید.

- برای خود مهلت زمانی تعیین کنید. این کار شما را مسئولیت پذیر نگه می دارد. بنابراین، وقتی نخواهید کاری را انجام دهید، این ها بسیار مفید هستند. مهلت های زمانی برای پروژه های بزرگتری که بسیار ترسناک هستند نیز نتیجه بخش است: پروژه را به کارهای کوچکتر تقسیم، و مهلتی برای هر یک تعیین کنید. به این صورت انجام هر قسمت ساده تر خواهد بود، و می دانید که چه زمانی باید آن را به انجام برسانید. و احتمال اینکه آن را به تعویق بیندازید کمتر خواهد بود (در این باره مطالب بیشتری در بخش شروع به کارهای کوچک خواهید خواند).

- از کارهای کوچک آغاز کنید. وقتی نمی خواهیم کاری، به خصوص کار بزرگ و مشکلی را انجام دهیم ترس می تواند بر ما غلبه کند، و تعویق چهره ی زشت خود را نشان می دهد. اما اغلب وقتی واقعاً به سراغ انجام کار می رویم ترس دور می شود. در اینجا نکته ی اساسی این است که با کارهای کوچک آغاز کنید. به عنوان مثال اگر از انجام ارائه ی خاصی (كل آماده سازی هایی که باید انجام دهید و نیز صحبت در جمع) ترس دارید، تصور نکنید که باید کار آماده سازی را به یک باره انجام دهید و تمام کنید. قدری تحقیق، یادداشت برداری، یا طوفان فکری انجام دهید و این را نوعی تمرین در دسته ها در نظر بگیرید. وقتی احساس راحتی کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که بدون ترس به سراغ دیگر قسمت های پروژه بروید.

- کمک بخواهید. اگر با چیزی مشکل دارید، به جای اینکه کار بر روی آن را به تعویق بیندازید، از یکی از همکاران تان کمک بخواهید. این مسأله منطقی به نظر می رسد، اما در حقیقت همکاران ما منبعی هستند که بسیاری از ما به اندازه ی کافی از آنها بهره نمی گیریم و به جای آن بیهوده تقلا می کنیم، گیر می کنیم، و سپس کار را کنار می گذاریم (چون تصور می کنیم انجام آن بعد ساده تر می شود). اما اگر یکی از همکاران تان بتواند پاسخی سریع به شما بدهد یا مسیر درست را به شما نشان دهد، یا حتی به صحبت های شما درباره ی اینکه راجع به موضوع د خاصی چه فکر می کنید گوش دهد، می توانید کارتان را به انجام برسانید، نکته ای بیاموزید، و رابطه ای با او شکل دهید.

- کار را به شکل بازی در آورید. اگر کاری، رضایتمندی کم یا صفر به ما بدهد نیز تمایل به تعویق در آن خواهیم داشت، مانند دسته بندی یا پر کردن گزارش های هزینه ها. ما انجام این کارها را دوست نداریم، و وقتی آنها را به اتمام می رسانیم، هیجان دست یافتن را تجربه نمی کنیم. پس از این ها بازی بسازید: تعدادی از وظایف ساده را با یکدیگر گروه بندی کنید، زمان سنجی را به مدت ۱۰ یا ۲۰ دقیقه تنظیم کنید، و کار را آغاز کنید. اگر کارها نیازمند تفکر و توجه بیشتری باشد و محدوده ی زمانی تان معقول نباشد، همیشه می توانید خود را به چالش کشیده و بهبود یابید.

مدیریت زمان؛ چرا و چگونه؟ (قسمت 2)

از بروز وقفه پیشگیری کنید

تمامی وقفه ها (از ایمیل های غیرفوری گرفته تا بحران ها) به صورت یکسانی ایجاد نمی شوند، اما گاهی اوقات ما به گونه ای با آنها برخورد می کنیم که گویی به یک شکل ایجاد شده اند. ما در موقعیت اضطرار گیر می کنیم، و به همه چیز، صرف نظر از اهمیت و فوریت آنها، به صورت آنی پاسخ می دهیم.

قوانین خاصی برای خود تعیین کنید تا مطمئن باشید اگر توجه تان در حال منحرف شدن باشد، انتخاب درست را درباره ی اینکه در آن زمان بر چه کاری باید متمرکز شوید انجام می دهید. در اینجا رهنمودهایی ارائه می دهیم

- اگر مسأله ی پیش آمده فوری و مهم است در اولین فرصت ممکن به آن بپردازید. بله، این کار تمرکز شما را از کاری که در دست دارید دور می کند، اما همان گونه که در فصل قبل توضیح داده شد، این دسته از مسائل باید بالاترین اولویت شما باشند.

- اگر مسأله نیازمند توجه فوری نیست و بیش از چند دقیقه زمان تان را نمی گیرد، آن را به محدوده ی زمانی ای موکول کنید که به کارهای نه چندان فوری اختصاص داده اید.

- اگر هیچ یک از گزینه های ذکر شده قابل اجرا نبود، فردی را که باعث ایجاد وقفه شده به یکی از همکاران خود که بتواند مسأله را به خوبی شما (یا حتی بهتر از شما) حل کند ارجاع دهید.

ایمیل

همه ی ما نوعی رابطه ی دوست داشتن تنفر با ایمیل داریم. ایمیل روشی کارآمد برای برقراری ارتباط است، اما می تواند زمان زیادی را نیز اشغال کند، به خصوص اگر تک تک پیام ها را فوراً باز می کنید و به آن ها پاسخ می دهید.

جوانب مثبت و منفی ایمیل تا حدی اجتناب ناپذیر است. برای مثال اگر شما در یک کسب و کار مبتنی بر ارباب رجوع یا مشتری مدار کار می کنید ممکن است لازم باشد در کل روز صندوق ایمیل های دریافتی خود را به دقت بررسی کنید. اما خوب فکر کنید که آیا ماهیت کار شما واقعاً مستلزم این است که همواره «برخط» باشید یا خیر. اگر پاسخ منفی است، دلیلی وجود ندارد که هرگاه ایمیلی دریافت می کنید، کاری را که در دست دارید کنار بگذارید؛ به خصوص اگر بر کار دیگری متمرکز هستید. مسلم است که شما دوست دارید پاسخگو و هشیار باشید، اما این را نیز نمی خواهید که در کل روز در حالت واکنش باشید، چرا که تمرکز شما را از بین می برد.

ایمیل می تواند گریزگاهی از کارهای مشکل تر باشد، بنابراین به راحتی می تواند به تلهی اتلاف وقت تبدیل شود: ابتدا یک ایمیل غیر فوری را پاسخ می دهید، سپس بعدی را، بعدی، و بعدی. اگر چنین اتفاقی چند بار در ساعت رخ دهد (که بسیار هم متداول است) در نهایت زمان ارزشمندی را از کار مهم تری می گیرید.
اگر به ناگهان متوجه شدید که نسبت به آنچه می خواهید زمان بیشتری به پیام های جدید اختصاص می دهید، سعی کنید در روز مدت زمان های کوچکی را برای ایمیل در نظر بگیرید. اولین کار در ابتدای صبح، هر ساعتی قبل یا بعد از صرف ناهار، یا درست پیش از آنکه به خواب بروید؛ اینها همه زمان هایی عالی برای پاسخگویی به پیام های غیرفوری هستند.

به یاد داشته باشید: هدف شما این است به مسائلی که بیشترین اهمیت را برایتان دارند، بیشترین تمرکز، انرژی، و زمان ممکن را اختصاص بدهید. با محدود کردن زمان هایی که ممکن است در آنها توسط ایمیل از کار منحرف شوید، زمان بیشتری برای کار بدون وقفه به خود می دهید.

جلسات
جلسات، به خصوص در صورتی که مدیر باشید، می توانند بخش زیادی از روز شما را اشغال کنند. اما وقتی در طول روز ساعت ها از یک اتاق کنفرانس به اتاق کنفرانس دیگری در حرکت باشید، انجام کارهای مهم مشکل خواهد بود.

جلسات اهداف مهمی را برآورده می کنند: همه ی افراد را مطلع نگه می دارند، دیدگاه های مهم را استخراج می کنند، و حتی باعث تعامل اجتماعی می شوند. اما برخی جلسات نمی توانند این اهداف را برآورده کنند؛ چرا که غیرضروری و ناکارآمد هستند. این ها جلساتی هستند که باید درباره ی آنها محتاط بود.

چه «میزبان» جلسات و چه شرکت کننده ای عادی در آن ها هستید، توجه کنید زمانی که در اتاق های کنفرانس صرف می کنید ارزشمند است؛ ارزشمندتر از کارهای دیگری که می توانستید در این زمان انجام دهید..

اگر جلساتی برگزار می کنید:
- همواره خود را به جلسات یک ساعته ملزم نکنید. گاهی اوقات دستور جلسه تنها نیازمند نیم ساعت زمان یا کمتر از آن است. در نظر داشته باشید که جلسه ای ۲۰ یا ۵۰ دقیقه ای برنامه ریزی کنید تا خود شما و حاضران جلسه بتوانید وظایف مربوط به پیگیری را در ۱۰ دقیقه ی باقی مانده انجام دهید.

- اگر دستورجلسه ی خاصی ندارید، یکی از جلسات همیشگی (به عنوان مثال جلسه ی هفتگی با کارکنان) را لغو کنید.
- اگر قصد برگزاری جلسه ای را دارید تا اطلاعاتی را با حاضران در میان بگذارید، بررسی کنید آیا یک ایمیل ساده می تواند روشی مناسب و کافی برای این اطلاع رسانی باشد یا خیر. جلسات را برای مواردی نگه دارید که نیازمند پاسخ مستقیم از اعضای گروه است، و یا وقتی که مسأله به حد کافی حساس باشد که حاضران بخواهند آن را شخصاً از شما بشنوند (اما نه آن قدر حساس که نیاز باشد فرد به فرد گفته شود).

اگر از مدعوین برخی جلسات هستید:

- وقتی می خواهید دعوت به جلسات مختلفی را بپذیرید، انتخابی تر عمل کنید، و این سوال را از خود بپرسید: اگر قرار باشد روز جلسه مرخصی استعلاجی بگیرید، آیا لازم است جلسه از نو برنامه ریزی شود؟ اگر پاسخ منفی است، پس شاید بتوانید دعوت را رد کنید. اما خطر این کار آن است که شاید شرکت کنندگان دیگر بدون شما تصمیم گیری های مهمی انجام دهند، یا ممکن است فرد مهمی متوجه غیبت شما شود. می توانید برخی از این ریسک ها را این گونه برطرف کنید که از قبل، از رئیس یا مسئول جلسه کسب اجازه کنید و پس از جلسه میهمانی های بزرگی برپا کنید تا ببینید آیا نیازی به نظر و اطلاعات شما درباره ی هر یک از نکات مورد بحث جلسه وجود دارد یا خیر.

- اگر غرق در کارهای مختلف هستید و نیاز به قدری تنفس دارید جلسات را روی تقویم خود ارزیابی کنید. آیا موردی از جلسات مکرر می بینید که دستور جلسه ای برای آن تعیین نشده باشد؟ آیا جلساتی وجود دارند که بتوانید آن ها را نادیده بگیرید یا جابه جا کنید؟ تصور نکنید تنها به این علت که جلسه ای در تقویم شما وجود دارد نمی توان تغییری در زمان آن ایجاد کرد. اما اگر می خواهید پس از آنکه دعوت به جلسه ای را پذیرفته اید آن را رد کنید، همراه با مسئول جلسه مطمئن شوید که نقش تان در جلسه حیاتی نیست زیرا ادب حکم می کند به او اطلاع دهید در جلسه حضور نخواهید داشت و در ساعات بعدی روز با همکارانتان بررسی ای داشته باشید و یا اگر می خواهید از مطالب عقب نمانید از آنها بخواهید که نکات جلسه را به شما نشان دهند.

اداره کردن جلسات می تواند مشکل باشد، زیرا اغلب خارج از کنترل شما هستند. شما نمی توانید درباره ی زمان، مدت، یا محتوای جلسه تصمیم گیری کنید، مگر آنکه میزبان آن باشید. اما باید بدانید می توانید انتخاب های سازنده تری انجام دهید. شما به دلیل کیفیت کارتان برای سازمان خود ارزشمند هستید، و نه به علت تعداد دعوت هایی که می پذیرید. وقتی درباره ی جلساتی که در آنها حضور پیدا می کنید گزینشی تر عمل کنید، توانایی خود را در اولویت بندی و مدیریت مناسب زمان تان اثبات می کنید.

به مسیر پیش رو فکر کنید

این قله ها و موانع همواره در زندگی شغلی شما وجود دارند، و نمی توانید به طور کامل از آن ها اجتناب کنید. اما اگر همواره مراقب آنها باشید و برنامه ی قاطعی برای برخورد با آنها داشته باشید، در هنگام بروز این چالش ها تصمیم گیری های بهتری در زمینه ی مدیریت زمان انجام خواهید داد، و با بیشترین سرعت ممکن به مسیر برنامه باز خواهید گشت.

خود را مجدداً ارزیابی کنید

مدیریت زمان فرایندی از نوع یک بار برای همیشه نیست. حتی اگر زمان خود را پیگیری می کنید، برنامه ای دقیق و هوشمندانه را دنبال می کنید، برای کارهایتان محدوده بندی زمانی انجام می دهید، و از اشتباهات متداول خودداری می کنید، پیشرفت خود را به صورت مداوم مورد ارزیابی و ارزیابی مجدد قرار دهید.
با تغییر اولویت ها و تکامل زمان بندیتان، برای آنکه بتوانید با برنامه پیش بروید باید سرسخت و حساس باشید.

این ۲ خصوصیت است که مدیران زمان عالی را از مدیران خوب مجزا می کند. توانایی مدیران زمان عالی تنها در آماده سازی و سپس پیروی از برنامه ها نیست؛ بلکه آنها قادرند بدون آمادگی نیز کارهایشان را انجام دهند. آنها از اشتباهات خود می آموزند، و تغییرات لازم را ایجاد می کنند.
آیا همچنان در مسیر برنامه هستید؟

ما می توانیم به راحتی در شلوغی هر روزه ی زندگی شغلی خود گیر کنیم و از مسیر اهداف کلی دور شویم. بنابراین حائز اهمیت است که سرعت را کاهش دهیم تا اطمینان حاصل کنیم اولویت های ما با اهداف مان تطابق دارند.

بهترین راه برای انجام این کار آن است که «خودبررسی هایی» را برنامه ریزی کنیم. این ها را مانند مراجعه به مطب پزشک تصور کنید. آیا همه چیز خوب کار می کند؟ آیا این ها علائم خطری هستند که باید نگران شان باشید؟ آیا مواردی وجود دارد که نیاز به بهبود داشته باشد؟

تعداد دفعات خود - بررسی های شما به موقعیت تان بستگی خواهد داشت. اگر چندین پروژه و مهلت زمانی را به صورت همزمان مدیریت می کنید، ممکن است لازم باشد خود را هر هفته، هر چند روز یک بار، یا حتی در پایان هر روز ارزیابی کنید. اگر هر یک از موارد فهرست وظایف خود را با موفقیت انجام می دهید و حذف می کنید، مهلت ها را از دست نمی دهید، نقاط مرجع را با موفقیت می گذرانید، و زمان کافی برای کار بر روی پروژه ها، وظایف، و مهارت هایی که بیشترین اهمیت را برایتان دارند پیدا می کنید، احتمالاً بررسی به صورت یک بار در ماه برای شما کافی خواهد بود.

بررسی، این فرصت را به شما می دهد، علایم خطر و حیطه هایی را که نیازمند بهبود هستند پیش از آنکه دیر شود تشخیص دهید تا بتوانید برنامه ی خود را تغییر داده و یا اولویت هایتان را جابه جا کنید. حتی اگر وضعیت مناسبی داشته باشید، بررسی مکرر، حداقل باعث می شود این آرامش خاطر را داشته باشید که برنامه تان به خوبی پیش می رود.

در هنگام بررسی، این پرسش ها را از خود بپرسید:

- آیا هر روز حس می کنم که آماده و متمرکزم؟

- آیا حس می کنم که زمان کافی برای به انجام رساندن همه ی کارها دارم؟

- آیا کارهایی را که برنامه ریزی کرده ام به پایان می رسانم؟

- آیا هر هفته پیشرفت قابل قبولی دارم؟

- آیا همواره با سرعت مناسب و معقولی کار می کنم؟

- آیا برآوردهای زمانی من نسبت به گذشته دقیق ترند؟

- آیا به مهلت های زمانی می رسم؟

- آیا به اهدافم دست می یابم؟

این پرسش ها کمک می کنند آغاز کنید. اما اگر خود نیز سؤالی دارید می توانید به این فهرست اضافه کنید. اگر نقطه ضعف خاصی دارید (برای مثال تمایل به تعویق) بهتر است میزان بهبود خود در این حیطه را نیز ارزیابی کنید.

بازگشتن به مسیر

پاسخ های شما به پرسش های مرحله ی بررسی، مجموعه اقدامات تان را تعیین خواهد کرد.

- در مسیر. اگر پاسخ تان به اکثر سؤالات «بله» است، این یعنی در مسیر درست هستید. عالی است! با آنچه که انجام می دهید پیش بروید و تغییراتی را که مناسب می بینید ایجاد کنید.
حتی اگر همه چیز به خوبی پیش می رود، زمانی را اختصاص دهید تا آنچه را که از آخرین بررسی خود تاکنون آموخته اید یادداشت کنید.

به عنوان مثال اگر درباره ی مدت زمان انجام پروژه ای محاسبه ی غلطی انجام داده اید، این مسأله را یادداشت کنید تا اشتباه خود را دوباره تکرار نکنید. مدیریت زمان، یک فرایند یادگیری مداوم است.

ممکن است گاهی اوقات شکست بخورید، اما در صورتی که در خلال این فرایند بیاموزید، می توانید در آینده تصمیمات بهتری بگیرید. اینجاست که باید آموخته ها را به ذهن بسپارید تا بتوانید آنها را در فرصت های بعدی به کار بندید.

- خارج از مسیر. اگر پاسخ تان به چند مورد از این سؤالات «خیر» بوده، ممکن است لازم باشد تغییراتی ایجاد کنید. که برخی از این تغییرات می تواند واضح باشد. برای مثال اگر مهلت های زمانی خود را از دست می دهید، شاید بتوانید با افزودن زمان بیشتر به برآوردهای آینده تان مشکل را حل کنید. اما حل برخی مشکلات می تواند نیازمند زمان بیشتری باشد. به عنوان مثال اگر در مسیر رسیدن به اهداف کلی خود نیستید، شاید لازم باشد قدری خود را بررسی کنید.

یک نقطه ی خوب برای شروع، دیدی کلی است که ایجاد کرده اید (اولویت ها، اهداف، و تقسیم بندی های زمانی تان). آیا اهدافی که تعیین کرده اید بیش از حد بزرگ هستند؟ تقسیم بندی های زمانی تان عملی نیستند؟ آیا اولویت هایتان را به درستی تعیین کرده اید؟
اگر چیزی را فراموش یا اشتباه محاسبه کرده اید نگران نباشید: سنجش این گونه موارد مشکل است و اغلب، ایجاد برخی تغییرات ضروری خواهد بود. وقتی چنین اتفاقی رخ می دهد، باید اهداف خود را به شکلی واقع بینانه کوچک تر کنید، تقسیم بندی های زمانی تان را تغییر دهید، و یا ترتیب اولویت هایتان را عوض کنید.

اگر همچنان چیزی را از دست می دهید، سعی کنید دوباره زمان خود را پیگیری کنید. شاید بار اول چیزی را فراموش کرده اید، شاید حجم کارتان افزایش یافته، یا شاید عادات بد جدیدی آموخته اید.

چه در مسیر باشید و چه خارج از مسیر، نکته ی مهم این است که پیوسته یادگیری را ادامه دهید. بنابراین تغییراتی ایجاد کنید. تلاش کنید که بهتر عمل کنید. ارزیابی و ارزیابی مجدد انجام دهید. اگر هر گاه نیاز باشد آماده سازی، برنامه ریزی، و اولویت بندی کنید و استمرار داشته باشید، کم کم به یک مدیر زمان اثربخش تبدیل خواهید شد.

پایان

منبع: مدیریت زمان - ترجمه نرگس شفیعی

  • منبع
  • حقوق نیوز

دیدگاه

شما هم می توانید دیدگاه خود را ثبت کنید



کد امنیتی کد جدید