امروز: پنج شنبه, ۰۹ فروردين ۱۴۰۳ برابر با ۱۷ رمضان ۱۴۴۵ قمری و ۲۸ مارس ۲۰۲۴ میلادی
کد خبر: 268443
۸۰۴۴
۷
۰
نسخه چاپی
مریلین آستین تارلتون

نکاتی برای کسب و کار موفق وکلا

لبینبرگ معتقد است که برای داشتن یک طرح کسب و کار موفق باید انتظارات واقع بینانه ای داشته باشید و مطابق با این انتظارات یک برنامه استراتژیک واقع بینانه و قابل قبولی برای کسب و کارتان تهیه نمایید

نکاتی برای کسب و کار موفق وکلا

کسب و کار موفق آرزوی هر فردی در هر نوع فعالیتی است و شغل وکالت نیز از این قضیه مبرا نیست.

نکاتی برای کسب و کار موفق وکلاء

دنیای تجارت دنیای پیچیده ای است و این موضوع را می طلبد که افراد و موسسات حقوقی بسیار هوشمندانه تر از گذشته در فضای کسب و کار و تجارت گام بردارند. متاسفانه کتاب های حقوقی در کشور غالباً بر روی مباحث و قوانین ثقیل حقوقی تمرکز کرده اند و هیچ گونه حرکت جدی و حرفه ای در امر تسهیل و کمک به شغل وکالت در روابط عمومی، برندینگ شخصی، آداب معاشرت و بازاریابی صورت نداده اند.

نکته اول

در اطراف شما افرادی زیادی وجود دارند که می توانند به شما در انجام کارهای مختلف کمک کنند. سعی نکنید همه کارها را خودتان به تنهایی انجام بدهید.

  • کارفرمای خودتان باشید

با داشتن دفتر کار شخصی، این شما هستید که تصمیم می گیرید چه کارهایی را در چه زمان هایی و به چه شکلی انجام دهید. شاید بخواهید شب ها تا دیر وقت کار کنید یا صبح ها دیرتر به محل کارتان بروید و یا برای تماشای یک بازی فوتبال، کار را تعطیل کنید. بهترین چیزی که در مورد کارفرما بودن به ذهن می رسد این است که هرگز مجبور نیستید کاری را انجام بدهید که دیگران از شما می خواهند. امروزه فشارهای اقتصادی، اکثر وکلا را به سمت تاسیس دفترهای شخصی برای وکالت سوق می دهند. در واقع یک وکیل کارفرما در دفتر شخصی خود می تواند پرونده هایی مطابق با شرایط روحی و سلیقه خود را انتخاب کند و با توجه به شرایط موردنظر خودش کار کند. لیبنبرگ می گوید: یک روز فرزند کوچکم در مهد کودک منتظر من بود، اما من مجبور بودم با رئیس شرکت در مورد یک پرونده خیلی مهم صحبت کنم، به همین دلیل فرزندم را فراموش کردم. اتفاق آن روز به قدری برایم دردناک و غیرقابل بخشش بود که از همان روز تصمیم گرفتم کارمند کسی نباشم و در دفتر شخصی خود کار کنم.
پس از آن لیبنبرگ تصمیم گرفت تا با کمک 5 نفر از همکارانش کتابی را منتشر کند. این کتاب به زبانی ساده و بی پرده از 101 زن موفقی سخن می گوید که توانسته اند کسب و کار شخصی خودشان را راه اندازی کنند.
در این کتاب کارآفرینانی همچون مارشا ای سیمس، آماندا گرین الکساندر، جولی، فرشمن، جورجیا ای لانگ، لیبنبرگ و کارن او لاک وود در مورد چگونگی راه اندازی کسب و کار شخصی و چالش های پیش روی کارآفرینان در زمینه فعالیت های حقوقی و وکالت سخن می گویند.

  •  یک طرح کسب و کار درست و منطقی داشته باشید

لبینبرگ معتقد است که برای داشتن یک طرح کسب و کار موفق باید انتظارات واقع بینانه ای داشته باشید و مطابق با این انتظارات یک برنامه استراتژیک واقع بینانه و قابل قبولی برای کسب و کارتان تهیه نمایید. برای شروع کسب و کارتان به دنبال گرفتن وام های کلان نباشید. به شغلتان و فرصت های کاری پیش رویتان واقع بینانه نگاه کنید. قطعاً شما نمی خواهید از بانک وام کلانی بگیرید و برای پرداخت اقساط آن خود و ضامنتان را به خطر بیاندازید. به خاطر داشته باشید قبل از اینکه محل کار قبلی را ترک کرده و کسب و کار خودتان را راه اندازی کنید حتماً این موضوع را با یکی از همکاران خوبتان در میان بگذارید، شاید بتوانید از او در کسب و کار جدید خود استفاده کنید. برای شروع کار تعداد زیادی کارمند استخدام نکنید. ابتدا باید مطمئن شوید که پرداخت مخارج ماهیانه دفترتان از عهده شما خارج نیست. با شروع کار جدید، قطعاً ساعت های کاری بیشتری را به کار مشغول خواهید بود. چون حالا دیگر درش رکت خودتان مشغول به کار هستید و برای کسب درآمد بیشتر و پرداخت هزینه های ماهیانه دفتر انگیزه زیادی دارید.

  • سعی کنید مسئولیت هایتان بیشتر از توانایی هایتان نشوند

الکساندر معتقد است که برای موفقیت در دفتر کاری شخصی تان ابتدا باید توانایی ها و مهارت های خود را به خوبی بشناسید و بدانید که دقیقاً از عهده چه کارهایی بر می آیید و همچنین قادر به انجام چه کارهایی نیستید. در این صورت به راحتی می توانید پرونده های مناسب با توانایی ها و علایق خود را قبول کنید. سعی کنید پرونده های نامناسب را قبول نکنید. یادتان باشد پول همه چیز نیست. گاهی قبول کردن یک پرونده بسیار مشکل که از عهده شما نیز خارج است می تواند به شهرت و اعتبار شما و شرکتتان آسیب بزند. از طرفی اگر زمان کافی برای رسیدگی به همه مشتریان را ندارید بی جهت به آن ها قول ندهید. حتماً قبل از قبول پرونده مشتریان، در مورد محدودیت های زمانی تان با آن ها صحبت کنید و در مورد تاریخ انجام کارهای مربوط به پرونده، با آنها به توافق برسید. گاهی قبول چندین پرونده به طور همزمان باعث سردرگمی شما شده و شاید نتوانید به همه آن ها به درستی و در موعد مقرر رسیدگی کنید.

  • روابط خود را با مشتریان قبلی حفظ کنید.

یکی از چالش های پیش روی وکلایی که اقدام به تاسیس و راه اندازی دفتر وکالت شخصی خود می کنند، نداشتن مشتری است. قبل از اینکه شرکت قبلی را ترک کنید می توانید اطلاعاتی در مورد مشتریان بالقوه جمع آوری نمایید. البته جذب مشتریان یک شرکت کار صحیح و اخلاقی نیست. سعی نکنید مشتریان راضی که در حال حاضر پرونده ای در جریان دارند را برای شرکت خودتان جذب کنید. بلکه مشتریانی که قبلاً پرونده ای در شرکت داشته اند و یا کسانی که از همکاری با شرکت صرف نظر کرده اند و یا از کار شرکت راضی نبوده و با آن ها قطع همکاری کرده اند، مشتریان بالقوه ای هستند که می توانید اطلاعات آن ها را برای خودتان جمع آوری کنید. یادتان باشد مشتریان، بزرگترین سرمایه هر شرکت هستند.

  • روابط خود را با وکلای دیگر حفظ کنید.

سعی کنید از وکلای با تجربه تر و حرفه ایی تر کمک بگیرید. حتی می توانید در برخی پرونده ها به صورت داوطلبانه و به عنوان دستیار با آن ها همکاری نمایید. همکاری با وکلای حرفه ای و با تجربه و مشهور قطعاً فرصت های کاری جدیدی را پیش روی شما قرار خواهد داد. از طرفی شما می توانید تجربیات جدیدی را کسب کنید. همچنین برای اداره بهتر دفتر کارتان می توانید بر روی توصیه و کمک های فکری آن ها حساب نمایید.

  • همانند شرکت های بزرگ عمل کنید.

فرشکن معتقد است که شما بازاریاب شرکت خودتان هستید، پس باید مثل شرکت های بزرگ عمل کنید. سعی نمایید در سخنرانی ها و جلسات مختلف شرکت کنید. با وکلای مشهور آشنا شوید. مقاله بنویسید و با نشریات و رسانه های مختلف ارتباط برقرار نمایید. در مراسم محلی شرکت و در مورد مقاله های خود سخنرانی نمایید. فعالیت های اجتماعی خود را گسترش دهید. جوجیا لانگ می گوید: وقتی شروع به نوشتن مقاله می کنید به زودی از شما دعوت می شود تا در مراسم مختلف سخنرانی کنید. کافی است کمی مشهور شوید تا روزنامه ها و مجلات خودشان به سراغ شما بیایند.

  • وقتی به چیزی که ارائه می دهید ایمان داشته باشید راحت تر می توانید آن را به دیگران بفروشید.

اکثر وکلا ادعا می کنند که در هنگام کار کردن در یک شرکت حقوقی هرگز برای آنچه که شرکت ارائه می دهد بازاریابی نکرده اند. آن ها هرگز برای فروش خدمات شرکت تلاشی نمی کنند. اما همین افراد هنگامی که دفتر شخصی خود را راه اندازی می کنند تمام تلاش خود را برای معرفی خدماتشان به مشتریان انجام می دهند. آن ها معتقدند که بازاریابی و فروش خدمات و جذب مشتریان همیشه برای آن ها یک وظیفه بوده که انجام آن نیز بسیار دشوار بوده است. اما هنگامی که آن ها در شرکت خودشان مشغول به فعالیت می شوند دیگر این مسئله یک وظیفه سخت و خسته کننده نیست. بلکه آن ها به خدماتی که مشتری ارائه می دهند ایمان دارند و از جذب مشتریو متقاعد کردن وی لذت می برند.

  • تصمیم گیری کنید

همه ما روزانه چندین بار در معرض تصمیم گیری های مختلف قرار می گیریم، اما گاهی اوقات تصمیم گیری در مورد یک موضوع می تواند غیرممکن باشد. حال چگونه این کار را انجام می دهید؟ شیر و خط می اندازید و یا بازی سنگ، کاغذ و قیچی می کنید؟ برای تصمیمات این پا و آن پا می کنید و به عواقب بد و مضرات آن فکر نمی کنید؟ یا فقط نیمه پر لیوان را دیده و از دیدن معایب آن چشم پوشی می نمایید؟ همه ما هر روز به نوعی با چنین معضلاتی درگیر هستیم. اما به راستی در این شرایط چه باید کرد؟ شاید نکات زیر برای مقابله با این شرایط مفید باشند:

- تکلیف خود را انجام دهید

اطلاعات مربوط به موضوع مورد نظر را از قبل جمع آوری کنید. مهمترین تصمیمات لزوماً تصمیماتی عجیب و غریب و خارق العاده نیستند. شما فرصت دارید. کمی فکر کنید و با توجه به شرایط پیرامون خود تصمیم گیری نمایید.

- به کارمندان خود اعتماد کنید.

چنانچه افرادی را در اختیار دارید که می توانند کارهای تحقیقاتی انجام دهند، اطلاعات لازم را فراهم کرده و زمینه ها و مقدمات لازم برای تصمیم گیری های شما را برایتان فراهم سازد، در این صورت از آن ها کمک بگیرید و از ایده هایشان استفاده کنید. اگر اطلاعات و تحقیقات ان ها را نادیده بگیرید و کار آن ها را مجدداً خودتان انجام بدهید، ان ها دیگر با جدیت کار نمی کنند و تعهد کمتری نسبت به کار شما خواهند داشت. اگر کارمندان شما بدانند چیزی را که در اختیار شما می گذارند پذیرفته خواهد شد، بیشتر تلاش می کنند.

- توصیه پذیر باشید

دوستی همیشه می گفت، همه ما همیشه صاحب نظر و دیدگاه هستیم و همه مردم تا زمانی که می دانند نظراتشان برایشان مسئولیتی ایجاد نمی کند دوست دارند که آن ها را با دیگران به اشتراک بگذارند. بنابراین، سعی کنید به کارکنان خود بفهمانید که نظراتشان تا چه اندازه برای شما اهمیت دارد و شما صرفاً قصد دارید از اطلاعات آن ها کمک بگیرید و در نهایت این شمایید که تصمیم گیرنده هستید.

- ابهامات را بپذیرید

برای گرفتن یک تصمیم دشوار لازم نیست همه اطلاعات را در اختیار داشته باشید. اگر همه اطلاعات را در اختیار داشته باشید دیگر تصمیم گیری دشوار نخواهد بود. صرفاً به این بسنده کنید که باید به نحوی تصمیم خود را بگیرید. حال آن را هر چه می خواهید بنامید: ریسک یا جسارت. مطمئن باشید پس از اجرایی کردن تصمیم تان نتیجه کار را خواهید دید. پس هرگز از تصمیم گرفتن نترسید.

- استراتژی خود را انتخاب کنید و ادامه بدهید

هیچ چیز بدتر از این نیست که در مورد موضوعی تصمیم بگیرید و سپس نگران آن باشید. این کار هم روحیه شما و هم روحیه دیگران را تخریب می کند و باعث می شود که در کارهای دیگرتان تمرکز نداشته و از کارهای خود نتیجه نگیرید. چنانچه اشتباه کنید با انبوهی از مشکلات دیگر نیز مواجه می شوید که مجبور خواهید شد در مورد آن ها به حدس و گمان روی بیاورید.

- بپذیرید که گاهی اوقات ممکن است اشتباه کنید. مسئولیت کار خود را بر عهده بگیرید و این روند را ادامه دهید.

  • اهمیت آموزش

فرض کنیم که شما در حال آماده سازی یک مقاله تحقیقاتی هستید. در مورد آن تحقیق کرده و مطالب آن را تهیه کرده و سپس آن را به منشی تان می دهید تا آن را طبق برخی دستورالعمل ها ویرایش کند و جداول و پیوست ها را به طور دقیق در آن جای دهد. بعد از گذشت یک هفته مقاله را از منشی تان می گیرید و سریعاً ویرایش آن را آغاز می کنید و آن را دوباره برای ویرایش به منشی تان بر می گردانید. یک هفته بعد زمانی که روند کار را از وی می پرسید متوجه می شوید اصلاح مجدد جداول و پیوست ها به زمان زیادی نیاز دارد زیرا با انجام ویرایش توسط شما، صفحات تغییر زیادی کرده اند. این نوع ویرایش و کنترل مجدد مستلزم صرف زمان زیادی است. آیا تا به حال از خودتان پرسیده اید که تا چه اندازه با عملکرد نرم افزار مایکروسافت ورد آشنایی دارید؟ آشنایی کامل با این نرم افزار از ملزومات کار شما است.

ممکن است تصور کنید که لازم نیست در این مورد اطلاعاتی داشته باشید. اما نمی دانید که با کمک این نرم افزار، جداول تنها طی چند دقیقه ایجاد شده و بروز رسانی آن ها تنها ظرف چند ثانیه انجام می گردد. به بیان واضح تر: ما در مورد ساعت ها و روزها در برابر دقیقه ها صحبت می کنیم – یعنی مدت زمانی که می توانستید برای کارهای ضروری دیگر صرف کنید.

درک قابلیت های کامل نرم افزار مورد استفاده در کار شما، حتی اگر خودتان واقعاً از آن استفاده نمی کنید بسیار مهم است. این بدان معناست که شما باید کار کردن با برخی نرم افزارها را بلد باشید حتی اگر از آن ها استفاده نمی کنید. زیرا در غیر اینصورت هرگز متوجه نمی شوید که آیا کارکنان تان درست کار می کنند یا نه. البته مشکل اصلی اینجاست که انجام کاری که ظرف مدت زمان کوتاهی قابل انجام است روزها طول می کشد.

  • این حقیقت تلخ را قبول کنید و کمی آموزش ببیند

- از یک مربی خصوصی دعوت کنید تا چند جلسه آموزش تخصصی برایتان برگزار کند و به شما نشان دهد نرم افزاری که روزانه از آن استفاده می کنید چه قابلیت هایی برای افزایش بهروری دارد.

- چند منبع آموزشی برای نرم افزاری که اکثراً از آن استفاده می کنید (مثل نرم افزار ورد) پیدا کنید. گوگل به شما برای یافتن چنین منابعی کمک می کند.

- اگر فردی در اداره، خانواده، جمع دوستان یا همکاران شما در این نرم افزار، تخصص زیادی دارد، ترتیبی دهید تا دائما با آن ها تبادل اطلاعات داشته باشید.

- چند کتاب در رابطه با آموزش نرم افزارهای اصلی را به کتابخانه تان اضافه کنید. یکی از کتاب ها را انتخاب کرده و به خودتان قول دهید که هر هفته یک فصل از آن را بخوانید.

- از اینترنت کمک بگیرید. اینترنت پر از وبلاگ های مربوط به فناوری و وب سایت های مختص نکات نرم افزاری (رایگان) است.

- در سمینارهای اس ال ایی مختص فناوری های مورد استفاده وکلا شرکت کنید. این سمینارها، اطلاعات فوق العاده ای در اختیار شما قرار می دهند. ممکن است با حضور در این جلسات دیگر نیازی به آموزش بیشتر نداشته باشید.

نکته دوم

یک قاعده کلی وجود دارد که نشان می دهد عملکرد کارکنان با میزان حقوق دریافتی آن ها رابطه ای مستقیم دارد. پس به کارکنان خود اهمیت بدهید.

  • در حل مشکل از همه کمک بگیرید.

تلاش کنید که همه کارکنانتان به نحوی مشکلات پنهان خود و شرکت را افشاء نمایند. از آن ها بخواهید که در مورد این مشکلات آزادانه صحبت کنند و به شما در یافتن راه حل کمک کنند. از آن ها سوال بپرسید و به خاطر پاسخ های شفاف شان به آن ها پاداش بدهید.

-چرا سوال بپرسیم؟ زیرا دریافت یک دیدگاه متفاوت همیشه در حل مسائل و تصمیم گیری های سودمند است. در بهترین حالت، وقتی شما در مورد دیدگاه های مردم پرس و جو می کنید این باعث می شود که آن ها راجع به خود احساس خوبی پیدا کرده و به نفع شما تلاش کنند.

-از چه کسی پرس و جو کنیم؟ از هر کسی که نسبت به شما دیدگاه متفاوت و یا بهتری دارد، مانند شریک، دستیار، دستیار حقوقی، موکل و یا پیک شرکت. با امنیت خاطر سوال کنید و حتی در صورت لزوم پیشنهاد بدهید. بطور منظم برای دریافت بازخورد رفتار خود سوال کنید و به دنبال آن تغییرات و اصلاحات لازم را انجام دهید.

-چه زمانی پرس و جو کنیم؟ محدودیت زمانی ندارید. شما می توانید در یک قالب رسمی و در طی بازرسی عملکرد کارکنان از آن ها پرس وجو کنید، و یا این کار را در قالبی غیررسمی و تصادفی انجام دهید. همچنین می توانید بعداً و در پایان یک پروژه این کار را انجام دهید. اینگونه سوال کنید که به نظر شما روند کار چگونه بوده است؟ و یا اینکه تیم شما چگونه می توانست عملکرد بهتری داشته باشد؟ بنابراین نشان دهید که از انتقادات سازنده استقبال می کنید.

-حتی در شادترین محیط های کاری نیز کارمندان آزاردهنده و تنش آفرین همواره وجوددارند. اما وقتی که تنش ملایم به یک عامل مخرب تبدیل می شود، باید بدانید که همه همکاران می توانند به شما کمک کنند تا این مسأله برطرف شود.

  • یک مدیر بازاریابی استخدام کنید.

مشتریان مهمترین سرمایه یک شرکت حقوقی یا دفتر وکالت هستند. شما به عنوان یک وکیل قطعاً زمان کافی برای حفظ مشتریان قبلی و یا جذب مشتریان جدید ندارید. پس بهتر است از یک بازاریاب یا مسئول روابط عمومی کمک بگیرید. یک بازاریاب حرفه ای می داند چطور باید فعالیت های شما را گسترش بدهد و به جذب مشتریان جدید کمک نماید و برای شما به عنوان یک وکیل خبره شهرت و اعتبار ایجاد کند و همچنین روابط شما را با مشتریان قبلی حفظ نماید. دعوت از یک مشتری بسیار خوب برای صرف شام در یک رستوران مجلل، ارسال کارت دعوت برای سال نو، ارسال هدایای تبلیغاتی، ارسال پیامک تبریک در روز تولد مشتریان و غیره از جمله فعالیت هایی هستند که یک بازاریاب یا مسئول روابط عمومی می تواند با کمک آن ها به شما و دفتر کارتان شهرت و اعتبار ببخشد و در مشتریان وفاداری و حس اعتماد ایجاد کند. مشتریان وفادار قطعاً، شما را به دیگران معرفی خواهند کرد و دامنه مشتریان شما را گسترش خواهند داد.

- از فعالیت های تبلیغاتی استفاده کنید. از مسئول روابط عمومی و یا بازاریاب خود کمک بگیرید و برای شرکت خودتان تبلیغات کنید. مثلاً فعالیت هایی از قبیل برگزاری جلسات صرف نهار یا شام با مشتریان ارزشمند و قوی شرکت، نوشتن مقالات و انتشار آن ها در مطبوعات، فعالیت در شبکه های اجتماعی و همکاری با انجمن ها و سخنرانی در مراسم مختلف و غیره می توانند روش های خوبی برای بیشتر دیده شدن شما باشند.

البته شما مجبور نیستید یک بازاریاب قوی و کارآمد را به صورت تمام وقت استخدام کنید. تعداد زیادی از بازاریابان متخصص و حرفه ای وجود دارند که می توانید از آن ها به صورت پاره وقت و یا دورکاری کمک بگیرید. لزوماً حضور یک بازاریاب در دفتر کارتان به معنی پیشبرد اهداف تبلیغاتی شرکت نیست. بازاریابان حرفه ای به راحتی از راه دور نیز می توانند برای تبلیغات و گسترش فعالیت های شرکت، برنامه ریزی کنند.

- از اشتباهات احمقانه ای که وکلا در دفتر کارشان مرتکب می شوند دوری کنید. با توجه به اینکه وکلا برای حفظ روش های کاری خود و خدمت رسانی مناسب به موکلین باید هر کاری را انجام دهند، معمولاً نمی توان از آن ها انتظار داشت که در زمینه فناوری های نو تخصص کامل داشته باشند. با این وجود، برخی از مسائل خیلی مهم وجود دارند که ممکن است بسیاری از وکلا به آن ها اهمیت ندهند و در رعایت این مسائل مهم و حیاتی کوتاهی کنند. در اینجا اشتباهات فاحشی وجود دارند که غالباً در شرکت ها اتفاق می افتند و شما قطعاً از دیدن آن ها متعجب می شوید.

-کامپیوتر روشن مانده و هیچ رمز عبوری برای صفحه نمایش تنظیم نشده است: اگر می خواهید کارکنان یا نگهبان عکس ها و فایل های شخصی شما را بدارند و در فایل های شما جستجو کند، روشن گذاشتن کامپیوتر قطعاً روش خوبی است.

-کامپیوترتان خاموش نمی شود:گاهی می خواهید 15 برنامه را به طور همزمان بر روی سیستم اجرا کنید و همین امر باعث می شود تا کامپیوتر با مشکل مواجه شود و ممکن است برنامه ها در هنگام خاموش کردن کامپیوتر بسته نشوند. مشکلات فنی دیگری هم وجود دارند که ممکن است مانع عملکرد سیستم شما شود. رفع این مشکل ساده است: یا دستگاه را هر شب خاموش کنید یا اگر کنترل از راه دور دارد، هنگام ناهار آن را خاموش کنید. یادتان باشد خاموش کردن دستگاه روزی یک بار، یک قانون است.

-رمزهای عبور کامپیوترتان بسیار کوتاه و ناامن هستند: طول رمزهای عبور باید 12 کاراکتر باشد – در این مورد دیگر نباید استثنایی وجود داشته باشد. هر شخصی ب هر تخصصی در فناوری اطلاعات می تواند با استفاده از ابزارهای موجود ظرف کمتر از دو ساعت یک رمز عبور 8 کاراکتری را باز کند.

اما باز کردن رمزی با 12 کاراکتر 17 سال طول می کشد. یک سارق اطلاعات قطعاً نمی تواند اینقدر صبر کند. این کار را برای خود آسان کنید و یک رمز عبور ایجاد کنید.

-رمزهای عبور در جاهای بسیار آسان ذخیره می شوند: بسیاری از افراد هنگام به یاد آوردن رمزهای عبور یا شناسه های ورود خود با مشکل مواجه می شوند. بارها شاهد این بوده ایم که افراد رمز عبور خود را بر روی مانیتور، زیر کیبورد و سمت راست بالای کشوی میز چسبانده اند. می توانیم حدس بزنیم که سارقین اطلاعاتی این مکان ها را به راحتی می توانند پیدا کنند.

-بر روی کامپیوترها یک نرم افزار غیرقانونی وجود دارد: صرفه جویی یا دقت در چیزهای کوچک و بی دقتی و ولخرجی در چیزهای بزرگ، یک اشتباه رایج است. آمار نصب نرم افزارهای تجاری به ازای هر بار نقض حق نسخه برداری جریمه ای با مبلغ 150 هزار دلار در نظر گرفته است. اگر چنین موردی در دفتر شما کشف شود، بعید است از این جریمه خوشحال شوید.

به هر حال اغلب اخطارهایی که از اتحادیه نرم افزارهای تجاری دریافت می کنید به خاطر اشتباهات کارمندان است. آیا به تمام کارمندان خود اعتماد کامل دارید؟

سیستم پشتیبان بد کار می کند: این امر به طور اجتناب ناپذیری رخ می دهد. مهم نیست که از چه نوع سیستم پشتیبانی استفاده می کنید. حتماً باید تست بازیابی داده ها را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید همه چیز به خوبی پیش می رود. حتی در صورتی که از یک سیستم پشتیبانی آنلاین استفاده می کنید، باید این کار انجام دهید.

-هیچ کلمه عبوری بر روی گوشی موبایلتان وجود ندارد. قانون محرمانه بودن اطلاعات موکل را به یاد می آورید؟ چقدر می توانید تنبل باشید؟ اگر بر روی گوشی خود کلمه عبور ندارید، همین الان بدون معطلی یک رمز عبور برای آن بسازید.

نکته سوم

همیشه حق با مشتری است

  • سعی کنید مشتری عصبانی را آرام کنید.

فرض کنید یک هفته تمام سخت کار کرده اید. پنج شنبه بعد از ظهر است و شما همه پرونده ها را مرتب کرده اید. کامپیوتر خود را خاموش کرده اید و آماده رفتن به خانه شده اید. ناگهان درب باز می شود و یک مشتری نگران و عصبانی وارد اتاق می شود و شروع به تعریف کردن مشکلش می کند. شما چه کار می کنید؟ آیا باید با او وارد بحث شوید؟ آیا باید او را از اتاق بیرون کنید؟ یا از حق خودتان بگذرید و به درد و دل های او با آرامش گوش کنید؟ قطعاً همیشه حق با مشتری است. اما این به این معنا نیست که شما از حق واقعی و قانونی خود بگذرید. در چنین شرایطی سعی کنید ابتدا یک نفس عمیق بکشید. مدت زمان کوتاهی را به گوش کردن به حرف های وی اختصاص بدهید و با چند کلمه او را به آرامش دعوت کنید و سپس در کمال آرامش از او بخواهید که شنبه صبح به دفتر شما بیاید.

به او اطمینان بدهید که در اولین فرصت به پرونده ی وی رسیدگی می کنید و برای کمک به وی از هیچ کاری دریغ نمی کنید. این هنر شماست که بتوانید یک فرد نگران و عصبی را آرام کرده و از وی یک مشتری بالقوه بسازید. گاهی نیز ممکن است از طرفی فرض کنید که یکی از مشتریانتان از خدمات شما ناراضی بوده وبا عصبانیت وارد اتاق شما شده و شروع به داد و بیداد و بد و بیراه گفتن می کند. فراموش نکنید شما یم وکیل هستید، کسی که حرفه اش حل کردن مشکلات مردم است. پس باید بتوانید ابتدا احساسات خود را کنترل کنید. در چنین شرایطی: هرگز به مشتری عصبانی خود توهین نکنید، تقصیر را بر گردن کارکنان خود نیاندازید، مسئولیت اشتباهات خود را بپذیرید، به حرف های وی به خوبی گوش کنید، به وی اطمینان بدهید که این اشتباه مجدداً تکرار نخواهد شد و نهایتاً اینکه برای رفع مشکل وی تمام تلاش خود را بکنید.

به خاطر داشته باشید که درون هر فردی یک کودک نهفته است. زمانی که افراد تحت فشارهای روحی قرار بگیرند و یا به شدت عصبانی شوند، ممکن است کودک درون آنها خود را نمایان سازد و فرد کنترل خود را از دست بدهد. این هنر وکیل است که بتواند کنترل اعصاب خود را حفظ کند و شرایط را پیچیده تر نکند بلکه به فرد عصبانی احساس امنیت و آرامش بدهد. مشتری بعد از این اتفاق، قطعاً حس احترام و وفاداری بیشتری نسبت به شما خواهد داشت. نکات ذیل می توانند به شما در کنترل چنین شرایطی کمک کنند:

-ابراز همدردی

-روشن کردن مشکل

-عذرخواهی کنید حتی اگر مقصر نیستید

-به مشتری اطمینان بدهید که قصدتان کمک به حل مشکل است

-به مشتری نشان بدهید که برایش ارزش قائل هستید

-گزینه های احتمالی را با او بررسی کنید و سعی نمایید با کمک وی یک راه حل مناسب پیدا کنید

-در مورد راه حل مورد نظر توافق کنید

شما با آرامش و زیرکی می توانید مشتری عصبانی را به مسیر دلخواهتان هدایت کنید و از این بحث به صورت موفقیت آمیزی نتیجه بگیرید. اگر بتوانید اینگونه رفتار کنید هر دوطرف، برنده خواهید بود.

  • نپذیرفتن برخی از موکلین

وقتی یک وکیل تازه کار هستید، هر موکلی را با آغوش باز می پذیرید. وکلای با تجربه می دانند که ضرورتاً نباید این کار را انجام دهند.

کارشناسان حقوقی همچون آنتونی دیویس به ما می گویند که دقت در انتخاب مشتری نه تنها برای مدیریت ریسک، بلکه برای حس شما نسبت به کارتان مهم است.

هرگز سعی نکنید تمام مشتریانی که به شما مراجعه می کنند را بپذیرید. خیلی از پرونده ها وجود دارند که از عهده ی شما خارج هستند. از طرفی خیلی از وکلا مجبورند روزانه با مشتریانی سر و کله بزنند که قصد خاتمه دادن به مشکلاتشان را نداشته و هر روز با یک مشکل جدید مواجه می شوند. این گونه مشتریان بیشترین وقت و انرژی را از وکیلشان گرفته و در نهایت نیز در پرداخت دستمزد وکیلشان کوتاهی می کنند. خودتان را درگیر چنین مشتریانی نکنید. هر چند وقت یکبار لیست موکلین خود را مرور کنید. آن ها را اولویت بندی کنید و سپس در کمال شجاعت، مشتریانی که فقط قصد از بین بردن انرزی و وقت شما را دارند و پرداختی هایشان را به موقع انجام نمی دهند از لیست خود حذف نمایید؛ به همین راحتی.

بدین ترتیب شما وقت آزادتری داشته و با فکری آزاد و خیالی آسوده تر می توانید به امور مشتریان با ارزش خود رسیدگی کنید. در این صورت هم رضایت شما از کارتان بیشتر خواهد شد و هم مشتریان راضی تری خواهید داشت.

نکاتی برای کسب و کار موفق وکلا

نکته 4

هرگز ناامید نشوید. فقط به این فکر کنید که چطور می توانید مشکلات را حل کنید.

  • هنر ما بودن

مدیران موفقی که در شرکت های بزرگ کار کرده اند، یاد گرفته اند که به جای استفاده از کلمه من از کلمه ما استفاده کنند. آن ها خودشان را در سازمان حل می کنند و اهداف سازمان را جزئی از اهداف خودشان می دانند.

در چنین شرایطی این افراد تخصص و دانش خود را در اختیار دیگران قرار داده و سعی می کنند تا با همکاری یکدیگر به اهداف سازمانی دست پیدا کنند.

این افراد موفقیت خود را موفقیت همکاران و در نهایت موفقیت سازمان می دانند. در واقع ما بودن یک نوع ایدئولوژی و روش فکر است. البته متاسفانه وکلا اغلب بر خلاف این موضوع رفتار می کنند. آن ها سازمان های حقوقی را وسیله ای برای رسیدن به اهداف خود تلقی می کنند و از این سازمان ها به عنوان سکوی پرتاپ استفاده می کنند. ما یودن و تفکر جمعی یک هنر است. با این دیدگاه می توانید از تمامی کارکنان در رسیدن به اهداف سازمانی کمک گرفته و در نهایت برای موفقیت های گروهی خود جشن بگیرید.

اولین کسی که از این روش بهره می برد خود شما هستید. شما به عنوان یک وکیل همیشه درگیر پرونده های سخت و مشکل هستید و شاید زمان کافی برای انجام کارهای دیگر را نداشته باشید. به جای اینکه بار تمامی مسئولیت های شرکت را به تنهایی به دوش بکشید می توانید بر روی کمک کارکنان تان حساب کنید. به آن ها اعتماد کرده و بخشی از مسئولیت ها را به آن ها بسپارید. قطعاً نتایج یک کار گروهی بهتر و مفیدتر از کار فردی خواهد بود. از طرفی مشتریان در چنین شرایطی احساس می کنند که با یک تیم قوی روبرو هستند که در هر شرایطی از ان ها پشتیبانی می کند. در این صورت لزومی ندارد که شما همیشه در دسترس باشید. بلکه حتی زمانی که شما وقت کافی نداشته و در دسترس نیستید، اعضای تیم تان مشتری را حمایت کرده و جریان پرونده وی را متوقف نمی کنند. قطعاً مشتری به چنین سازمان قوی و محکمی اعتماد بیشتری خواهد کرد.

نکته 5

به تماس های مشتریان به سرعت پاسخ بدهید.

  • در دسترس ترین وکیل جهان باشید.

دکتر جی پارکینسون یکی از پیشگامان روش درمان از راه دور و ارائه دهنده خدمات سلامتی و بهداشتی از راه دور می باشد. وی می گوید: مشتریان به وب سایت من مراجعه می کنند و تقویم کاری ام را بررسی کرده و مطابق با جدول کاری ام، برای خودشان به صورت آنلاین وقت ملاقات رزرو می کنند. آن ها می توانند خلاصه ای از مشکل شان را نیز در وب سایت قرار بدهند تا من اطلاعات بیشتری در مورد بیماری آن ها داشته باشم. سپس من با آن ها تماس می گیرم و قرار ملاقات را با هم هماهنگ کرده و مشتریان نیز برای نهایی کردن وقت ملاقات، مبلغ ویزیت را به صورت آنلاین پرداخت می کنند. او در ابتدا هیچ امکاناتی برای تاسیس مطب شخصی نداشته و کار طبابت خود را در آپارتمانش و تنها با استفاده از اینترنت آغاز کرده است. او به نوعی پایه گذار روش طبابت از راه دور است و تاکنون موفق شده است که 90 درصد بیمارانش را به همین روش درمان کند.

با نگاهی به روش کار دکتر پارکینسون می توان مطمئن شد که هر کاری حتی طبابت نیز از راه دور تنها از طریق اینترنت امکان پذیر است. پس برای شروع کار وکلایی که از کار کردن در شرکت های حقوقی به عنوان کارمند خسته شده اند و قصد دارند کسب و کار خود را راه اندازی نمایند، قطعاً این روش نیز می تواند راه خوبی برای خدمت به مشتریان باشد. شما با استفاده از این روش می توانید در دسترس ترین وکیل جهان باشید. وقتی یک پزشک می تواند بیمارانش را از راه دور درمان کند پس یک وکیل نیز قطعاً می تواند از طریق اینترنت و بدون صرف هزینه و زمان زیاد به مشتریان خود مشاوره حقوقی بدهد. شما باید بتوانید راهی پیدا کنید که در خانه مشتریان و یا در محل کارشان حضور پیدا کنید. به این ترتیب در وقت و هزینه هر دو طرف صرفه جویی خواهد شد و هر دو طرف رضایت بیشتری از کار خواهند داشت. امروزه روش های زیادی از جمله نرم افزار مکالمه تصویری اسکایپ وجود دارند که به شما این امکان را می دهند که با مشتریان جلسات ویدئویی تشکیل دهید. بدین ترتیب دیگر مشتریان شما مجبور نیستند در ساعات اداری محل کار خود را ترک کنند و مدت زمان زیادی را در ترافیک تلف کنند. از طرفی با استفاده از این روش می توانید به تعداد مشتریان بیشتری در مناطق دور نیز خدمات مشاوره ای ارائه بدهید. بسیاری از مشتریان به خاطر کمبود وقت ترجیح می دهند به نزدیکترین وکیل در منطقه سکونت و یا محل کار خود مراجعه کنند. حال شما با استفاده از خدمات آنلاین می توانید نزدیکترین و در دسترس ترین وکیل برای همه مشتریان باشید.

  • ترس از تلفن

امروزه با پیشرفت علم و تکنولوژی و گسترش وسایل ارتباطات جمعی و شبکه های اجتماعی هنوز هم وکلایی هستند که خود را پشت کوهی از اسناد و پرونده های کاغذی پنهان می کنند و برای ارائه خدمات مشاوره ای به مشتریان خود تنها یک گزینه دارند آن هم جلسه حضوری است. البته نمی توان مزایای جلسات حضوری و تماس رو در رو را نادیه گرفت. اما در دنیای شلوغ امروزی، مردم کمتر برای جلسات حضوری وقت دارند. آن ها ترجیح می دهند تا در شبکه های اجتماعی با هم در ارتباط باشند و یا به جای استفاده از اسناد و مدارک و پرونده های کاغذی از ایمیل استفاده کنند. ایمیل و شبکه های اجتماعی راه مناسبی برای تبادل اطلاعات و مدارک و اسناد مهم است. هرچند در گذشته این روش ها، رسمی محسوب نمی شدند، اما امروزه بسیاری از شرکت های بزرگ تنها از طریق اینترنت به تبادل اطلاعات و اسناد و مدارک پرداخته و این روش یک روش رسمی برای آن ها محسوب می شوود. اما با در نظر گرفتن تمام مزایای ارتباطات مجازی، یادمان نرود که هنوز هم مشتریان به ارتباطات حضوری و تلفنی اهمیت زیادی می دهند و غیر از این دو روش هیچ روش دیگری را رسمی نمی دانند. در این مورد می توان ادعا کرد که بخش اعظمی از وکلا از تماس تلفنی با مشتریان خود هراس دارند. شاید وکلایی که کسب و کار خود را به تازگی راه اندازی کرده اند و دفتر وکالت خود را به تازگی تاسیس کرده اند بیشتر با این مشکل مواجه شوند. راه های زیادی برای غلبه بر ترس ناشی از تماس تلفنی با مشتری وجود دارد که در این جا به برخی از آن ها اشاره می کنیم:

1-اگر قرار است خودتان با یک مشتری تماس بگیرید قبل از هر چیزی، اولویت هایتان را دسته بندی کنید؛ و ببینید چه مسائلی از همه مهمتر هستند. مواردی که باید در مورد آن ها با مشتری صحبت کنید را اولویت بندی کرده و آن ها را یادداشت کنید.

2- مشخص کنید که هدف تان از تماس با مشتری چیست؟

3- اگر مشتری را می شناسید چهره او را در ذهن خود مجسم کنید.

4- اگر تماس تان بی جواب ماند یک پیغام برای او بگذارید تا در اسرع وقت با شما تماس بگیرد.

5- اگر قرار است به تلفن شرکت خود جواب بدهید حتماً از قبل یک متن کوتاه برای سلام و احوال پرسی کردن در ذهنتان آماده کنید. تا در موقع جواب دادن به تلفن به ذهنتان خیلی فشار نیاورید و بتوانید به راحتی و با اعتماد به نفس بالا جواب بدهید.

6- برای تماس های تلفنی تان محدوده زمانی مشخص کنید. اجازه ندهید که مشتری بیش از حد وقت شما را بگیرد.

البته موارد ذکر شده نمی تواند مشکل شما را با تماس های تلفنی دفتر کارتان به طور کامل حل کند، اما به شما کمک می کند تا در هنگام تماس تلفنی اضطراب کمتری داشته باشید و به جای تمرکز بر موارد غیرضروری و حاشیه به اصل مطلب بپردازید.

نکته 6

شما مجبورید هزینه های دفتر کارتان را پرداخت کنید. ممکن است این موضوع در ابتدا به شدت شما را تحت فشار قرار دهد اما یادتان باشد برای موفقیت باید صبرتان را بیشتر کنید.

  • مدیریت کردن روابط

هر کسی که با شما به نوعی ارتباط دارد از کارکنان شرکتتان گرفته تا مشتری و یا وکیل با تجربه ای که در همسایگی شما زندگی می کنند، همه و همه می توانند در یافتن فرصت های کاری جدید به شما کمک کنند. پس منطقی است که برای همه این روابط ارزش قائل شوید و تلاش کنید تا روابط کاری خود را به درستی مدیریت کنید.

  • مدیریت کردن محیط کار

فرض کنید به عنوان یک کارمند در یک شرکت حقوقی کار می کنید. هدف اصلی شما این است که کار خود را بهترین نحو انجام دهید و بیشترین تاثیرگذاری را در شرکت داشته باشید. از طرفی می خواهید رابطه خوبی را با رئیس شرکت داشته باشید به طوری که رئیستان ارزش کار شما را بفهمد و برای حضور شما در شرکت ارزش قائل شود. برای تاثیرگذاری بیشتر و داشتن روابط موفق در محیط کاری خود به موارد ذیل توجه کنید:

1-از رئیستان انتظار نداشته باشید که تغییر کند: شما به عنوان یک کارمند نباید توقع داشته باشید که رئیستان رفتارش را تغییر بدهد. اگر چیزهایی در کار و یا روابط تان در شرکت وجود دارد که شما را آزار می دهند باید سعی کنید به جای تلاش برای تغییر آن ها، طرز تفکر و دیدگاه خود را تغییر بدهید. وقتی اطرافیان تان را آنطور که هستند قبول کنید می توانید راه های مناسبی برای مقابله با جوانب منفی آن ها پیدا کنید. پس قبل از اینکه به فکر تغییر دیگران باشید، خودتان را تغییر دهید.

2- با مشاهده کردن رفتار دیگران، چیزهای زیادی یاد بگیرید: سعی کنید رفتار رئیس، همکاران و یا حتی مشتریان را به دقت مشاهده کرده و مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید. شما یک وکیل باهوش هستید. پس باید بتوانید بعد از چند برخورد ساده، خط قرمزهای اطرافیانتان را بشناسید. در این صورت برای حفظ بهتر روابطتان هرگز این خط قرمزها را نادیه نخواهید گرفت.

3- روش کاری رئیس شرکت را بشناسید: به روش کار رئیستان دقت کنید. ببینید چه مواردی برای وی در اولویت قرار دارند. به چه چیزهایی اهمیت می دهد و چه چیزهایی برای وی بی اهمیت تلقی می شود. کارها را آنطور که رئیس شرکت از شما می خواهد انجام بدهید و سعی کنید موارد مهم در کار را با نظر او انجام دهید. ببینید چه ساعت هایی ار روز سرحال تر است و در چه ساعاتی از روز بی حوصله تر است. آیا تمایل به تماس تلفنی و یا ایمیلی دارد و یا اینکه ترجیح می دهد با کارکنانش رو در رو صحبت کند. دانستن همه این موارد به شما کمک می کند تا رابطه بهتری با رئیس شرکت داشته و در محیط آرام تری کار کنید.

4- بازخورد بگیرید: می توانید به طور مداوم از رئیستان در مورد نحوه انجام کارتان سوال کنید. البته باید انتظار شنیدن هر چیزی را داشته باشید. برای اینکه بتوانید با گرفتن بازخورد، عملکرد بهتری داشته باشید، باید ابتدا انتقادپذیر بوده و روی نقایص کارتان تمرکز کنید. البته اگر رئیس شما فردی باشد که برای این مسئله ارزش قائل شود و به شما بازخورد درست و بدون غرضی بدهد قطعاً شما فرد خوش شانسی هستید. اما در واقع همیشه این طور نیست. شاید شما یک کارمند نمونه باشید اما بازخورد خوبی از مدیر خود نگیرید. شاید هم رئیس شما وقت کافی برای کمک به بهبود عملکرد شما نداشته باشد. سعی کنید از هر اتفاق کوچکی که در محیط کارتان می افتد یا هر حرف کوچکی که همکاران و یا رئیستان به شما می گویند استفاده کنید. برای مدیریت محیط کارتان، اول باید بتوانید خودتان را مدیریت کنید.

  • استخدام شدن

شاید به دنبال این هستید که در یک شرکت خوش نام با سمت بسیار خوب استخدام شوید و یا می خواهید شغل خود را در شرکت ارتقا ببخشید و یا از اخراج شدن می ترسید. بنابراین به موارد ذیل دقت کنید تا بتوانید قابلیت های خود را اثبات کرده و جایگاه واقعی خود را در کار به دست بیاورید:

1-از قوانین تبعیت کنید.

2- صادق باشید.

3- مسئولیت اشتباهاتتان را بپذیرید.

4- نشان دهید که پتانسیل رهبر شدن را دارید.

5- رفتار مناسبی داشته باشید و از تنش ها دوری کنید.

6- به هر یک از مصاحبه های کاریتان مانند یک فرصت شغلی فوق العاده نگاه کنید.

نکته 7

به همان اندازه که خوب حرف می زنید، سعی کنید خوب هم عمل کنید

  • چند وظیفه که منشی تان بهتر از شما نی تواند انجام دهد.

اگر در شرکت شما فقط یک منشی وجود دارد که مجبور است همزمان برای دو یا چند وکیل کار کند قطعاً مشغله بسیار زیادی دارد. منشی شرکت شما باید توانایی کافی در مدیریت کردن کارها را داشته باشد تا در انجام کارها تداخل ایجاد نشود. آیا تا به حال در مورد فلسفه ژاپنی کایزن چیزی شنیده اید؟ فقط با چند روش ساده که در ادامه به آنها می پردازیم می توانید به جای فشار وارد کردن بیش از اندازه به منشی شرکت و تحمل اضطراب ناشی از احتمال اشتباه در کارها، تنها چند مهارت ساده را برای منشی شرکت ایجاد کرده و فرآیندهای شرکت را ساده تر کنید:

1- از ایمیل استفاده کنید: فرض کنید منشی شرکت با چند وکیل و چندین همکار در ارتباط است و روزانه حجم زیادی اطلاعات را از آن ها دریافت می کند و همچنین باید هر روز حجم بالایی از اطلاعات را برای آن ها ارسال نماید.

تماس های تلفنی و قرار های ملاقات را به آن ها یادآوری کند و دستورات آن ها را اجرا کند. قطعاً مدیریت کردن چنین حجم کاری بالایی بسیار دشوار است. اما نرم افزار اوت لوک (outlook) گزینه خوبی است که می تواند به مدیریت حجم بالای اطلاعات و وظایف کمک کند. بدین ترتیب کلیه دستورات اعضای شرکت از طریق ایمیل به منشی شرکت فرستاده می شود و او می تواند در هر لحظه از روز به ایمیل های خود مراجعه کرده و وظایف خود را مرور کند و برای انجام تک تک آن ها برنامه ریزی کند. از طرفی در این نرم افزار امکان ذخیره اطلاعاتی از قبیل قرار های ملاقات حضوری و تلفنی و غیره وجود دارد. این نرم افزار قابلیت آن را دارد که قرارها و جلسات را به صورت هشدار به شما یادآوری کند. از طرفی منشی شرکت می تواند در این نرم افزار برای هریک از اعضای شرکت یک پوشه بشازد و در مواقع لزوم برای بررسی وظایف خود در رابطه با هریک از اعضای شرکت به پوشه انها مراجعه کند.

2- طبقه بندی جلسات، قرار ملاقات ها و وظایف: نرم افزار اوت لوک این امکان را فراهم می کند تا کلیه قرار ملاقات ها و جلسات و دیگر وظایف را طبقه بندی کنید. منشی شرکت می تواند برای هریک از جلسات و یا قرار ملاقات های خاص و یا اعضای شرکت یک پوشه بسازد و بدین ترتیب هر ایمیلی که به پوشه خاصی مربوط باشد به طور اتوماتیک وارد پوشه موردنظر می شود. با این روش کلیه وظایف منشی شرکت طبقه بندی می شود و احتمال فراموش کردن یک دستور یا یک جلسه یا قرار ملاقات تلفنی کاهش پیدا می کند.

3- بسیاری از کارها در شرکت های حقوقی امروزی به صورت دستی انجام می شوند. انجام دادن حجم کاری بالا به صورت دستی احتمال خطا را بیشتر کرده و ممکن است یک خطای کوچک شرکت را با ضرر و زیان های غیرقابل جبرانی مواجه سازد. منشی شرکت باید بتواند از قابلیت های مختلف نرم افزارها استفاده کند و اغلب کارها را به صورت اتوماتیک انجام دهد. به عنوان مثال در نرم افزار مایکروسافت ورد قابلیتی وجود دارد که می توان با استفاده از آن کلیه جداول ایجاد شده را به صورت اتوماتیک به روزرسانی کرد. می توان با فعال کردن بخش رفرنس در این نرم افزار به کاربران مجاز اجازه داد تا تنها با فشار دادن دکمه اف 9 به راحتی محتویات جداول را به روزرسانی کنند. مهارت های کامپیوتری منشی شرکت می تواند بهترین راه حل برای پیشگیری از تداخل وظایف و تکرار اشتباهات کاری شود.

  • کارآموزی

شما وارد دنیای وکالت نشده اید که دنیا را نجات بدهید. در واقع این وظیفه شما نیست که تمام ظلم و جورهای موجود دنیا را از بین ببرید. بلکه شما به عنوان وکیل وظیفه دارید هر کاری که از دستتان بر می اید برای نجات موکل خود بکنید؛ البته در چهارچوب قانون! اما یک راه جالب در این کار وجود دارد و آن دوره کارآموزی است. شاید ندانید که گذراندن دوره های کارآموزی تا چه اندازه می تواند برای شما مفید باشد. در ادامه به چند دلیل اشاره می کنیم که نشان می دهد تا چه اندازه این کار برای شما می تواند مهم و حیاتی باشد:

1-دوره کارآموزی به شما در کسب تجربیات جدید کمک می کند: قطعاً هیچکس دوست ندارد برای دیگران مجانی کار کند. اما کار کردن در کنار یک وکیل مجرب و حرفه ای به عنوان کارآموزاین امکان را برای شما فراهم می کند تا در تجربیات خاص این افراد شریک شوید و اطلاعات جدید کسب کنید. یادتان باشد تجربه مهمترین سرمایه یک وکیل است و گذراندن یک یا چند دوره کارآموزی قطعاً تجربیات فراوانی را در اختیار شما قرار خواهد داد.

2- آموزش حین انجام کار: حین انجام کار ممکن است شما با پرونده های خاصی روبرو شوید که برای حل مسائل حقوقی آن ها نیاز به کسب مهارت های جدید داشته باشید. بنابراین کار کردن با یک وکیل مجرب این امکان را فراهم می کند که با موردهای خاص و جدید مواجه شده و مهارت های خود را افزایش دهید.

3-گسترش روابط و توسعه شغلی: یکی از مهمترین مزایای گذراندن دوره های کارآموزی آشنایی با وکلای حرفه ای و کارآزموده و گسترش دامنه روابط است. وقتی شما به صورت داوطلبانه و به عنوان کارآموز یا دستیار با یک وکیل مجرب همکاری می کنید، قطعاً با افراد زیادی از جمله وکلای مجرب و افراد مشهور آشنا می شوید. از طرفی روش حل برخی مسائل در دادگاه ها و نحوه برخورد با قاضی و کارکنان دادگاه و غیره را یاد می گیرید. این امر می تواند تاثیر بسزایی در عملکرد آینده شما داشته باشد. از طرفی مشتریان وکلای مجرب نیز با شما آشنا می شوند و همین امر کم کم به شهرت و خوش نامی شما می انجامد. در نهایت این مشتریان هستند که شما را به دیگران معرفی کرده و به رونق کسب و کار شخصی شما کمک می کنند.

4- دوره ای برای سرگرمی: کار کردن به عنوان دستیار یا کارآموز با یک وکیل مجرب و مشهور حتی اگر به جذب مشتریان جدید و یا کسب درآمد در کوتاه مدت منجر نشود اما می تواند برای شما یک تجربه افتخارآمیز محسوب شود. شما در آینده قطعاً از همکاری با یک وکیل مشهور به خودتان می بالید و از تجربیات این دوره کوتاه در انجام کارهای آینده خود استفاده خواهید کرد. پس سعی کنید به این دوره مانند یک سرگرمی نگاه کنید. مطمئناً در آینده ای نه چندان دور تاثیرات مثبت آن را در کارتان خواهید دید.

  • عاقلانه رفتار کنید

برای اینکه یک وکیل خوب و مفید باشید راه های زیادی وجود دارد. مردم دوست ندارند که اسرار زندگی خود را با کسی در میان بگذارند و یا به نصیحت های دیگران گوش دهند. اما شما با دیگران فرق دارید. شما یک وکیل هستید؛ کسی که مردم به آن ها اعتماد می کنند، اسرار مهم زندگی خود را با آن ها در میان می گذارند و در هنگام مواجهه با مشکلات زندگی از آن ها کمک می خواهند. رفتار عاقلانه یکی از مهمترین عناصری است که شما را به عنوان یک وکیل معتمد و توانمند در ذهن مردم ماندگار می کند. در ادامه نکاتی مطرح می شوند که به شما در این راه کمک می کنند:

1-مردم برای یافتن یک راه حل برای مشکلاتشان نزد شما می آیند: در خیلی از موارد که مردم به خاطر آن ها به وکلا مراجعه می کنند یک راه حل قانونی وجود دارد. اما در خیلی از موارد نیز مردم مشکل حقوقی ندارند بلکه تنها با یک راه حل ساده و منطقی می توانند مشکل خود را حل کنند و نیازی به پیگیری روند قانونی برای حل مشکلشان وجود ندارد. شما به عنوان یک وکیل باید مورد اعتماد مردم باشید و در صورتی که مشکل آن ها نیاز به راه حل های قانونی ندارد در آرامش کامل یک راه حل عاقلانه به آن ها پیشنهاد بدهید و در حل مشکلاتشان به آن ها کمک کنید.

2- اگر خوب کار کنید و هزینه قابل قبولی نیز دریافت کنید مشتری دوباره به سراغ شما می آید: اگر برای حل مشکل مشتری کاری از دستتان بر می آید تمام تلاش و سعی خود را بکنید. در این صورت مشتری حتماً در آینده نیز سراغ شما خواهد آمد یا حداقل شما را به دوستان خود معرفی خواهد کرد. اگر هم در رابطه با مشکل مشتری، کاری از دستتان بر نمی آید بی پرده این مسئله را با وی در میان بگذارید. هرگز به خاطر کاری که نمی توانید انجام بدهید از مشتری پول نگیرید. به خاطر داشته باشید که نتیجه اعمال ما در همین دنیا به ما باز خواهد گشت. پس هرگز به خاطر جهل و نداشتن اطلاعات کافی، وقت و پول مشتریان را هدر ندهید و با آن ها صادق باشید.

3- مردم یک وکیل استخدام می کنند نه یک شرکت حقوقی: تبلیغات خوش آب و رنگ و هزینه بر، وب سایت حرفه ای، کارکنان منظم و تحصیل کرده، دفتر کاری شیک و پر زرق و برق و غیره همه و همه باعث نمی شوند که مشتری کیفیت پایین کار، تعهد کاری ضعیف شما و عمل نکردن به وعده ها را نادیده بگیرد. وکالت یک شغل کاملاً تخصصی است و احتیاج به مراقبت، به روزرسانی و تلاش مداوم دارد. سعی کنید برای هر پرونده ای که قبول می کنید بهترین وکیل باشید و تمام تلاش خود را بکنید و پرونده هایی که از عهده شما بر نمی آید را هرگز قبول نکنید.

4- شنونده خوبی باشید: گاهی مردم به سراغ شما می آیند چون نیاز دارند که کسی به حرف های آن ها گوش بدهد. پس از صحبت کردن سریع و زیاد خودداری کنید. سعی کنید شمرده و آرام صحبت کنید و در میان صحبت هایتان کمی سکوت کنید و به طرف مقابل اجازه صحبت بدهید. قطعاً مشتری وقتی احساس کند که شما شنونده خوبی هستید مواردی را مطرح خواهد که به شما در تکمیل پرونده کمک می کند.

نکته 8

قبل از شروع کارتان، با یکی از همکاران خود مشورت کنید. سعی کنید بی گدار به آب نزنید چون جبران اشتباهات، کار بسیار مشکلی است.

آرون سوروکین نویسنده فیلم مانیبال با بازیگری ستاره بزرگ هالیوود برد پیت به عنوان یک اسطوره به یادماندنی تاثیر خوبی روی فیلم معروف بیس بال بر جای گذاشته است. کتابی که این فیلم از روی آن تهیه شده است، یعنی کتاب مانیبال: هنر برنده شدن در یک بازی غیرمنصفانه به عنوان پر فروش ترین متاب سال 2003 معرفی شد. این کتاب در واقع یک کتاب تجاری بوده و برای وکلا هم درس هایی را دارد.

در اینجا شرح مختصری از این کتاب ارائه می شود: تیم بیس بال اوکلند اتلتیک علی رغم اینکه که کمترین دستمزد پرداختی به بازیکنان را داشت تا جند سال به عنوان یکی از بهترین تیم های بیس بال در اوایل دهه 2000 محسوب می شد. این تیم که به تدریج به سمت صرفه جویی در هزینه های خود پیش رفته بود ناگریز برای کشف دلایل ناکارآمدی در استعداد یابی خود در بیس بال از تحلیلگران وال استریت استفاده کرد تا بتواند با استفاده از منابع مالی محدود خود آن ها را به کار گیرد.

آن ها متوجه شدند تیم های دیگر هیچگاه متوجه نشده بودند که چه مهارتهایی به برد تیم های موفق کمک می کند و لذا دست آخر پول خود را برای بازیکنان ضعیف هزینه می کردند. تیم اتلتیک در مسابقات شرکت کرد، مهارت ها را از ضعیف ترین تا بهترین رتبه بندی کرد، با ماهرترین بازیکنانی که ناشناخته مانده بودند قرارداد امضاء کرد و برنده شد. تا اینکه این تیم در مرحله نهایی حریف یانکی ها می شود. این همه ماجرای فیلم است.

بیلی بین مدیرعامل تیم اتلتیک که تلاش می کرد رویکرد باشگاه را در استعداد یابی تغییر دهد با مقاومت قابل توجهی از سوی اعضای سازمان خود مواجه بود. مسئولان باشگاه اصرار داشتند که روش همیشگی آن ها برای ارزیابی بازیکنان نتیجه فوری می دهد(ادعایی که برای همه ی ما آشناست!)

  • سوالی که باید بپرسید.

راب نیر پیام اصلی و محوری مانیبال که راز موفقیت و پیروزی بیلی بین محسوب می شد را شناسایی کرد. نیر می گوید که این یک ایده عقلانی است مبنی بر اینکه اگر کاری را قبلاً انجام نمی دادیم آیا این بدان معناست که دیگر نبایستی آن را انجام دهین؟

این سوالی است که هر نهاد حقوقی کوچک و بزرگی باید از خود بپرسد. اگر قبلاً صورت حساب موکل خود را بصورت ساعتی صادر می کردید آیا این بدان معناست که این روند بایستی همچنان تداوم داشته باشد؟ اگر قبلاً از یک مشاور و منشی تمام وقت استفاده می کردید، آیا این بدان معناست که این روند در کار اداری شما تداوم پیدا کند؟

در برخی موارد پاسخ شما به این سوالات مثبت است. مادامی که دلایل معقول و قابل دفاعی برای کار خود دارید باید آن را ادامه دهید. اما در برخی موارد هم ممکن است پاسخ شما منفی باشد که در این صورت بایستی شهامت داشته و از ظرفیت های سازمان خود استفاده کرده و راهی متفاوت برای انجام کارهای خود در پیش گیرید.

بیلی بین با تفکر باشگاه های ثروتمند در شهرهای بزرگ مخالف بود؛ امروزه وکلا از ایده های جدید صرف منابع مالی فراوان استقبال نمی کنند. ممکن است که در یک بازی غیرمنصفانه وارد شده باشیم؛ فیلم مانیبال به ما نشان می دهد یک هنر برد در این بازی وجود دارد که بایستی آن را کشف کرده و بکار ببریم.

  • وقتی موکل خود را از دست می دهید.

این موضوع هر چند وقت یکبار برای یک وکیل پیش می آید. یک موکل خوب و قدیمی ناگهان رابطه اش را با شما قطع کرده و به دنبال وکیل دیگری می گردد. یا شاید شما برای موکل جدیدی به رقابت می پردازید و انتخاب نمی شوید. این امر ممکن است به دلایل زیادی رخ دهد. بسیاری از این موارد از کنترل شما خارج هستند. اما صرفنظر از این موارد، مهمترین چیز، نحوه برخورد شما با این مشکل است. می توانید یک آه سوزناک بکشید و برای شانس از دست رفته تان غصه بخورید. اما شاید راه هایی برای مقابله با این شرایط وجود داشته باشند. به نکته های زیر دقت کنید:

1-موضع خود را تغییر دهید. نه، این کار ساده ای نیست. شما عصبانی هستید، صدمه دیده اید یا احساس خیانت می کنید. این امری طبیعی است. ممکن است نیاز داشته باشید احساس خود را با یک همکار در میان بگذارید. اما بهتر است صبر کنید تا چند روزی بگذرد.

2- دلیل ترک آن ها را پیدا کنید. این امر شجاعت لازم دارد، اما مهم این است که متوجه شوید کجای کارتان اشتباه بوده است. (و به خاطر داشته باشید که این خبر ممکن است ضرورتاً بد هم نباشد). افکار خود را جمع کنید و سپس با مشتری تان تماس بگیرید و تا جایی که می توانید پرس و جو کنید؛ زیرا احتمالاً اولین پاسخ های آن ها منحرف کننده است یا نمی خواهند در این مورد مکالمه کنند.

به خوبی گوش کنید و به هیچ وجه از خودتان دفاع نکنید و در نهایت از اینکه مشتری با شما صادق بوده و وقتش را در اختیار شما قرار داده تشکر کنید. به احتمال زیاد در این مرحله، از مشتری یک چراغ سبز گرفته و راهی برای همکاری مجدد باز می کنید.

3- یک چشم انداز بیرونی انتخاب کنید. در مورد این موقعیت با یک دوست یا همکار صحبت کنید. تا جایی که می توانید صادق باشید – الان وقت درد و دل کردن نیست. انتظار شنیدن یک حقیقت تلخ را داشته باشید. بپرسید که اگر آن ها جای شما بودند چه می کردند و پیشنهاد آن ها برای کار بعدی چیست؟

4- از درس هایی که آموخته اید استفاده کنید. به هر آنچه که از موکل قبلی یاد گرفته اید و چشم اندازی که از دیگر افراد بدست آورده اید، فکر کنید.

مراقب عکس العمل های خود باشید و شرایط را بازبینی کنید. آیا کاری وجود دارد که می توانستید بهتر انجام دهید؟ آیا سیستم هایی وجود دارد که بتوانید آن ها را راه بیندازید تا تضمین کنید این اتفاق دوباره رخ نمی دهد؟ چه اقداماتی باید انجام دهید؟

5- اقداماتی را برای جلوگیری از وقوع مجدد این شرایط انجام دهید.

هر اقدامی که به آن معتقدید را انجام دهید. این اقدام ممکن است به سادگی انجام یک سری اصلاحات جدید و یا به سختی تغییر برخی از رفتارهای شخصی تان باشد.

نکته 9

شما باید همه واقعیت ها را بدانید حتی اگر مشتریانتان نخواهند همه حقایق را به شما بگویند.

راهکارهایی برای جلوگیری از ایجاد مشکلات حقوقی با موکلین

بیشتر وکلا به خاطر عدم مدیریت صحیح زمان خود و عدم زمان بندی و اولویت بندی در رسیدگی به پرونده با موکلین خود دچار مشکلات حقوقی می شوند. از طرفی وکلایی که قادر نیستند روابط خود را با موکلین شان کنترل و مدیریت کنند با مشکلات عدیده ای مواجه می شوند. موکلین ممکن است بعد از مدتی احساس کنند که در قبال پولی که به وکیل خود پرداخت کرده اند خدمات ارزشمندی دریافت نکرده اند و همین امر باعث می شود تا آن ها علیه وکلای خود شکایت کنند. در ادامه پیشنهاداتی مطرح می شود که با رعایت آنها می توانید از بروز چنین مشکلات احتمالی در شغل خود جلوگیری کنید:

1-کارهای خود را مکتوب کنید.

در ابتدای همکاری با موکلین خود، یک قرارداد همکاری تنظیم کرده و به موجب آن شرایط همکاری را مستند کرده و به وضوح مشخص کنید که موکل کیست و شما به عنوان وکیل چه وظایفی در قبال وی دارید.

2- مبلغی را به عنوان پیش پرداخت، دریافت کنید.

مبلغی را به عنوان پیش پرداخت دریافت کنید تا بتوانید با استفاده از آن کلیه کارهای اولیه مربوط به موضوع قرارداد را پوشش دهید. قبل از اتمام کار، هزینه را کامل دریافت کنید. در صورتی که موکل مابقی مبلغ را پرداخت نکرد، پرونده وی را متوقف کنید. شما با این کار به موکلین خود نشان می دهید که برای کارتان ارزش قائلید.

3- انتظارات موکل خود را مدیریت کنید.

نه تنها در ابتدای همکاری، بلکه در طول کار موارد ذیل را به دقت و با صراحت کامل به موکل های خود گوشزد کنید:

1-راهکارهای در دسترس و نتایج احتمالی

2-عواقب مربوط به هریک از تصمیمات موجود

3- مدت زمان انجام کارها

4- هزینه ها و مخارجی که موکلین باید پرداخت کنند.

4- تأکید می شود که فقط مستند کار کنید.

عملاً نمی توان هر چیزی را مستند نمود اما تا جایی که می توانید از جریان کارها اسناد به روزی تهیه کنید. اسناد مکتوب، خوب و مفید هستند، یادداشت های حاشیه ای روی اسناد نیز به همین ترتیب موثر و کارساز هستند. بویژه لازم است توصیه هایی که موضوعات و یا نتایج قابل توجه در پی دارند و نیز دستورالعمل ها و یا تصمیمات اصلی موکل را ثبت و ضبط کنید. مکاتبات بایگانی شده کمک می کنند تا بتوان آنچه را برای موکل گفته شده و یا انجام شده است را تایید کرد و به اثبات رساند. در صورتی که لازم باشد به عقب برگشته و توضیح دهید که چه کاری انجام شده و چرا این کار انجام شده است، و از عملکرد خود دفاع کنید، می توانید روی این یادداشت ها حساب کنید.

5- مهلت های زمانی را رعایت کرده و یا فراتر از انتظار عمل کنید.

در همان ابتدای کار مدت زمان واقعی مورد نیاز برای اتمام کار و یا تحویل کار را تعیین کنید. خوش قول بودن و فراتر از انتظار عمل کردن، موکلین را خوشحال می کند. کارها را برای دقایق آخر نگذارید، ممکن است برخی رویدادهای غیرمنتظره رخ دهند که باعث عدم تحویل به موقع کار شوند. تعیین زمان به نحوی که یک یا دو روز قبل از زمان واقعی باشد می تواند برای شما نجات بخش باشد.

6- موکلین خود را آزرده خاطر نسازید.

همان چیزی که شما را آزرده خاطر می سازد موکل های شما را نیز آزرده خاطر می سازد: مواردی از قبیل پاسخ ندادن به تماس های تلفنی و یا ایمیل ها؛ به تعویق انداختن کارها؛ یا صورتحساب های سنگین می توانند موکلین شما را آزرده خاطر سازند.

7- در مورد کیفیت کار خود سوال کنید.

برای پیشرفت کار خود، در اوقات مناسب و همچنین زمانی که پرونده را می بندید از موکلین خود بازخورد بگیرید. حداقل سالی یک مرتبه در اوقات فراغت با موکلین مهم خود گفتگو کنید.

8- گزارشات موقتی و پایانی بدهید.

کلیه فرایندهای انجام شده در جریان پرونده را به صورت مکتوب درآورده و برای کارهای انجام شده از موکلین خود امضاء بگیرید. در صورت پایان جریان پرونده قطعاً اتمام کار را مکتوب کرده و به امضای هر دو طرف برسانید.

9- به خاطر عدم پرداخت دستمزد از موکل تان شکایت نکنید.

این مورد به شما کمک می کند تا از ایجاد مشکلات آتی با موکلین خود جلوگیری کنید.

در ضمن با شکایت کردن از موکلین، به شهرت و اعتبار خود لطمه وارد خواهید کرد.

10- شهامت داشته باشید.

چنانچه به هر دلیل نسبت به انجام یک کار تردید دارید و مطمئن نیستید که می توانید از عهده کاری بر بیایید یا نه؟ از دیگران درخواست کمک کنید و یا به راحتی کار ار به وکیل دیگری بسپارید.

تنها با رعایت همین چند مورد ساده می توانید مانند یک وکیل حرفه ای رفتار کنید. به خاطر داشته باشید که موکلین راضی هرگز از وکلای خود شکایت نمی کنند.

منبع: 25 نکته طلایی برای کسب و کار موفق وکلا - مریلین آستین تارلتون

  • منبع
  • حقوق نیوز

دیدگاه

شما هم می توانید دیدگاه خود را ثبت کنید



کد امنیتی کد جدید