حقوق خبر
مایکل مگین

کار تیمی (قسمت 3)

به جای اینکه کیفیت ایده ها را در نظر بگیرید، به دنبال تعداد بیشتری از ایده های خلاق باشید. خلق ایده های زیاد باعث می شود افراد درباره ی گزینه های مختلف باهم حرف بزنند. اگر روند خلق ایده های جدید کند بود، نا امید نشوید. مردم برای فکر کردن به زمان نیاز دارند. وقتی ایده ها مطرح شد، می توان آن ها را اصلاح کرد


 

 کار تیمی

● به ایده های خود جان ببخشید

انسان ها همیشه ایده های خوبی دارند، گاهی هم ایده هایی خلاقانه و غیرعادی به ذهن شان می رسد. بله، همه خلاق اند. شاید شما فکر کنید خلاق نیستید، ولی این طور نیست. خلاق بودن فقط به معنی هنرمند، شاعری یا با احساس بودن نیست. معنای خلاقیت، توانایی خلق ایده هاست. برخی از این ایده ها شاید آن قدر بی همتا و خردمندانه باشند که حتی خودتان را هم غافلگیر کنند. اما این ایده ها از کجا می آیند؟

بچه که بودیم، یاد گرفتیم که در دنیای خیالی خود بازی کنیم. جایی که ایده ها در آن شناور است و هر چیزی امکان پذیر به نظر می رسد. وقتی بزرگ تر شدیم، به مرور یاد گرفتیم که این ایده ها را درون خودمان نگه داریم. جایی بین کودکی و بزرگسالی، بسیاری از افراد یاد می گیرند که نسبت به قضاوت های دیگران درباره ی ایده هایشان، حساس یا حتی گاهی بیش از حد حساس باشند. ما نگرانیم که چیزی که زمانی برایمان سرگرمی و تفریح بود، شاید برای دیگران مسخره و غیر عملی باشد.

تیم ها به شیوه های ظریف و غیرعمد این پیام را به اعضایشان می دهند که واقعاً به ایده های خلاق نیاز ندارند. وقتی اعضای تیم می گویند: «قبلاً این راه را امتحان کرده ایم» یا «داری شوخی میکنی؟» و یا «این نیست که ما در ذهن مان داشتیم»، ایده ها را سرکوب می کنند.

از سوی دیگر، راه هایی هست که تیم می تواند اعضای خود را ترغیب کند ایده هایشان را مطرح کنند و آن ها را عملی کنند.

یکی از این تکنیک های موفق این است که واقعاً با دقت به حرف های دیگران گوش بدهید. اگر کسی چیزهای جالبی می گوید با طرح سؤال های روشنگرانه، ایده اش را پیگیری کنید. بفهمید که چه چیز باعث شده او چنین نظر جالبی داشته باشد.

راه دیگر این است که از افراد بخواهید افکارشان را گسترش دهند و از چیزهای واضح و بدیهی فراتر روند. شگفت آور است که بیشتر افراد معمولاً در برابر چالش ها می ایستند. آن ها خلاقیت بیشتری به خرج می دهند و ایده های جالبی هم خلق می کنند، به شرطی که ازشان بخواهید. انگار منتظر اجازه اند تا خلاق شوند؟

به جای اینکه کیفیت ایده ها را در نظر بگیرید، به دنبال تعداد بیشتری از ایده های خلاق باشید. خلق ایده های زیاد باعث می شود افراد درباره ی گزینه های مختلف باهم حرف بزنند. اگر روند خلق ایده های جدید کند بود، نا امید نشوید. مردم برای فکر کردن به زمان نیاز دارند. وقتی ایده ها مطرح شد، می توان آن ها را اصلاح کرد.

زمانی که ایده ها در حال شکل گیری اند، آن ها را نقد نکنید. درعوض بر این تمرکز کنید که چگونه می توان آن ها را ارتقاء داد یا از آن ها استفاده کرد. سعی کنید ایده ها را از زوایا و دیدگاه های مختلف بررسی کنید.

پرسش های زیادی با «چه می شد اگر» طرح کنید. چه می شد اگر محدودیتی نداشتیم ؟ چه می شد اگر بودجه ای نامحدود داشتیم؟ چه می شد اگر این عیب ها، سن به شمار می آمدند؟ این پرسش ها باعث خلق ایده های بیشتر می شوند.

برای خلق ایده های جدید به این نکات فکر کنید:

از اعضای تیم بخواهید خلاق باشند

اگر افراد بدانند که افکار غیرعادی و راه حل های منحصر به فرد، قابل قبول است، با ایده های خلاق به مشکلات پاسخ می دهند.

تفریح کنید

همکاری گروهی و ایده های خلاق ، سبب ایجاد خنده و شادی می شود و روحیه را بالا می برد. بگذارید همین جریان ادامه داشته باشد.

صبر و حوصله داشته باشید

همکاری یعنی شکل و قالب دادن به ایده ها. شاید این فرایند، کمی طول بکشد. اگر به نظر می رسد که تیم در مراحلی از کارگیر کرده است، مدتی استراحت کنید و دوباره وقتی دیگر شروع کنید.

● به سوی خلاقیت خیز بردارید

می توانید به اعضای تیم تان برای گسترش و بهبود افکار منحصربه فرد، روحیه بدهید. یادتان باشد که همه می توانند خلاق باشد؛ فقط به کمی تمرین نیاز دارند. وقتی اعضای تیم با همکاری یکدیگر، تفکر خلاق را تمرین کنند، شروع به خلق افکار و ایده های گروهی با کیفیت می کنند.

یک راه ساده برای تمرین خلاقیت، انجام تمرین های گروهی به ظاهر احمقانه است. بله، تکالیف و مشکلات کوچک که خیال پردازی تیم را به پرواز درمی آورند و عواقب و نتایج واقعی هم ندارند، باعث می شوند وقتی با مشکلات جدی مواجه می شوید، تیم به سمت افکار خلاقانه خیز بردارد.

قبل از انجام تمرینات تیمی زیر، می توانید از افراد بخواهید کت هایشان را دربیاورند، میز و صندلی ها را عقب بکشند و روی زمین بنشینند. موسیقی پخش کنید و فضای تیم را عوض کنید. گرچه این تمرین ها سبک اند و نوعی تفریح محسوب می شوند، اما جرقه ی خیال پردازی را در ذهن افراد روشن و آن ها را با ایده هایشان از انزوا خارج می کنند.

در عین حال، انتظار رفتارهای مخرب تیمی را هم داشته باشید؛ رفتارهایی که ایده ها را قبل از پر و بال گرفتن، سرکوب کنند. قضاوت کردن، کنترل بحثها، گوش ندادن و مواردی از این دست را باید به تیم

تذکر داد.

تمرینات دیگری که می توانند مهارت های همکاری تیم تان را به چالش بکشند، چیست؟ از اعضا بخواهید لوگوی جدیدی برای سازمان تان طراحی کنند. مطمئن شوید لوگوی جدید، نشان دهنده ی چیزهایی است که واقعاً برای افراد ارزش دارد و به آن فکر می کنند.

از تیم بخواهید صد راه کم هزینه -یا بدون هزینه- برای بهبود رضایت مشتریان یا بالابردن کیفیت محصول، بدون نیاز به کسب اجازه از مدیران ارشد، پیدا کنند.

از تیم بخواهید داستان واقعی لبخند مونالیزا، اثر داوینچی را تعریف کنند. با بارش افکار، همه ی توضیحات احتمالی و ممکن را پیدا کنید و به داستان هایی که اغراق آمیز تر یا واقعی تر به نظر می رسند، جایزهای خنده دار بدهید.

تعدادی مجله ی قدیمی پیدا کنید. به طور تصادفی عکس هایی از آن را ببرید. آن ها را روی میز بریزید. از اعضای تیم بخواهید که این عکس ها را به شکل منظم، طوری پشت سر هم بچینند که بیانگر داستانی باشد که به نوعی به تیم یا سازمان شما ختم شود.

از اعضای تیم بخواهید که در عین همکاری با یکدیگر، خلاقیت را تمرین کنند:

همکاری را تمرین کنید، مثل یک ورزشکار که رشته اش را تمرین می کند

با انجام تمرین هایی که توانایی های خلاقیت تیم تان را به چالش می کشد، همکاری را تمرین کنید.

فضای کاری را تغییر دهید تا همکاری ها بیشتر شود

مطمئن شوید افراد تیم در زمان همکاری برای خلق ایده های جدید، آسوده و راحت هستند. برگزاری جلسات در خارج از فضای همیشگی می تواند تفاوت زیادی در روند همکاری ایجاد کند.

به رفتار اعضا توجه کنید

همکاری خلاق باید با تفریح همراه باشد. شاید برخی اعضا بخواهند گفت وگوها را تحت کنترل خود درآورند یا روند ظهور ایده های جدید را مختل کنند.

● تصمیمات قاطع بگیرید

تصمیم گیری همان چیزی است که تیم ها به آن نیاز دارند. اولین کار هر تیم برای اجرای یک پروژه، مدیریت یک فرایند یا گسترش ایده های جدید شکل گرفته، تصمیم گیری هایی است که بر دستاورد و نتیجه ای مشخص، تأثیر خواهد گذاشت. وقتی به این موضوع فکر کنید، متوجه می شوید که ماموریت اصلی هرتیم تصمیم گیری درباره ی این است که چه کاری باید انجام شود.

بسیاری از تیم ها می دانند که باید تصمیم گیری کنند، اما مشکل اینجاست که بیشتر اوقات نمی دانند که چگونه باید تصمیمات مؤثر و کارآمد بگیرند. تصمیم گیری در چنین تیم هایی اغلب با بحث های فراوان همراه است، گاهی بحث ها منحرف می شود و گاهی زمان زیادی تلف می شود. به جای دست و پا زدن برای تصمیم گیری درباره ی آنچه باید انجام شود، بهتر است تیم ها تصمیم گیری درست را بیاموزند.

تصمیم گیری تلاشی است برای تعیین اینکه برای یک وضعیت -گاهی یک مشکل- چه کار باید کرد. چالش اینجاست که نتایج این تصمیم ها - یعنی آنچه واقعاً رخ خواهد داد . در آینده مشخص می شود. آیا باید برای چنین ایدهای سرمایه گذاری کنیم؟ چطور می توانیم یک مشکل کیفی را به بهترین شکل حل کنیم؟ چه می شود اگر از این مراحل صرف نظر کنیم؟ در حقیقت، همه ی این تصمیمات ، حدس هایی است در مورد اینکه اگر فلان کار یا بهمان کار را بکنیم، چه اتفاقی می افتد؟

اگر مسائل این گونه است، بحث درباره ی تصمیمات، باید بر نتایج احتمالی گزینه های مختلف در آینده متمرکز باشد. نتیجه ی احتمالی این اقدام بالقوه چه خواهد شد؟ چگونه مطمئن شویم به این نتیجه می رسیم؟ مهم تر از همه، چگونه می توان اوضاع را طوری سازماندهی کرد که آنچه می خواهیم، اتفاق بیفتد؟

بسیاری از بحث های مربوط به تصمیم گیری در یک تیم باید بر شناسایی و کاهش عوامل ناشناخته - ریسک - متمرکز شود. در اینجا سه منبع اطلاعاتی وجود دارد که می تواند به ما کمک کند. یکی از این منابع، واقعیات، داده ها و اطلاعات موثقی است که از منابع قابل اطمینان استخراج شده اند و می توان رویشان حساب کرد که درک درستی از پیامدهای احتمالی می دهند. به این مسأله توجه کنید که این اطلاعات از گذشته ناشی می شوند. منبع اطلاعاتی دیگر، نتایج آزمایش ها و استفاده از نمونه های اولیه است، یا به عبارت دیگر اطلاعات استخراج شده از تجربیات» . سومین منبع، درک و شهود یا «حس ششم» است که برخی از افراد از آن برخوردارند؛ حسی که مبتی بر تجربه و درک شهودی افراد است.

پس، بهترین راه برای اینکه تیم بتواند برای خلق گزینه های مختلف تصمیم گیری کند، استفاده از اطلاعات و درک و شهود برای شناسایی ریسک ها، ایجاد راه حل هایی برای به حداقل رساندن پیامدهای ناخواسته ی گزینه های مختلف و انتخاب بهترین گزینه است.

این ایده ها روشن می کنند که چگونه تصمیم گیری در تیم به کار می آید:

به تصمیمات همچون مجموعه پروژه های مربوط به آینده نگاه کنید

سؤال کلیدی که تیم باید از خود بپرسد، این است که «اگر این کار را بکنیم، چه اتفاقی خواهد افتاد؟»

با داده های موجود به تیم کمک کنید تا پیامدهای احتمالی تصمیم های مختلف را پیش بینی کند

تکیه بر دیدگاه های مختلف می تواند مفید باشد، ولی از داده های موجود مربوط به «تجربیات» گذشته برای کاهش ریسک استفاده کنید.

اگر اطلاعات موجود نیست، از درک و شهود تیمی استفاده کنید

همواره بپرسید « چه می شود اگر...» تا تیم متوجه نتایج احتمالی گزینه های مختلف بشود.

● مصالحه نکنید

مصالحه وقتی اتفاق می افتد که تصمیمی در تیم گرفته می شود که برخی اعضا از آن راضی نیستند یا اصلا اهمیتی به آن نمی دهند.

مصالحه را این طور هم می توان توصیف کرد: مردد بودن، تن دادن، بی میلی.

مثلاً تصور کنید تیمی در حال طراحی برنامه ی آموزشی برای یک گروه مشخص است. اکثریت تیم معتقد است که برنامه باید دو روزه باشد در حالی که اقلیت فکر می کند دوساعت برای آن کافی است. بعد از بحث های بسیار -که نظرات بارها و بارها در رقابت و مخالفت باهم قرار می گیرند - مصالحه می شود که مدت برنامه، یک روز و نیم باشد. دو گروه اقلیت و اکثریت چه احساسی دارند؟ شاید اکثریت فکر کنند که در این تصمیم به حرف اقلیت هم گوش داده اند ولی نتیجه تغییر خاصی نکرده است. اقلیت احتمالا احساس می کنند که این فقط یک تغییر نمادین بوده است. یک گروه احساس می کند برنده شده و گروه دیگر احساس می کند بازنده شده است.

دلیل اینکه تیم ها گرفتار این گونه تصمیم گیری های مصالحه آمیز می شوند، این است که این روش یک راه مناسب عملی برای پیشرفت کار است. در واقع برخی از تصمیم ها به خاطر کمبود وقت باید به روش مصالحه گرفته شوند. اعضای تیم در دیدگاه های متفاوتی فرو می روند و تلاش می کنند مواضع مختلف بگیرند، دلیل تراشی می کنند بدون اینی مواضع شان را اصلاح کنند. در این حالت، تیم با تصمیمی که گرفته می شود می تواند به کارش ادامه بدهد.

مصالحه، مشکلاتی هم دارد. بی شک نتایج تصمیم های مصالحه آمیز با ایده آل ها فاصله دارند. احتمالاً برنامه ی آموزشی یک ونیم روزه، خوب از کار در می آید ولی مسلما نمی تواند به تمام موضوعاتی که باید بپردازد.

از همه مهم تر اینکه، این نوع تصمیمات در میزان تعهد افراد مشکل ایجاد می کند. وقتی افراد صددرصد با تصمیم گرفته شده موافق نیستند، اشتیاق کمتری برای حمایت از آن دارند. شاید اجرای تصمیم مصالحه آمیز تبدیل به مشکل شود.

در حالی که تصمیم های مصالحه آمیز ممکن است گهگاه سودمند باشند، باید این نکات را در نظر بگیرید:

مصالحه را شناسایی کنید

وقتی تصمیمی گرفته می شود، باید از اعضای تیم پرسید که آیا نسبت به تصمیم گرفته شده احساس تردید و دو دلی دارند. اگر چنین حسی دارند ولی اذعان می کنند که می توانند از نتیجه ی این تصمیم حمایت کنند، مصالحه ایرادی ندارد. اما در صورتی که اعضا مخالف نتایج حاصله از مصالحه اند، فرصت بازنگری در این تصمیم وجود دارد.

بر روند اجرا نظارت کنید

مطمئن شوید که تصمیم های مصالحه آمیز، تا حد ممکن اثربخش و کارآمد اجرا می شوند. تصمیم های مصالحه آمیز در اجرا، آسیب پذیرند.

بهتر انجامش دهید

تصمیم گیری مصالحه آمیز را به عادت تیم تان بدل نکنید. چرا که اعضای تیم کم کم احساس می کنند از تصمیم های گروهی کنار گذاشته شده اند یا نمی توانند تأثیر کافی براین تصمیم گیری ها داشته باشند؛ میزان اشتیاق و احساس تعهد اعضا کم می شود. در مواقع خاص، سعی کنید از اجماع استفاده کنید که روش قوی تری در تصمیم گیری های گروهی است.

● اجماع را کشف کنید

تصمیم های زیادی در تیم گرفته می شود که به تعهد همه ی اعضا نیاز دارد. تصور کنید تیم باید برنامه ی کاری منعطفی برای کارکنان یک شرکت طراحی کند. آیا زمان این برنامه باید چهار روز در هفته و روزی ده ساعت باشد یا چهار روز در هفته و روزی هفت ساعت و یا روزی دوازده ساعت یا یک هفته در میان ۳۵ و ۴۵ ساعت؟ هرگزینه، مزایا و معایبی دارد؛ هیچ کدام شان کاملاً درست و بی عیب نیست.

اجرای این تصمیم، نیاز به حمایت و پشتیبانی کامل تیم تان دارد. این نوع تصمیم ها باید با روش اجماع گرفته شوند.

اجماع یعنی همه توافق دارند که تصمیم گرفته شده، بهترین تصمیم ممکن در آن شرایط معین است. درک روشنی از دلیل این تصمیم گیری وجود دارد و همه در تیم از آن حمایت می کنند.

روند رسیدن به اجماع این گونه است که اعضا با وجود نقطه نظرات و دیدگاه های متفاوت، شروع به دیدن و درک کردن یک مشکل با شیوه ای مشابه می کنند یا حداقل تفاوت دیدگاه هایشان کمتر می شود.

در اجماع، دیدگاه ها و نظرات متفاوت هر عضو تیم آشکار می شود، مورد توجه و بررسی قرار می گیرد، با نظرات دیگر مقایسه می شود و دوباره درباره ی آن بحث می شود تا جایی که تمامی اعضا، ابعاد مختلف یک مشکل یا یک تصمیم را درک کنند.

نتیجه ی اجماع، بسیار فراتر از مصالحه است. همه می توانند با آن همراه شوند. اجماع، تصمیمی است که تیم بعد از شناسایی همه ی واقعیات، ریسک ها و مخاطرات، باور دارد که بهترین شیوه برای رسیدن به توافق است.

شاید این تصمیم در نوع خود ایده آل نباشد و تمامی اعضا از این تصمیم کاملاً راضی نباشند، ولی حداقل همه می دانند که چرا چنین تصمیمی گرفته شده است.

چون نظرات متفاوت از زوایا و دیدگاه های مختلف مورد بررسی قرار می گیرد، رسیدن به اجماع، یک تجربه ی یادگیری است. اعضا متوجه می شوند که نظر دیگران چیست و چه چیزی برایشان اهمیت دارد. تیم متشکل از افرادی با دیدگاه های متفاوت، به درکی مشترک از مسائل پیش رومی رسد.

دو نکته ی مهم در مورد اجماع وجود دارد: اول اینکه رسیدن به اجماع، زمان بر است. اعضای تیم باید دیدگاه های خود را صادقانه با دیگران در میان بگذارند و همه منعطف و مشتاق شنیدن باشند. افراد باید در مواجهه با واقعیات و دلایل قانع کننده، نظرات شان را تغییر دهند یا اصلاح کنند. چنین چیزی به سرعت اتفاق نمی افتد.

دوم اینکه اجماع برای تمام تصمیم گیری ها مناسب نیست. اجماع روشی است برای تصمیم گیری هایی که به حمایت تیم نیاز دارد؛ تصمیمی که باید به شیوه ای تأثیرگذار به اجرا دربیاید. خود تیم باید تصمیماتی را که به اجماع نیاز دارند، شناسایی کند.

بدانید تصمیم های مبتنی براجماع، هیچ وقت کامل نیستند

اجماع به تصمیم هایی تن می دهد که مناسب مکان و زمان مشخصی اند. در شرایط و زمانی دیگر ممکن است گزینه های خیلی بهتری وجود داشته باشند.

روی این روش کار کنید

اجماع نیازمند تلاش سخت اعضای تیم است. اینجاست که تسهیل گر خوب یا رهبر تیم باید در دسترس باشد. چنانچه شک و تردیدی درباره ی مسأله ای وجود دارد، نظرتک تک اعضای حاضر در جلسه را بپرسید.

مهارت های مربوط به اجماع را یاد بگیرید

اعضای تیم باید بدانند چگونه ایده هایشان را باهم مبادله کنند، کشف کنند که چرا اعضای دیگر این گونه احساس می کنند و در عین حال منعطف باشند و تدافعی برخورد نکنند. اینها مهارت هایی است که باید یادگرفت و تمرین کرد.

بیشتر بخوانید:

کار تیمی(قسمتهای دیگر)

منبع: کار تیمی - مایکل مگین - ترجمه فرشید قهرمانی

 پایگاه خبری حقوق نیوز - کتاب



+ 0
مخالفم - 0
منبع: حقوق نیوز

 

سرخط خبرها: