حقوق خبر
مایکل مگین

کار تیمی (قسمت پایانی)

جسارت و شهامت، عامل نهایی برای تیم هایی است که که برای رسیدن به هدف شان با چالش مواجه شده اند. چه تیم در حال فکر کردن به تجارت جدید باشد و چه برای یک مورد غیرانتفاعی مبارزه کند، گاهی متعهد بودن به دستیابی به هدف، جسارت و شهامت می طلبد. یعنی نگذارید عقب گردها باعث توقف تیم شود. از شکست ها درس بگیرید و مدام رو به جلو حرکت کنید


 

 کار تیمی

● جلسات را خوب برگزار کنید

کار اصلی تیم در جلسات صورت می گیرد. ممکن است افراد خارج از جلسات، وظایف و مسئولیت های فردی شان را انجام دهند یا با دیگر اعضای تیم روی یک پروژه کار کنند، ولی جلسات تیمی جایی است که تصمیم های حیاتی گرفته می شود و مشکلات بزرگ حل می شود.

اغلب اوقات، چگونگی برگزاری جلسات، نشان دهنده میزان مهارت و خبرگی اعضای تیم است. جلساتی که معمولاً خوب اداره نمی شوند، بحث های بی هدف، نبود دستور جلسه روشن و مشخص، احساس عدم پیشرفت و نداشتن دستاورد، می تواند اشتیاق و تعهد اعضای تیم را از بین ببرد. تیم هایی که جلساتی اثرگذار با دستور جلسات مشخص و روشن برگزار می کنند که در آن بحث ها به صورت منظم پیش می رود و تصمیماتی گرفته می شود، در حقیقت باعث ایجاد احساس موفقیت و همبستگی در بین اعضای خود می شوند.

تیم های خوب چگونه جلسات شان را اداره می کنند؟ فرقی نمی کند که جلسات ، روزانه ، هفتگی یا ماهانه برگزار شود اما مراحل مشخصی وجود دارد که انجام آن باعث می شود جلسات خوبی برگزار شود.

جلسه به دستور جلسه نیاز دارد. دستور جلسه فهرستی از موضوعاتی است که تیم درباره اش حرف خواهد زد. دلیل اهمیت دستور جلسه این است که موجب تمرکز بر موضوع می شود و شاخصی فراهم می کند که جلسه چقدر پیشرفت داشته است. مسلما اختصاص نود درصد از وقت جلسه به اولین موضوع دستور جلسه، پیشرفت فوق العاده ای محسوب نمی شود.

یک دستور جلسه ی کارآمد و مؤثر چگونه است؟ تمام دستور جلسات بخش های مشترکی دارند که باید به آن ها توجه کرد:

در ابتدای هر جلسه اعلام کنید که اطلاعاتی که اعضای تیم باید بدانند، به روز می شود. سپس هریک از اعضا می تواند درباره ی پیشرفت یا مراحل کار پروژه ها گزارش بدهد.

گزارش پیشرفت شامل این موارد می شود؛ نتایج، مشکلات، مساعدت های لازم، ایده هایی که باید بررسی شوند و مراحل بعدی کار. بخش دیگر دستور جلسات، مشکلاتی است که تیم به عنوان یک کل، باید به آن ها رسیدگی کند. تیم باید با تأخیرها در رسیدن به نتایج چه کار کند؟ چنانچه تیم ارتباط کاری مؤثری با دیگر تیم ها ندارد، چه ایده هایی می تواند این شکاف را برطرف کند؟ «حل مسأله» اغلب منجر به تصمیم گیری می شود. تیم باید تصمیم بگیرد کدام کار را انجام دهد. آیا باید سیستم جدید تماس با مشتریان داشته باشد یا نه؟ آیا باید کتابچه ی راهنمای جدید را آنلاین هم منتشر کند؟ و در نهایت، تیم باید وظایف و کارهایی را که می بایست قبل از جلسه ی آینده به انجام رساند، مرور و برایشان برنامه ریزی کند.

این نکات را در مورد جلسات تیمی فراموش نکنید:

به جلسات خوب فکر کنید

جلسات محل اصلی انجام کارهای تیم است. جلساتی که خوب و مؤثر اداره شوند، نشان دهنده ی این موضوع اند که تیم دارد کارش را به خوبی انجام می دهد.

از دستور جلسه به عنوان موتور جلسات استفاده کنید

تیمی که با دستور جلسه کار می کند، می داند کجای کار است و مراحل بعدی کار چیست. بدون دستور جلسه، تمرکزی وجود ندارد و پیشرفتی صورت نمی گیرد.

از مشارکت اعضا مطمئن شوید

آنچه باعث کارآمدی جلسات تیمی می شود، شرکت و مشارکت همه ی اعضا است. هرچقدر اعضا در جلسات نظرات بیشتری را مطرح کنند، کیفیت تصمیم ها بالاتر می رود.

● به هم پاداش بدهید

چه چیز باعث ایجاد انگیزه در محیط کار می شود؟ بیشتر وقت ها افراد فکر می کنند پول انگیزه می دهد، اما پژوهش ها بارها و بارها نشان داده که پول مهم ترین عامل ایجاد انگیزه در کار نیست.

اولین و مهم ترین عامل ایجاد انگیزه این است که کارکنان احساس کنند در انجام کارهای جالب توجه، مشارکت داشته اند؛ تلاش های آن ها در بهبود یک فرایند یا تولید یک محصول ، به ثمر رسیدن کار و عملی کردن ایده ها نقش داشته است.

تیمی که برای قدردانی از مشارکت اعضایش، وقت صرف می کند، حس خودباوری آن ها را افزایش می دهد. وقتی تیمی برای اعضایش ارزش قائل می شود، حس خوبی در آن ها ایجاد کرده، احساس تعلق و همبستگی در بین اعضا افزایش می یابد.

یکی از راه های قدردانی از مشارکت کارکنان، فرستادن «بمب عشق» برای آن هاست. پس از تکمیل پروژه ای مهم یا وقتی یک کار سخت باعث خستگی تیم شده است، اعضا را دور هم جمع کنید و ازشان قدردانی کنید. بمب عشق این طور درست می شود:

به هریک از اعضا، برگه ای بدهید که بالای آن نام عضوی دیگر نوشته شده است. هر کس نظری کوتاه درباره ی کیفیت و ویژگی یا مشارکت خاصی که آن فرد انجام داده، می نویسد.

وقتی همه نظرات شان را نوشتند، برگه ها را به نفر سمت راست خود می دهند. حالا او نظر خود را در مورد کسی که اسمش بالای کاغذ نوشته اضافه می کند. کاغذها همین طور دست به دست می شوند تا وقتی که همه نظر خود را در تک تک برگه ها نوشته باشند.

رهبر تیم می تواند «بمب عشق »ها را بخواند و هرکدام از اعضای تیم را به بقیه معرفی کند. اگر این مراسم با مهمانی ناهار و یا اردوی کوتاه تیمی همراه باشد، احساس تعلق به مجموعه ای که برای تک تک اعضایش ارزش قائل است، در افراد تقویت می شود.

ایده های زیادی برای قدردانی از اعضا هست که هزینه ای هم ندارد:

به اعضای تیم برای انتخاب مسئولیت و وظیفه شان در پروژه ی بعدی، امکان انتخاب بدهید

سپردن مسئولیت بیشتر به افراد، بیانگر احساس اعتماد و اطمینان به آن هاست.

عکس اعضای تیم را در فضاهای عمومی سازمان نصب کنید

حتی می توانید عکس خانواده هایشان را هم به این عکس ها اضافه کنید. نتیجه ی این کار، ارائه ی تصویری بسیار شخصیتر از اعضای تیم است.

برای کاری که انجام شده، بگویید «متشکرم»

به همین سادگی، گفتن «متشکرم» سبب ایجاد انگیره ی قوی در اعضای تیم می شود، به خصوص اگر توسط اعضای ارشد تیم و یا سازمان گفته شود.

● مرتب بر تیم تان نظارت کنید

یکی از رایج ترین مشکلاتی که تیم ها دچارشان می شوند، احساس رضایت از خود است.

اعضای تیم هفته ها و ماه های متوالی باهم کار می کنند و گاهی مشکلات متداول تیمی را بدون اینکه کاری در موردش انجام دهند، تحمل می کنند و معمولاً الگوی رفتاری یکسانی را در جلسات تکرار می کنند. وقتی چنین چیزی رخ می دهد، اعضای تیم شروع به حرف زدن بین خودشان می کنند که چقدر دلشان می خواهد در جلسات شرکت نکنند و وقتی صحبت از تصمیم گیری های تیمی می شود، تمایلی از خود نشان نمی دهند.

مثلاً جلساتی که در آن بدون هیچ اختلافی تصمیم گیری می شود، هشداری است مبنی بر اینکه تیم با مشکل مواجه است. شاید هم نشان دهنده ی این باشد که تیم، ایده ها را با حداقل بحث می پذیرد یا حتی درگیر بحث هم نمی شود. این هم نشانه ی خوبی نیست.

اگر اعضای تیم عمداً در جلسات شرکت نکنند یا دیر به جلسه بیایند و یا در جلسات آماده نباشند، چطور؟ اینجا یک مشکل بالقوه در تعهد وجود دارد. شاید زمان بازنگری در اهداف تیم فرا رسیده است.

اگر جلسات به ایده های بکر و کارآمد نرسد، چطور؟ اگراعضا با حداقل تلاش برای نوآوری و خلاقیت راضی به نظر بیایند، چطور؟ در این صورت ،تیم فرصت بیان ایده های متنوع و جدید برای حل مشکلات را از دست می دهد. بهتر است در مهارت های همکاری تیم بازنگری کنید و به آن ها یادآوری کنید که فکر کردن خارج از چارچوب های متداول می تواند چقدر مهم باشد.

اما اگر اختلافات ناگهان ظاهر شوند و اعضای تیم انعطاف پذیر نباشند و برای نظراتشان حالت تدافعی به خود بگیرند، چطور؟ مشخصا تیم باید به این فکر کند که چگونه ایده ها و کشمکش های روند کار را ارزیابی کند. از مهارت اجماع برای جمع آوری نظرات اعضا استفاده و مشخص کنید که منشأ و دلایل این نظرات چیست.

اگر تیم تان، تصمیمات تیمی را به طور کامل اجرا نکند، چطور؟ اگر این روند همین طور ادامه پیدا کند و تصمیمات اجرایی نشوند، چه؟ شاید تصمیمات تیمی به اندازه کافی روشن و مشخص نیستند و اعضای تیم نیاز به بازنگری اهداف تیمی شان دارند. و در نهایت ممکن است اعضای تیم از خود بپرسند که آیا می توانند در تیم مشارکت داشته باشند یا از آن حمایت کنند.

تیم های کارآمد، زمانی را اختصاص می دهند تا ببینند آیا با چنین مشکلاتی مواجه شده اند یا نه. اگر پاسخ مثبت است، تیم می تواند در اساس نامه اش بازنگری کند و شیوه های جدیدی برای مدیریت و اداره ی خود پیدا کند.

اینها ایده هایی است برای عملکرد بهتر تیمتان:

بر تیم نظارت کنید

خودارزیابی، سلاح مخفی تیم است. تیم باید این مورد را به دستور جلسه اضافه کند که هریک از اعضا فعالیت های تیم را ارزیابی کرده درباره اش نظر بدهند.

در اهداف و اساس نامه تیم بازنگری کنید

این فرایند می تواند جان تازه ای به تیم بدهد. اگر اساس نامه باید به روز شود، اصلاحیه هایی به آن اضافه کنید، قوانین جدیدی وضع کنید و واقعیت های موجود را در فرایند کارتیم دخیل کنید.

از پیشرفت و بهبود کار تجلیل کنید

اگر کارآیی تیم تان بیشتر شده ، تغییر رخ داده را اعلام و خاطرنشان کنید که این تغییر چگونه بر تیم تأثیر مثبت گذاشته است و تیم را تشویق کنید که همین طور ادامه دهد.

● تیم را بدون تحکم رهبری کنید

نقش رهبر چیست؟ در جواب این سؤال، پاسخ «بستگی دارد» طنین انداز می شود.

برخی تیم ها، از جمله تیم هایی که تازه شکل گرفته اند و روی تولید محصول جدید یا ادارای یک فرایند تازه کار می کنند، شاید یک رهبر انتصابی لازم داشته باشند. این شخص باید فعالیت های تیم را با تیم های دیگری که درگیر بخش های دیگر فرآیند یا تولید محصول اند، هماهنگ کند. علاوه بر این هماهنگی، رهبر تیم نقش تعیین مسیر و اولویت های تیم را بر مبنای چگونگی پیشرفت پروژه یا تولید محصول با دیگر گروه ها بر عهده دارد.

از آنجا که معمولاً رهبر تیم، شخصاً مسئول نتایج تیم است، می تواند بر پیشرفت تک تک افراد نظارت کند و بر اساس عملکردشان، به آن ها بازخورد بدهد و راهنمایی شان کند. رهبر انتصابی شاید همه ی جلسات تیم را خودش اداره نکند. با این روش، او دیگر اعضا را ترغیب می کند تا حداقل بخش هایی از جلسات تیمی را رهبری کنند.

رهبران انتصابی می توانند بر اساس تجربه شان درباره ی نحوه ی انجام کارها تصمیم گیری کنند. در چنین مواردی، آن ها می توانند نقش خبره و کارشناس را در کنار دیگر کارشناسان تیم ایفا کنند، ولی با نگاهی مضاعف به کارهایی که تیم های دیگر مشغول انجام شان هستند یا بر اساس چگونگی صرف بودجه.

همچنین برخی تیم ها نیاز به رهبری دارند که بیشتر تسهیل گر باشد تا مدير، حتی در تیم های به اصطلاح بدون رهبر، یک نفر باید این نقش را بر عهده بگیرد. این شخص، سازمان دهنده ای است که افراد را برای برگزاری جلسات دور هم جمع می کند، بحث ها و نظرات را یادداشت می کند، موارد دستور جلسه را از افراد می پرسد، پیشنهادهای لازم را می دهد و به دنبال ایجاد ائتلاف و همبستگی است. رهبران تسهیل گر را در هر نوع تیمی که می خواهد بدون رهبر عمل کند، می توان یافت. نکته ی مهم این است که رهبر تسهیل گر باید در ترغیب اعضا به اجماع و پیشبرد تیم مهارت داشته باشد. معمولاً در تیم های بدون رهبر، بحث های بسیار زیادی درمی گیرد.

قطعاً اگر رهبر یک تیم بخواهد نقش «رئیس» را بازی کند، به دیگران دستور بدهد، کارشان را از آن ها مطالبه کند و مقابل شان بایستد، این پایان مشارکت و آورده های تیمی است.

این ها ایده هایی است برای رهبری کارآمد تیم:

قدرت را با دیگران تقسیم کنید

اگر رهبر یک تیم هستید، تصمیم بگیرید که چقدر با واگذاری تصمیمات و مسئولیت ها به تیم راحتید. احتمالا در ابتدای کار تصمیماتی هست ۔ تصمیماتی که رشد تیم در گروی آن هاست که تمایل ندارید آن ها را به دیگران بسپارید.

نقش آفرینان فردی تیم را پرورش بدهید

کارآیی اعضای تیم تان را به عنوان یک عضو تیم تقویت کنید. به آن ها مهارت های تیمی را آموزش دهید، آن ها را مشارکت به تشویق کنید، همه ی موانعی را شاید سر راه شان وجود داشته باشد، برطرف کنید.

یاد بگیرید که چگونه بدون کنترل گری، تیم را اداره کنید

پیشنهاد بدهید، هدایت کنید، سؤالات روشنگرانه بپرسید، خلاصه ای از دیدگاه ها و نقطه نظرات ارائه کنید، دستاوردها را ذکر کنید، بگذارید این کارها اتفاق بیفتد.

● کمک بخواهید

در گروه های متشکل از افراد نتیجه محور، تمایل به پیشی گرفتن از رقبا باعث می شود افراد برای انجام کارها به خود و هم تیمی هایشان فشار زیادی وارد کنند. با اینکه رسیدن به موفقیت، ویژگی تحسین برانگیزی است، اما این ریسک بالقوه را دارد که افراد عالی رتبه ی اجرایی هنگام نیاز به کمک از دیگران درخواست کمک نکنند. چرا؟

زیرا برای برخی از اعضای تیم، درخواست کمک یا حتی توضیح خواستن برای شفاف شدن مسأله، می تواند ضعفی تعبیر شود که نشانه ی ضعف شخصی است. از همه مهم تر، مگرفرض بر این نیست که آن ها باید نحوه ی انجام همه ی کارها را بدانند؟ مگر به همین دلیل نیست که در این تیم قرار گرفته اند؟

برخی از اعضای عالی رتبه ی تیم، به جای کمک خواستن، از انجام کارهای محوله طفره می روند یا آن را به شکلی که خودشان «فکر می کنند» درست است، انجام می دهند. در هر دو حالت، ایجاد فشار برای انجام کارها بدون کمک گرفتن از دیگران، مشکلاتی برای تیم پدید می آورد.

یک تیم چگونه می تواند کمک خواستن از دیگران را برای اعضای تیمش راحت و آسان کند؟ رهبر تیم می تواند اعضا را تشویق به کمک گرفتن از دیگران کند. در حقیقت وقتی رهبر تیم با مشکلی مواجه می شود

به تنهایی قادر به حل آن نیست، می تواند با کمک خواستن از دیگران، این رفتار را به الگوی تیم بدل کند.

علاوه بر این، تیم می تواند با آماده سازی، شیوه ی کارش را هماهنگ کند. در مورد هر پروژه ی کاری، اعضا می توانند باهم درباره ی روش کار گفت و گو کنند . مراحل کار، ایده ها، تکنیک ها - و همچنین مثال ها و نمونه هایی از شیوه های مختلف انجام کار تهیه کنند. تیم به این شکل، یک مرحله از فرایند انجام کار را شبیه سازی می کند و با یادگرفتن از تجربه هایش، چشم انداز مشخص تری از چگونگی فعالیت تیم برای اعضا فراهم می کند.

اما اگر خود تیم در روش انجام یک کار یا اجرای یک پروژه دچار سردرگمی باشد چه باید کرد؟ راه چاره، یافتن تیم دیگری است که در انجام کاری مشابه، موفق بوده یا استفاده از کارشناسی خارج از تیم که بتواند آموزش ها و مثال هایی در مورد روش انجام کار برای تیم فراهم کند.

بسیاری از تیم ها حتی بیرون از سازمان هایشان می روند تا مطالعه و بررسی کنند که چگونه یک تیم یا گروه در سازمانی دیگر، کاری را انجام داده است. این روند، «محک زدن» نام دارد که راهی مؤثر برای کمک خواستن است. مسلماً همه ی سازمان ها علاقه ای ندارند که تکنیک ها و شیوه هایی را که به سختی به دست آورده اند، در اختیار دیگران بگذارند. ولی اگر رویکرد تیم غیر رقابتی باشد، این شانس وجود دارد که دیگران اطلاعات شان را در اختیار تیم بگذارند.

اینها ایده هایی برای حل مشکلات و بهبود کارند:

شبیه سازی ها را به اجرا در آورید

فرآیندها را مرحله به مرحله پیش ببرید، مثل وقتی که یک گزارش تولید شود. بر توصیف نحوه ی انجام هر پروژه پیش از اجرای آن توسط تیم تأکید کنید.

کارشناس پیدا کنید

تیمی که می خواهد همه ی کارها را خودش انجام دهد، در حقیقت انگار چرخ را از نواختراع می کند. قطعاً کسی، جایی قبل از شما این کار را انجام داده است.

بگذارید همه ی جوابها را ندانند

اعضای تیم باید با احساس راحتی درخواست کمک کنند. تیم باید کمک خواستن را به عنوان یکی از قوانین ابتدایی در نظر بگیرد.

● تسلیم نشوید

گاهی اوقات تیم ها با کارهایی بسیار سخت و موانعی عجیب و غریب بر سر راه موفقیت مواجه می شوند. تیم هایی را در نظر بگیرید که باید فناوری جدیدی را در زمان محدود و با بودجه ای اندک توسعه دهند یا تیم هایی که باید راه حلی خلاق برای یک مشکل دردسرساز برای مشتریان ارائه دهند. همچنین تیمی که در حال مبارزه با مشکلی ناشناخته یا کمتر شناخته شده است.

مسلماً تیم می تواند تسلیم شود و شکست را بپذیرد، ولی باید این گزینه را برای زمانی نگه داشت که تمام هوش و مهارت و ابتکارات تیم ته کشیده باشد. و گاهی حتی نباید به تسلیم شدن فکر کرد.

در عوض، تیمی که با مشکل یا کاری طاقت فرسا روبه رو شده، باز هم می تواند با انجام کارهایی به کارکنانش انرژی بدهد.

نخست، تیم باید به روشنی بداند که چرا رسیدن به هدف، بسیار مهم و حیاتی است. به یاد داشته باشید که هدف مشترک، منبع توان و انرژی هر تیم است. اگر هدف بسیار مهم و اساسی و اولویت اول تیم باشد، ارزش آن را دارد که برای انجامش تلاش کرد. عواقب شکست را هم در نظر بگیرید. آیا می توان این عواقب را پذیرفت؟

همچنین یک تیم می تواند بر چگونگی تلاش برای دستیابی به هدف تمرکز کند. آیا منابع مناسبی در اختیار دارد؟ مراحل کار، روشن و منطقی است؟ ذی نفعان تمایل به همکاری یا حتی تغییر در انتظارات و رفتارشان دارند؟ آیا تیم از افراد مناسب تشکیل شده؟ بررسی دقیق و خودارزیابی صادقانه ممکن است فرصت های تازه ای برای تلاش و حرکت پیش رویتان بگذارد.

خلاقیت، قدرتمندترین ابزار تیم است. وقتی منابع محدودند یا برای رسیدن به هدفی فشار وجود دارد، ایده های خلاق می توانند به سرعت به دیدگاه های جدید و راه حل های عالی منجر شوند. توجه کنید که از بارش افکار استفاده کنید و واقعاً در گسترش رویکردهای کاملاً بديع و متفاوت برای مشکلات جسارت و شهامت داشته باشد. پاسخ چیزی که شاید یک مسأله غامض غیرقابل حل به نظر می رسد، به صورت ناگهانی از نا کجا ظاهر شود.

جسارت و شهامت، عامل نهایی برای تیم هایی است که که برای رسیدن به هدف شان با چالش مواجه شده اند. چه تیم در حال فکر کردن به تجارت جدید باشد و چه برای یک مورد غیرانتفاعی مبارزه کند، گاهی متعهد بودن به دستیابی به هدف، جسارت و شهامت می طلبد. یعنی نگذارید عقب گردها باعث توقف تیم شود. از شکست ها درس بگیرید و مدام رو به جلو حرکت کنید.

این ایده ها را به خاطر بسپارید:

دوباره برهدف تمرکز کنید

معنای «واقعی» دستیابی به هدف چیست؟ چه چیزی تغییر می کند وقتی که در نهایت به هدف می رسید؟

ارزیابی کنید که تیم چگونه و چطور تلاش کرده است

آیا تیم تان از ایده ها و شیوه های قدیمی برای مقابله با موقعیت های جدید چالش برانگیزتر استفاده می کند؟ زمان آن رسیده است که از این مرحله گذر کنید و شیوه هایی جدید را به کار بگیرید.

خلاقیت و جسارت، درمان قوی مشکلات سخت تیمی است

به یاد داشته باشید ایده ها رایگان هستند و فقط زمان می برد تا متولد شوند.

بیشتر بخوانید:

کار تیمی(قسمتهای دیگر)

منبع: کار تیمی - مایکل مگین - ترجمه فرشید قهرمانی

 پایگاه خبری حقوق نیوز - کتاب



+ 0
مخالفم - 0

 

سرخط خبرها: