شفافیت سازمانی
شفافیت سازمانی میتواند درجات مختلفی داشته و برای مشاغل مختلف، معانی متفاوتی داشتهباشد، اما به طور کلی به معنای مخفی نکردن اطلاعات ارزشمند از کارمندانتان است. اعم از مثبت، منفی یا خنثی بودن اطلاعات، شفافیت سازمانی به معنای به اشتراک گذاشتن و مشمول ساختن کارکنان است، زیرا آنها نیز به اندازهی شما به وضعیت و موفقیت سازمان اهمیت میدهند. هرچه کارمندان شما بیشتر در جریان امور قرار گیرند، بیشتر احساس میکنند که بخشی از کاری که انجام میدهید، هستند.
وقتی از شفافیت سازمانی صحبت میکنیم، منظورمان این است که همه افراد شرکت شما باید در جریان تکتک جلسات، تصمیمگیریها و گفتوگوها باشند؟ البته که نه! چنین وضعیتی مثل کابوس است! شفافیت بهمعنی غرقکردن افراد با جزئیات روزمره شرکت شما نیست، بلکه بهمعنی آگاه کردن افراد به مسائل بزرگ و مهم است.
در گذشته، شیوه مدیریتی به این صورت بود که تصمیمگیریها و برنامهریزیهای استراتژیک پشت درهای بسته انجام میشدند تا مانع انحراف افراد از وظایف روزانهشان شود. خب مشخص شد که این شیوه مدیریتی ضعیف است. امروزه اوضاع تغییر کرده است و کارکنان سازمانها یا شرکتها از کارفرمایان خود انتظار دارند رویکردی صادقانه برای ارتباطات داشته باشند. آنها میخواهند در جریان تصمیماتی قرار بگیرند که بر زندگی و معیشتشان تأثیر میگذارد. آنها انتظار دارند خواستههای آنان هم مدنظر کارفرما قرار بگیرند و هنگام تصمیمگیریها بهشان توجه شود. شفافیت سازمانی میتواند به ایجاد سازمانی قویتر، سالمتر و سازندهتر کمک میکند.
مزایای شفافیت سازمانی
شفافیت سازمانی به مزایای ملموس زیر منجر میشود:
• شفافیت سازمانی موجب اعتمادسازی میشود: شفافیت سازمانی کلید اعتماد سازی در یک سازمان است. هرچه اطلاعات بیشتری را با کارمندان خود در میان بگذارید، آنها بیشتر شما را باور خواهند داشت و بیشتر نشان میدهند که قابلاعتماد هستند؛
• شفافیت سازمانی در فرایند استخدام سودمند است: بهتازگی، یک نظرسنجی توسط اتلاسیان (Atlassian) نشان دادهاست که ۸۷٪ افراد ترجیح میدهند که در سازمانهای شفاف کار کنند. هرچه بیشتر در ارزشها و فرهنگ شرکت خود شفافسازی کنید، شهرت شفافتری را خَلق میکنید و این شما را به کارفرمایی مطلوب تبدیل میکند؛
• شفافیت سازمانی برای کارکنانتان انگیزه ایجاد میکند: اگر از خود میپرسید که چگونه میتوانید کارکنان را برای داشتن عملکرد بهتری ترغیب کرد، بهتر است شفافسازی بیشتر را در سازمانتان نظر بگیرید، زیرا شفافیت کارکنان را با انگیزه و رغبت آنها را بیشتر میکند؛
• شفافیت سازمانی به افزایش مشارکت کارمندان منجر میشود: وقتی کارمندان درمورد شرکت خود بیشتر بدانند، معمولا دربارهی امور بسیار بیشتر اهمیت میدهند و در شغلشان بیشتر مشارکت میکنند؛
• شرکتهای با شفافیت سازمانی ماندگاری بیشتری دارند: مشاغل شفاف معمولا از افزایش نوآوری و تصمیم گیری بهتر و سودآوری بیشتری بهرهمند میشوند. (به عنوان مثال، دوسوم مصرفکنندگان حاضرند هزینهی بیشتری بپردازند، اگر این به معنای خرید از شرکتی با سیاستهای شفاف باشد.)
عملی کردن شفافیت سازمانی
در محیطی با شفافیت سازمانی، افراد راحتتر و آمادهتر هستند تا به بهترین نحو ممکن عمل کنند و این مسئله در نهایت باعث موفقیت سازمان خواهد شد.
1. در همه سطوح شفاف باشید
برای اینکه سازمان شما واقعا شفاف باشد، ارتباطات باید در همه سطوح صادقانه باشند و این با مدیریت شروع میشود. اگر آنهایی که بیشترین قدرت و مسئولیت را دارند شفاف رفتار نکنند، دیگر مهم نیست که بقیه اعضای گروه چقدر متعهدند.
اگر رهبران مایل به الگوسازی باشند و شفافیت سازمانی را فراتر از کلمات و حرکات سطحی بپذیرند، این رفتارشان بسیار مفید خواهد بود. مطالعهای نشان داد که استقبال از شفافیت حقوق کارکنان نهتنها هزینه اجرایی ندارد، بلکه باعث افزایش بهرهوری به شکلی چشمگیر میشود.
2. گوشدادن را جدی بگیرید
شفافیت مسئلهای دوطرفه است. علاوه بر اشتراکگذاری اخبار و اطلاعات مهم با کارکنان، گوشدادن به ایدهها، سؤالات و نگرانیهای آنها نیز اهمیت بسیار زیادی دارد. رویههای مشخصی را برای پاسخ به سؤالات معمولی روزمره و سؤالات مهمتر ایجاد کنید. مثلا میتوانید یک کانال اسلک (Slack) برای این سؤالات درست کنید یا ساعاتی از یکی از روزهای هفته را به این کار اختصاص بدهید.
هرگز نباید این حس را به کارکنانتان بدهید که سؤالات آنها نادیده گرفته شده است. حتی اگر هنوز پاسخی ندارید، سؤالات آنها را بررسی کنید و بگویید که در موعد مقرر پاسخشان را خواهید داد.
3. حتی درباره آنچه نمیتوانید در میان بگذارید هم روراست باشید
شفافیت به این معنی نیست که باید هر کاری در شرکت شما عمومی شود. چنین کاری یعنی اجتناب از رازداری و عدم افشا که در خصوص موضوعاتی که هنوز نمیتوانید آنها را کاملا فاش کنید برایتان دردسرساز میشود. با افراد گروه خود درباره تحولات جدید روراست باشید، حتی اگر در ابتدا مجبور به پنهان کاری شوید. مثلا میتوانید به اعضای گروه اطلاع بدهید که شرکت در حال مذاکره برای ادغام احتمالی است، اما تا زمانی که همهچیز مشخصتر نشود، نمیتوانید درباره جزئیات صحبت کنید.
4. بازخوردها را بپذیرید
رویههایی را که تعیین کردید تا افراد بتوانند نظرات خود را بیان کنند به خاطر دارید؟ شفافیت سازمانی بهمعنی توجه به آنچه میگویند و در صورت لزوم، تغییر نحوه انجام کارهاست. بازخوردهای مؤثر میتوانند باعث بهرهوری کارکنان شما بشوند و در موفقیت سازمان شما تأثیر بسیار مهمی داشته باشند.
5. از شفافیت سازمانی استقبال کنید و آن را در فرهنگ شرکت خود بگنجانید
ایجاد تغییرات فرهنگی در یک شرکت هرگز کار آسانی نیست، اما لازم است مطمئن شوید که سازمان شما از شایستگی و مزیت رقابتی برخوردار است. برای ادغام شفافیت در فرهنگ شرکت خود، با این سؤال شروع کنید که «رفتار دیگران در شرایط خاص باید چگونه باشد؟». در حفظ شفافیت سازمانی ثابتقدم باشید و در هریک از تصمیمات عمده و جزئی که بر شرکت شما تأثیر میگذارد، آن را به خاطر داشتهباشید.
هنگام استخدام نیز باید شفافیت سازمانی را در نظر بگیرید، زیرا میخواهید کارمندان معتبر، صادق و صریحی در سازمانتان مشغول به کار باشند. کارمندانی که استخدام میکنید، فرهنگ شرکت شما را شکل میدهند؛ بنابراین، باید مطمئن شوید که اعتقادات و ارزشهای آنها با سازمان شما مطابقت دارند.
6. در اسرع وقت، به سؤالات و دغدغههای کارمندان خود پاسخ دهید
وقتی کارمندان درمورد روند کار در محل کار مشکلی دارند یا با سؤالی درمورد اهداف سازمانی به شما مراجعه میکنند، به طور مناسب و بهموقع به آنها پاسخ دهید؛ همچنین، باید تا جایی که ممکن است در پاسخهایی که میدهید دقیق باشید. با حذف اطلاعات مهم، شفافیت را فدا نکنید. برگزاری جلسهی پرسشوپاسخ بدون محدودیت با کارمندان خود را در برنامه قرار دهید. این کار به آنها این امکان را میدهد که هر سؤالی را که ذهنشان را درگیر کردهاست، بپرسند و به شما، به عنوان مدیر، این فرصت را میدهد که همهی آن سؤالات را یکباره پاسخ دهید. از این گذشته، پاسخها باید برای همه مهم باشند، نه فقط برای کارمندی که آن سؤال را مطرح میکند. این امر به کارمندان نشان میدهد که شما برای شفافیت سازمانی ارزش بسیاری قائل هستید و همچنین اطلاعاتی را که برای تصمیمگیری سخت به آنها نیاز دارند، در اختیارشان قرار میدهید.
7. کارمندان را در جریان امور بگذارید
در صورتی که چیزی تغییر میکند، مثلا اگر فرایندی را در شرکت تغییر دادهاید یا سیستم مدیریت عملکرد خود را تعدیل کردهاید، به افراد خود اطلاع دهید. این راهکار شفافیت سازمانی کمک میکند تا آنها را به جریان کلی امور متصل نگه دارید. معرفی خبرنامههای شرکت یا برگزاری تالارهای گفتوگوی کارمندان میتواند در تسهیل این جریان اطلاعات کمک چشمگیری کند. بُردوباختها و چالشهای فشارآور را به اشتراک بگذارید. به یاد داشتهباشید که به اشتراک گذاشتن بُردها آسان و هیجانانگیز است، اما وقتی کارها طبق برنامه پیش نمیروند، پذیرش مسئولیت بسیار دشوار است؛ البته این شکل از شفافیت سازمانی به اتحاد نیروی کار کمک میکند.
وقتی میخواهید خبر بدی را اعلام کنید، با کارمندان مانند بزرگسالان رفتار کنید. آنها میتوانند واقعیت شرایط را کنترل کنند و وقتی احساس میکنند چیزی درست نیست اما نمیدانند مشکل چیست، معمولا چیزی را تصور میکنند که در واقع بسیار بدتر از شرایط واقعی است.
8. به طور منظم، درمورد عملکرد صحبت کنید و امکان برقراری ارتباطات بلادرنگ را فراهم کنید
اگر قصد دارید سطح شفافیت سازمانی را بهبود ببخشید، ابتدا باید سطح ارتباطات را بهبود ببخشید. این امر میتواند با پیادهسازی مکالمات مربیگری منظم آغاز شود. به مدیر و کارمند اجازه دهید که رابطهای معتبر و بر پایهی اعتماد را در محل کار برقرار کنند. این کار تبادل نظر را تسهیل میکند و کارمند در طرح سؤال، احساس توانمندی بیشتری میکند؛ همچنین، باید به معرفی ابزارهای ارتباطیای بپردازید که بازخورد و ارتباط را تشویق میکنند. این شیوه معادل امروزی سیاست «در باز» است، اما بسیار راحتتر و حتی سریعتر است.
دیدگاه