برون سپاری چیست؟
برون سپاری یک عمل تجاری است که در آن یک شرکت، شرکت یا فردی دیگر را استخدام می‌کند تا کارها، عملیات یا خدمات خاصی را در دوره زمانی مشخصی برای آن انجام دهد. شرکت بیرونی که به عنوان ارائه دهنده خدمات یا طرف سوم شناخته می‌شود، برای کارکنان یا سیستم‌های کامپیوتری خود وظایف یا خدمات محوله را تعریف می‌کند که یا در محل شرکت استخدام کننده انجام می‌شوند و یا در خارج از آن.
امروزه شرکت‌ها می‌توانند تعدادی از کارها یا خدمات خود را برون سپاری کنند. آنها اغلب خدمات فناوری اطلاعات، از جمله برنامه ریزی و توسعه نرم افزار و نیز پشتیبانی فنی را برون سپاری می‌کنند. همینطور خدمات مشتریان و مرکز تماس را. همچنین می‌توانند انواع دیگر کارها را نیز به شرکت بیرونی بسپارند، مثل فرآیند‌های تولیدی، وظایف منابع انسانی، عملکردهای مالی مثل دفترداری و پرداخت حقوق و غیره، کل بخش آی تی و یا تنها قسمت‌هایی از آن.
برون سپاری گاهی قرارداد بیرونی نیز نامیده می‌شود. قرارداد بیرونی می‌تواند شامل استفاده از یک تامین کننده سوم ثالث بزرگ شود. برای مثال شرکتی مانند IBM برای مدیریت خدمات آی تی خود قرارداد بیرونی تنظیم کند. همچنین می‌تواند شامل استخدام پیمانکاران مستقل و یا کارکنان اداری موقت نیز باشد. اما اینکه برای مثال، در مدتی کوتاه، فردی را جایگزین یکی از کارمندان به مرخصی رفته کنید، برون سپاری محسوب نمی‌شود.
دلایل انجام برون سپاری
دلایل بسیاری وجود دارد که شرکت ها اقدام به برون سپاری می کنند. در اینجا برخی از دلایل را با هم مرور می کنیم:
1. کاهش و کنترل هزینه ها
هنگامی که شما برون سپاری می کنید، هزینه های مرتبط با استخدام یک کارمند حذف می شود، مانند نظارت مدیریتی، آموزش، بیمه درمانی، مالیات، بازنشستگی و غیره.
2. بهبود تمرکز شرکت بر صلاحیتهای اصلی
این نه عملی است و نه امکان پذیر که همه کارها توسط یک شرکت انجام شود و در همه زمینه ها فعالیت داشته باشد. برون سپاری به شما اجازه می دهد تا بر صلاحیتهای اصلی شرکت تمرکز کنید و باقی کارها را به شرکت های دیگر بسپارید.
3. دسترسی به قابلیت های استثنایی
زمانی که شما به شرکت هایی که در زمینه های مورد نیاز شما متخصص هستند برون سپاری می کنید، بازگشت سرمایه به شما بسیار بیشتر می شود. به جای استفاده از آگاهی و دانش یک نفر، شما می توانید از تجربه یک تیم از متخصصان بهره مند شوید. شرکت های برون سپاری معمولا به کارکنانی نیاز دارند که آموزش لازم را دیده باشند و گواهی نامه معتبر دریافت کرده باشند.
4. استفاده از منابع داخلی برای مقاصد دیگر
شما ممکن است در دفتر خود فردی را داشته باشید که به خوبی حسابداری می کند یا با کامپیوتر کار می کند، اما به احتمال زیاد این کارها شغلی نبوده که وی به خاطر آن استخدام شده است. اگر آنها وقت خود را با انجام این کارها بگذرانند، پس کارهایی که آنها برای انجامشان استخدام شده بودند چه می شود؟ برون سپاری اجازه می دهد تا شما از کارکنان خود به بهترین نحو استفاده کنید، و وقت آنها را بر روی کارهایی که ممکن است کسانی که در این زمینه خاص آموزش دیده اند، سریعتر انجام دهند تلف نکنید.
5. زمانی که منابع داخلی در دسترس نیستند
شاید شما در شرکت کسی را نداشته باشید که نیازهای شما را مدیریت کند. این مسئله را هم می دانید که استخدام یک کارمند نیازمند بودجه لازم است. برون سپاری می تواند به صورت موقت و یا در دراز مدت یک جایگزین مناسب باشد.
6. به حداکثر رساندن منافع حاصل از بازسازی
هنگامی که شما بمنظور بهبود در هزینه ها، کیفیت، خدمات، و یا سرعت، شرکت خود را بازسازی می کنید، عملکردهای فرعی کسب و کار شما ممکن است کنار گذاشته شوند. با این حال کارهای فرعی هنوز هم نیاز دارند تا به کار گرفته شوند و برون سپاری یک راه مطلوب برای انجام این کار است.
7. در دسترس قرار دادن سرمایه
با برون سپاری عملکردهای فرعی کسب و کار، شما می توانید سرمایه خود را در مواردی که به طور مستقیم به محصول و یا مشتریان شما مربوط می شوند، خرج کند.
8. کاهش خطر
شروع و اجرای یک کسب و کار معمولا گران و وقت گیر است. از آنجا که افرادی که برون سپاری می کنند، با مشتریان مختلف کار می کنند و نیاز دارند به بهترین شیوه خود را در صنعت حفظ کنند، پس معمولا آنچه را که درست و یا غلط است را به خوبی می شناسند. در واقع دانش و تجربه آنان به طور چشمگیری خطر اجرای یک تصمیم اشتباه و پرهزینه را کاهش می دهد.
معایب برون سپاری
اگر می‌خواهید گزینه‌های برون سپاری کار خود را ارزیابی کنید، در نظر داشته باشید که برون سپاری مزایا و معایبی دارد. به معایب برون سپاری که در در ادامه‌ی این مطلب فهرست شده‌اند توجه کنید و ببینید کدام یک از آنها ممکن است کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار دهد. اگر معایب برون سپاری بیشتر از مزایای آن است، بهتر است از برون سپاری صرف نظر کنید.
1. از دست دادن کنترل مدیریتی
زمانی که قراردادی امضا می‌کنید تا یک شرکت دیگر بخشی از کار شما را بر عهده بگیرد، شما مدیریت و کنترل آن بخش از کار را بر عهده آن شرکت می‌گذارید. شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید استانداردهایی را که برای شرکت خودتان مهم است، در نظر نمی‌گیرد. آنها تنها به دنبال این هستند تا از خدمتی که به شما و شرکت‌های دیگری مثل شما رائه می‌دهند، سود ببرند.
2. هزینه‌های پنهان
شما قرادادی با شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، امضا می‌کنید که جزئیات خدماتی که برای شما فراهم خواهد شد در آن مشخص می‌شود. شما مجبور خواهید بود برای هر چیزی که در قرارداد ذکر نشده است هزینه اضافی پرداخت کنید. علاوه بر این شما باید یک وکیل استخدام کنید تا جزئیات قراردادی را که امضا کرده‌اید بررسی کند. آن شرکت قبلا این کار را کرده و قرارداد را از قبل آماده کرده است. بنابراین زمانی که مذاکرات آغاز شود شما در موضعِ ضعف خواهید بود.
3. خطری برای امنیت و اسرار شرکت
چیزی که همچون خون در رگ‌های شرکت جریان دارد اطلاعاتی است که شرکت بر اساس آنها به جلو می‌رود. اگر شما فهرست حقوق افراد، اطلاعات پزشکی یا هر اطلاعات محرمانه‌ی دیگری دارید که باید در اختیار شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید قرار بدهید، این خطر وجود دارد که اطلاعات محرمانه‌ی شما فاش شود. اگر کاری که قرار است برون سپاری شود شامل دارایی‌های مشترک شرکت یا داده‌ها و اطلاعات شرکت باشد (برای مثال طرح محصولات، فرمولها و غیره)، این مسئله باید در تصمیم‌گیری شما در نظر گرفته شود. شرکتی که قرار است کار به آن برون سپاری شود را به دقت ارزیابی کنید تا مطمئن شوید که داده‌های شما حفظ می‌شوند و در صورتی که اتفاقی رخ دهد، قرار داد آن را پیش‌بینی کرده است.
4. مشکلات کیفیت
شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید، تنها با پول انگیزه می‌گیرد. از آنجا که در قراردادی که می‌بندید قیمت را قطعی می‌کنید، تنها راه آنها برای افزایش سود، کاهش هزینه‌ها خواهد بود و تنها زمانی که آنها شرایط قرارداد را برآورده کنند، شما به آنها پول می‌دهید. علاوه بر این شما توانایی پاسخ دادن به تغییرات سریع محیط کسب و کار را نیز از دست می‌دهید، چرا که قرارداد کاملا مشخص است و برای هر تغییری شما باید هزینه‌ی اضافه پرداخت کنید.
5. کار شما به توان مالی یک شرکت دیگر گره می‌خورد
از آنجا که شما بخشی از کار خود را به یک شرکت دیگر واگذار کرده‌اید، اکنون کار شما به توان مالی یک شرکت دیگر گره خورده است. در نتیجه باید این انتظار را داشته باشید که شرکتی که کار را به آن برون سپاری کرده‌اید ورشکسته بشود و کار شما نیمه کاره بماند.
6. ذهنیت بد و اثرات منفی
واژه‌ی برون سپاری چیزهای مختلفی را در ذهن افراد تداعی می‌کند. اگر در جامعه‌ای زندگی می‌کنید که در آن شرکتی کارهای برون سپاری شده انجام می‌دهد و دوستان و نزدیکان شما را استخدام می‌کند، آنگاه برون سپاری چیز خوبی خواهد بود. اما اگر دوستان و نزدیکان‌تان به‌خاطر برون سپاری کارشان را از دست داده باشند، آنگاه برون سپاری چیز خوبی نخواهد بود. همچنین اگر شما بخشی از کار خود را برون سپاری کنید، روحیه‌ی نیروی کارتان ممکن است آسیب ببیند.
مزیت های برون سپاری
هنگامی که شما انتخاب‌های‌تان را می‌سنجید و تصمیم می‌گیرید کدام یک از بخش‌های مختلف کار را برون سپاری کنید، نیاز به در نظر گرفتن مزایای برون سپاری دارید. وقتی دلایل کافی برای برون سپاری پیدا کردید، این کار به رشد شرکت شما و صرفه‌جویی مالی کمک می‌کند. برون سپاری منافع دیگری دارد که فراتر از منافع مالی است. در اینجا هفت مزیت اصلی برون سپاری بیان می‌شود.
1. تمرکز بر فعالیتهای اصلی
در زمانه‌ای که همه چیز در حال رشد است، پشت صحنه‌ی سازمانیِ (بک آفیس) یک شرکت نیز گسترده می‌شود. این گسترش ممکن است با مصرف منابع (انسانی و مالی) آغاز شود و به قیمت ناقص ماندن فعالیتهای اصلی‌ای که موفقیت شرکت را تضمین می‌کنند، تمام شود. برون سپاریِ چنین فعالیت‌هایی این اجازه را به شما می‌دهد که بر روی فعالیتهای اصلی شرکت تمرکزی دوباره داشته باشید، بدون اینکه کیفیت یا خدمات پشت صحنه‌ی سازمان را قربانی کرده باشید.
برای مثال یک شرکت، قراردادی امضا کرده است که در مدت کوتاهی افزایش چشمگیری در میزان فروش آن ایجاد می‌کند، این کار برون سپاری فروش است.
2. صرفه جویی در هزینه‌ها
کارهای پشت صحنه‌ی سازمان، کارهای پیچیده‌ای هستند اما ابعاد شرکت شما مانعی است بر سر راه اینکه این کارها با هزینه‌های ثابت و معقول انجام شوند. در نتیجه برون سپاری باعث کوچک نگه‌داشتن اندازه شرکت می‌شود و به شما در کاهش این هزینه‌ها کمک می‌کند.
برای مثال مطب کوچک یک دکتر قرار است طرح‌های مختلف بیمه را بپذیرد. فردی که به صورت نیمه وقت کار کند نمی‌تواند تمام کارها را به درستی انجام دهد. بنابراین این کار به شرکتی که در بیمه‌های پزشکی تخصص دارد برون سپاری می‌شود.
3. کاهش هزینه‌های بالاسری
هزینه‌های بالاسریِ انجام عملیات پشت صحنه‌ی سازمان بسیار بالا هستند و برون سپاری این قبیل کارها تصمیم کاملا درستی است.
برای مثال رشد یک شرکت باعث شده است فضای اداری بیشتری مورد نیاز باشد. فضایی که اکنون در اختیارشان است بسیار گران قیمت است و هیچ فضایی برای گسترش شرکت وجود ندارد. بنابراین برون سپاری بعضی کارهای ساده نیاز به فضای اداریِ بیشتر را از بین می‌برد. برای مثال بازاریابی تلفنی یا ورود داده‌ها را می‌توان به بیرون از شرکت واگذار داد.
4. کنترل عملیاتی
باید به فکر برون سپاری عملیاتی باشید که هزینه‌های آنها از کنترل خارج می‌شود. بخش‌هایی که معمولا از کنترل خارج می‌شوند و قسمت‌هایی که مدیریت ضعیفی دارند، گزینه‌های اول برون سپاری هستند. علاوه بر این شرکتی که کار را به آن برون سپاری می‌کنید می‌تواند توانایی‌های مدیریتی شرکت شما را بهبود ببخشد.
برای مثال بخش فناوری اطلاعاتی که پروژه‌های بسیار زیادی دارد، اما افراد و بودجه‌ی کافی برای همکاری با سازمان را ندارد. یک قرارداد برون سپاری، مدیریت را مجبور می‌کند نیازهای‌شان را اولویت‌بندی کند و کنترل این بخش را دوباره در دست بگیرد.
5. انعطاف‌پذیری نیروی کار
برون سپاری این امکان را به شما می‌دهد که برای کارهای فصلی و دوره‌ای منابع انسانی بیشتری در اختیار داشته باشید و هنگامی که کار تمام شد، آنها را کنار بگذارید.
برای مثال بخش حسابداری که در فصل مالیات و دوره حسابرسی دست تنهاست، با برون سپاری این فعالیت‌ها می‌تواند برای یک دوره‌ی مشخص با صرف هزینه‌ی ثابت افراد بیشتری در خدمت داشته باشد.
6. دوام و مدیریت خطر
در دوره‌هایی که گردش مالی کارمندان زیاد می‌شود، عدم قطعیت و ناهماهنگی در عملیات افزایش می‌یابد. برون سپاری می‌تواند دوام شرکت را افزایش و هم‌زمان با آن خطر پایین آمدن کیفیت عملیات در شرکت را نیز کاهش بدهد.
برای مثال در یک شرکت مدیر منابع انسانی به دلایل پزشکی در مرخصی طولانی مدت بود و دو دستیار اجرایی او نیز برای مدت کوتاهی به علت کارهای تازه‌ای شرکت را ترک کرده بودند. در چنین شرایطی برون سپاری عملیات منابع انسانی خطر اختلال در کارها را کاهش می‌دهد و شرکت می‌تواند به فعالیتهای خود ادامه بدهد.
7. پرورش کارمندان داخلی
پروژه بزرگی قرار است انجام شود که نیاز به توانایی‌هایی دارد که افراد شما فاقد آنها هستند. با برون سپاری کار، افرادی به شرکت شما می‌آیند که توانایی‌های مورد نیازتان را دارند . افراد شما می‌توانند در کنار این نیرو‌ها کار کنند و توانایی‌هایی را که نیاز دارند فرا بگیرند.
برای مثال یک شرکت نیاز دارد که بسیاری از تجهیزات سفارش داده شده را جایگزین کند یا ارتقاء دهد. مهندسان شما توانایی لازم برای طراحی تجهیزات جدید و ارتقای آنها را ندارند. برون سپاری این پروژه و به خدمت گرفتن مهندسان جدید در محیط کاری، این فرصت را برای مهندسان شما فراهم می‌کند که توانایی‌های جدیدی بیاموزند.
روند برون سپاری و مسیر‌های آینده
اگر چه قرارداد بیرونی به عنوان راهی برای کاهش هزینه‌ها و به دست آوردن کارایی مورد توجه قرار گرفته است، اما به طور فزاینده‌ای نیز به عنوان یک ابزار استراتژیک برای شرکت‌ها تبدیل شده است. شرکت‌های پیشتاز درک می‌کنند که برون سپاری برخی از عملکرد‌ها می‌تواند به آنها کمک کند مزیت رقابتی به دست آورند. همچنین به آنها اجازه دسترسی به تخصص یا تکنولوژی‌های ابداعی که در داخل ندارند را می‌دهد، و یا به آنها کمک می‌کند که سریعتر محصولات و یا خدماتشان را ارائه دهند. قرارداد بیرونی یا آنها را قادر می‌سازد منبعشان را به بخش‌های حیاتی‌تر کسب و کار انتقال دهند.
بیشتر بخوانید:
100 قانون برایان تریسی برای موفقیت در تجارت
گرد آورنده : محمدی
۱ دیدگاه