اگر زمانی که دو نفر در مورد زمان صحبت می کنند یک موضوع ثابت و مشترک وجود داشته باشد، این احساس است که زمان مورد نیاز ما برای انجام هر کاری که دوست داریم انجام دهیم، چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه ای، کافی نیست.
و معمولاً درست است. از آنجایی که ما نمی توانیم هر کاری را که باید انجام دهیم، انجام دهیم، باید به خوبی انتخاب کنیم که چه کاری انجام دهیم. به همین دلیل است که یکی از اهداف کلیدی یک سیستم مدیریت شخصی خوب باید ایجاد یک گردش کاری باشد که به ما امکان می دهد بهترین را در هر لحظه انتخاب کنیم. در نهایت، یک سیستم مدیریت شخصی باید پاسخ به این سوال را تسهیل کند: از بین تمام کارهایی که اکنون می توانم انجام دهم، چه کاری باید انجام دهم؟
این سوالی است که هر روز، چندین بار در روز از خود می‌پرسید. بسیاری از اوقات به عنوان یک «حالا چه کار کنم؟» ساده درونی می‌شود، اما این سؤال آسانی نیست و نباید بی‌خیال به آن پاسخ دهید. تصمیم گیری درست در مورد همه چیزهایی که به شما مربوط می شود چیزی است که به شما امکان می دهد کنترل زندگی خود را در دست داشته باشید.
شما نمی توانید همه وقایع زندگی را کنترل کنید، اما می توانید انتخاب کنید و آنها را تصاحب کنید. وقتی مسئولیت رویدادها را به عهده می گیرید، می توانید کنترل کنید، احساس می کنید برای خود و دیگران ارزشمندتر هستید.
انتخاب درست کار آسانی نیست. همیشه چیزهایی هستند که فوری به نظر می رسند و شما را تشویق می کنند که فوراً آنها را انجام دهید، کارهای دیگری که احتمالاً مهم تر هستند را به تعویق بیندازید یا انجام ندهید و این می تواند باعث شود که بیشتر روز خود را صرف کارهایی کنید که ارزشمند به نظر می رسند، اما نیستند.
تشخیص موارد اضطراری حیاتی از موارد بی اهمیت بسیار مهم است. موارد اضطراری حیاتی کمی وجود دارد. متأسفانه، ما چیزهای بی اهمیت را دوست داریم و دام در آن نهفته است. آنها به ما احساس مشغله می دهند، حتی اگر در پایان روز احساس کنیم که هیچ کار مفیدی انجام نداده ایم. عزت نفس با تحقق اهداف حیاتی مرتبط است نه چیزهای بی اهمیت.
ما تمایل داریم کارهای مهم را به تعویق بیندازیم، زیرا برخلاف چیزهای فوری، نیازی به توجه فوری ندارند. اگر یک پروژه حیاتی مهلت سه ماهه داشته باشد، تمایل داریم از آن غفلت کنیم.
اگر این اتفاق اغلب برای شما رخ می دهد، ترفندی که می تواند به شما کمک کند این است که با استفاده از ضرب الاجل های کوتاه تر، موارد مهم را به فوری تبدیل کنید.
اما مراقب باشید این هنوز هم یک ترفند برای هک کردن خودتان است و مضرات دیگری به همراه دارد. مانند افزایش استرس ناشی از ضرب‌الاجل‌های محدود و تحریف واقعیت که یک ضرب‌الاجل نادرست ایجاد می‌کند.
در حالت ایده آل، شما باید یاد بگیرید که مهم را از فوری تشخیص دهید و توجه خود را آموزش دهید تا بتوانید به طور فعال روی پروژه های زندگی تمرکز کنید، دزدان زمان را شناسایی کنید و در شرایط خاص نه گفتن را یاد بگیرید.
یک سیستم مدیریت شخصی به شما کمک می کند تا به روشی منسجم و از طریق چندین قطعه در هم تنیده به این تمایز دست یابید:
1- هر چیزی که توجه شما را جلب می کند باید ضبط شود و بعداً روشن شود. این جدایی دو مرحله ای به شما این امکان را می دهد که مسائلی که به ذهنتان می رسد را حلاجی کنید و عجولانه عمل نکنید.
شفاف سازی فرآیندی است که در آن دقیقاً معنای موردی را که ضبط کرده اید، ماهیت، اهمیت، فوریت آن و غیره تعریف می کنید. پس از روشن شدن موضوع، شما فقط باید یک یادآوری یا تذکر را در لیست مناسب نگه دارید تا در صورت نیاز ظاهر شود، نه قبل و نه بعد.
به این ترتیب، موارد اضطراری بی اهمیت به محض ظهور آشکار می شوند.
2- بررسی هفتگی نیز در این زمینه کمک بزرگی است. بررسی و به‌روزرسانی همه پروژه‌ها و تعهدات فعال خود به صورت هفتگی به شما این امکان را می‌دهد تا تعیین کنید که تمرکزتان در طول هفته کجا باشد تا مبادا تحت تأثیر چیزهای پیش پا افتاده‌ای قرار بگیرید.
3- توجه کردن به چشم اندازهای شما به شما امکان می دهد یک سیستم روشن و قوی از اولویت ها داشته باشید. تعیین اهداف و حوزه های تمرکز به شما این امکان را می دهد که به راحتی تشخیص دهید چه چیزی مهم است و چه چیزی نیست، به طوری که اقدامات شما همیشه با چیزهای مهم همسو باشد و تحت تأثیر بحران فوریت قرار نگیرید.
4- تمام مراحل بالا در مرحله درگیر شدن جمع می شوند، جایی که شما انتخاب می کنید که در هر لحظه چه کاری انجام دهید. اگر از قبل سیستم را کاملاً آماده کرده اید، در لحظه انتخاب مغز شما تمام اطلاعات لازم را برای بهترین انتخاب در اختیار خواهد داشت. خب بالاخره حالا چیکار کنم؟ به یک سوال آسان برای پاسخ تبدیل شده است.
دیدگاه