این تکنیک که در سال ۱۹۶۴ توسط «داکلی و هلمر» معرفی شد بسیار شبیه تکنیک طوفان فکری است، با این تفاوت که افراد هیچ گاه به صورت گروه در یک جلسه و دور یک میز جمع نمی شوند و در واقع رویارویی مستقیم رخ نمی دهد. نام این روش از معبد معروف «دلفی» در یونان گرفته شده است که در آن جا خدایان گرد هم می آمدند تا درباره سوالات انسان ها درباره آینده همفکری کنند.
اساس و فلسفه ایجاد این تکنیک این بوده است که افراد در تکنیک طوفان فکری، به علت شرم و خجالت نمی توانستند بعضی از ایده هایشان را مطرح نمایند لذا در این روش افراد به صورت کلامی و رو در رو درگیر بحث نمی شوند، بلکه ابتدا رئیس گروه موضوع را به همه اعلام می کند.
سپس هر یک از افراد به طور جداگانه ایده هایشان را به صورت کتبی (می توانند بدون ذکر نام باشد) برای رئیس گروه ارسال می کنند.
سپس رئیس گروه تمام ایده های پیشنهادی را برای تک تک اعضا ارسال می کند و از آن ها می خواهد که نسبت به ایده های پیشنهادی دیگران فکر کنند و اگر ایده جدیدی به نظرشان می رسد به آن ها اضافه کنند.
این عمل چندین بار تکرار می شود تا در نهایت اتفاق آرا به دست آید.
فن دلفی شامل دعوت به مشورت و مقایسه قضاوت های بی نام چند نوبتی اعضای یک تیم درباره یک تصمیم یا مساله می شود.
یک نمونه کاربرد فن دلفی
در هر دور یا نوبت خلاصه ای از آن چه که همه اعضای تیم در دور قبلی گفته اند به اضافه نظرات مشورتی دور تازه به اطلاع اعضا می رسد. در پایان نوبت سوم، گروه شما باید به توافق رسیده باشد.
یک مثال روشن فن دلفی را در رای گیری برای اعضای جوایز علمی یا هنری با عنوان جوایز آکادمی می توان یافت. اعضای آکادمی (بدون مشورت با یکدیگر) نام افراد را به عنوان نامزد دریافت جایزه در زمینه های مختلف (هنرپیشه زن، هنرپیشه مرد، تصویر و …) یادداشت می کنند و نوشته یا ورقه خود را به آکادمی می فرستند. آکادمی پنج نفر را که بالاترین تعداد آرا را در هر زمینه به دست آورده باشند تعیین می کند و فهرست کلی را برای همه اعضای گروه ارسال می کند. سپس گروه دوباره رای می دهند و در دور سوم برندگان نهایی تعیین می شوند.
چه موقع از فن دلفی استفاده می شود؟
فن دلفی را در مواقع زیر به کار ببرید:
- هنگامی که می خواهید نظر اعضای یک تیم را در مورد شخصی به دست آورید. بی آن که رو به رو شدن آنان سبب احتمال خطا در قضاوت شود.
- هنگامی که اعضای یک تیم در یک جا مستقر نباشند.
- زمانی که لازم است اعضای تیم نسبت به تصمیمی که می گیرند و عواقب آن به طور کامل آگاه و مسئول باشند.
- هنگامی که حضور چهره های بالادست و فشار همتایان بر تصمیم گیری اثر می گذارد. (با کاربرد فن دلفی پاسخ ها همزمان ارائه می شود.)
هشت گام فن دلفی
گام ۱: بیان موضوع تصمیم گیری یا مساله
قبل از آن که اعضای تیم بتوانند نظر خود را ارائه دهند لازم است درباره موضوع تصمیم، مساله یا پیامدهای این فرآیند توضیحاتی بیان شود. برخی از نمونه های نتایج تعریف و بیان مساله را می توان در دو مثال زیر یافت.
– تیم باید درباره پنج هدف راهبردی (استراتژیک) سه سال آینده توافق به عمل آورد.
– تیم باید راه حلی برای مساله جا به جایی و از دست دادن کارکنان پیدا کند.
علاوه بر بیان موضوع تصمیم و مساله، لازم است اعضای تیم درباره فرآیند کار به توافق برسند.
– برای نمونه، آنان ممکن است تصمیم بگیرند که در نخستین دور دلفی، هر عضو پنج نظر، در دور دوم، سه نظر و در دور آخر فقط دو نظر ارائه دهند.
گام ۲: تیم، نظرهای دور اول را تنظیم می کند
اعضای تیم باید نظر خود را به صورت کتبی ارائه کنند. این کار ممکن است در یک جلسه مشترک صورت گیرد یا هر یک از اعضا در جاهای مختلفی که قرار دارند نظر خود را ارسال نمایند. در این دور اول هر عضو فارغ از نظر و عقیده دیگر اعضا، نظر خود را بیان می کند.
گام ۳: خلاصه کردن نتایج دور اول؛ درخواست ارائه نظر برای دور دوم
شما می توانید با هر یک از راه های زیر، نتایج یک دور نظرخواهی را خلاصه کنید.
۱- با ویرایش جمله ها و عبارت ها و تلخیص آن چه یک گروه گفته است (این روش بسیار مفید و برای رسیدن و توافق موثر است به شرط آن که نظر اعضا شبیه یکدیگر باشد.)
۲- با فهرست کردن عین نوشته ها، بدون ویرایش (از این راه اعضا می توانند آن چه را که دیگران بیان کرده اند به طور عینی ببینند و به جهت گیری افراد درباره یک موضوع معین پی ببرند.)
۳- با گرفتن میانگین یا متوسط پاسخ ها (این مورد هنگامی کاربرد دارد که تیم شما پاسخ های عددی مانند امتیازها یا رتبه ها را تهیه و تنظیم کند.)
گام ۴: تیم، درون داد یا به اصطلاح خوراک دور دوم را فراهم می کند
شما می توانید در دور دوم که اعضای تیم با هم توافق و نزدیکی بیشتری پیدا کرده اند بر درون داد مشخص تری تکیه کنید. برای نمونه چنانچه در دور اول از اعضا خواسته اید که پنج نفر یا راه حل ارائه دهند در دور دوم می توانید از آنان بخواهید که دو یا سه نظر یا راه حل بهتر و برتر ارائه دهند.
گام ۵: نظرهای ارائه شده در دور دوم را خلاصه کنید؛ برای دور سوم درخواست ارائه نظر و مطلب نمایید
بسته به تیم شما و موضوعی که می خواهید درباره آن تصمیم بگیرید ممکن است نیازی به نظرخواهی از اعضا برای دور سوم نباشد.
از سوی دیگر هنگامی که درباره یک موضوع حساس یا بحث انگیز می خواهید تصمیم بگیرید با توجه به نظرات موافق و مخالف ممکن است نظرخواهی برای دور سوم یا حتی چهارم لازم باشد. در این نوبت هاست که اعضا با موضوع آشنایی بیشتری پیدا می کنند و گروه به سوی توافق پیش می رود.
گام ۶: تیم، درون داد دور سوم را فراهم می کند
اگر قصد دارید که در این نوبت دور آخر را برگزار کنید از قبل موضوع را به اطلاع اعضای تیم برسانید که آنان اطمینان پیدا کنند آن چه را که تهیه می کنند در ارتباط مستقیم با تصمیم گیری تیم خواهد بود.
گام ۷: خلاصه نتایج دور سوم
در این نقطه، نظر اعضا به طور کامل به هم نزدیک شده و توافق نسبی به دست آمده است. اعضا باید نظر روشنی از موقعیت تیم، با آن که هنوز بحثی در مورد کار انجام نشده است، در دست داشته باشند. اگر هنوز اختلاف زیادی در وضعیت تیم باشد، رهبر تیم (یا هر کس که نظرات را جمع آوری و خلاصه می کند) باید یک فرآیند دیگر تصمیم گیری را به گروه پیشنهاد کند.
گام ۸: جمع بندی جلسه دلفی
در این مرحله، بیانیه نهایی را بین اعضا توزیع کنید و اقدامات مناسب در جهات زیر به عمل آورید.
به طور خلاصه فن دلفی را در این موارد به کار ببرید:
– برای اطمینان از این که نظر هر عضو در تصمیم گیری تیم موثر بوده است.
– به حداقل رساندن بحث های رو در رو مانند مواقعی که موضوع از حساسیت ویژه ای برخوردار است یا محرمانه بودن آن ضرورت داشته باشد.
– مجموعه نظر کلیه اعضای تیم را برای سایر اعضا ارسال دارید به گونه ای که آنان بتوانند از موقعیت سایر اعضای تیم یک نظر کلی در تصمیم خود استفاده کنند.
دیدگاه