تعریف مدیریت | اهداف خاص مدیریت | مدیر موفق کیست؟ | خصوصیات مدیران موفق | ویژگی‌های کاری و ارتباطی یک مدیر موفق

واژه مدیریت را معمولاً با کارهای تیمی، جلسات کاری، تصمیمات مهم به یاد می‌آوریم؛ اما مدیریت درواقع این‌ها نیست. مدیریت راهنمایی و نظارت کردن تیمی متشکل از 1 یا چند نفر با هدف هماهنگ‌سازی و ایجاد یک هارمونی در بین اعضای آن، برای کامل کردن هدفی مشخص است. مدیران عالی‌رتبه باید از دانش کافی در تکنیک‌ها و مهارت‌های مدیریتی برخوردار باشند، آخرین تغییرات بازار را بدانند و قادر باشند آینده را پیش‌بینی کنند و این نکته را در نظر داشته باشند که محصول موردنیاز امروز را دیروز و موردنیاز فردا را امروز باید تولید کنند.

تعریف مدیریت

تقریباً به تعداد نویسندگان كتب مدیریت، تعریف مدیریت وجود دارد. مدیریت یعنی كار كردن با افراد و به‌وسیله افراد و گروه‌ها برای تحقق هدف‌های سازمانی. لازمه موفقیت آن است كه همه مدیران به مهارت‌های اجتماعی و انسانی مجهز باشند. به‌عبارت‌ دیگر مدیریت عبارت است از دستیابی به هدف‌های سازمانی از طریق هدایت و رهبری، بنابراین هرکسی حداقل در مراحل مشخصی از زندگی خود یك مدیر است.

بر این اساس، برخی حوزه‌های مهارتی که در فرا گرد مدیریت ضرورت دارد عبارت‌اند از:

مهارت فنی

توانایی به كار بردن دانش ـ روش‌ها ـ فنون و ابزار كه لازمه انجام وظایف خاص است و از طریق تجربه ـ تحصیل و کارورزی كسب می‌شود،

مهارت انسانی

توانائی و قدرت تشخیص در كار كردن با مردم و انجام دادن كار به‌وسیله آن‌ها كه شامل درك و فهم و انگیزش و به كار بردن مدیرت مؤثر است.

مهارت ادراكی

توانایی فهمیدن پیچیدگی‌های سازمان و آگاهی از این‌که آیا خود شخص درخور شرایط سازمان عمل می‌کند یا نه. این آگاهی موجب می‌شود كه مدیر به‌جای این‌که فقط بر مبنای هدف‌ها و نیازهای گروه نزدیك و بلافاصله خود عمل كند و اقدامات خود را بر هدف‌های سازمان استوار سازد

هر مدیری (در هر موقعیت و جایگاه) دارای شرح وظایفی است، اما لازمه موفقیت یک مدیر، پیش از آن‌که انجام وظایف باشد، رسیدن به یک هدف موفقیت است. مدیر موفق تمرکز فکری و فعالیت‌های عملی را، در مسیر رسیدن به هدف قرار می‌دهد.

اهداف خاص مدیریت

در هر موسسه خدماتی، بازرگانی و تولیدی به‌جز اهداف مشترک، مدیریت نیز هدف‌های خاصی دارد که بر اساس نیاز و یا خواست‌های مالکین با هیئت‌مدیره تعیین می‌شود.

این اهداف عبارت‌اند از:

1- تحکیم روابط انسانی از طریق به‌کارگیری روش‌های دموکراتیک

2- شناخت روش‌های مختلف مدیریتی.

3- آشنایی با نمودارهای سازمانی مربوط به کارکنان و وظایف مدیران.

4- آشنایی با روش مقابله با عکس‌العمل‌های کارکنان به هنگام ایجاد تغییرات در محیط کار و نحوه غلبه و برخورد با آن.

5- سعی و کوشش در جهت ارتقاء سطح تخصص و مهارت کارکنان از طریق آموزش‌های مداوم.

6- آشنایی با شرح وظایف و مسئولیت‌های سرپرستان قسمت‌ها.

7- آشنایی با ایجاد روابط انسانی بین کارکنان.

مدیر موفق کیست؟

مدیریت اساسی ترین و مهم‌ترین رکن موفقیت یک سازمان و مجموعه می باشد. تفاوت مدیران موفق و ناموفق در طرز فکر و نوع اقداماتی که انجام می دهند اما همه افرادی که دارای دانش مدیریت هستند ، با قرار دادن یک مدل مدیریتی متناسب با مجموع‌های که در آن فعالیت می کنند ،می توانند یک مدیریت موفق داشته باشند و منشاء تحولات و تغییرهای مثبت باشند .

شغل شما به عنوان مدیر، انجام دادن کار نیست، بلکه کمک کردن به دیگران در انجام کارهاست.

توضیح پت کریگان درباره‌ی مسئولیت‌های مدیریتی نشان می‌دهد که مدیران باید به کارایی و اثربخشی در فرآیندها توجه داشته باشند. کارایی یعنی انجام کارها با حداقل تلاش، هزینه یا اتلاف.

کارایی به خودی خود برای تضمین موفقیت کافی نیست. باید مدیران در جهت رسیدن به اثربخشی نیز تلاش کنند. اثربخشی یعنی به انجام رساندن وظایف در جهت برآوردن اهداف سازمانی، مثل رضایت‌مندی مشتری و خدمات به مشتریان.

خصوصیات مدیران موفق

انگیزه

انگیزه یکی از ویژگی‌های مدیر موفق است که حتی می‌توان به‌عنوان یک صفت شخصیتی از آن نام برد. وقتی تاریخچه زندگی مدیران موفق بررسی می‌شود، همگی آن‌ها دارای انگیزه‌های قوی برای مدیر شدن بوده‌اند.

مهارت‌های ارتباطی
مدیر، زمانی در امر مدیریت موفق است که قادر به سخنرانی مفید و اثربخش در اماکن عمومی و بین زیردستانش باشد. رهبر یا مدیر باید قادر به برقراری ارتباط با سبک و شیوه خاص سازمان یا گروه بوده و پیام و منظور او مناسب با فهم و درک شنوندگان و حضار باشد. برای مثال کلمات پیچیده و تخصصی نمی‌تواند برای کارکنانی که دارای دانش تخصصی محدود هستند مفید باشد. کارکنان آموزش‌دیده می‌توانند منظور خاص مدیر را درک کنند، اما زیردستانی که دارای محدودیت در آموزش‌های رسمی هستند، ممکن است منظور مدیر را درک نکنند. در کل زبان مدیر باید متناسب با ویژگی‌ها، معلومات و اطلاعات زیردستان باشد.

استقامت

از آنجایی‌که تغییرات کوچک و بزرگ در باورها و عقاید زیردستان به‌صورت تدریجی و با صرف وقت ایجاد می‌شود، مدیری موفق است که برای تلاش چندین ساله آماده و در این راه دارای روحیه مقاومت و پشتکار بوده و از هیچ‌گونه تلاشی دریغ نکند و آماده رویارویی با ناکامی‌ها و شکست‌ها باشد.

تسلط

مدیر باید فردی قاطع، جسور و مسلط بوده و در شیوه‌های تفکر و نگرش نسبت به دیگران راسخ و مصمم باشد.

صبر و شکیبایی

صبر، شکیبایی و خود نظمی از صفات اصلی و اساسی مدیر است. مدیر همیشه باید به خاطر داشته باشد که گذشت زمان، عنصری ضروری برای مدیریت و اعمال تغییرات است. برای بسیاری از مدیران جوان، صبر و مقاومت بسیار دشوار است. آن‌ها باید آگاه باشند که پذیرش عقاید جدید و تغییر در رفتار زیردستان زمانی صورت می‌گیرد که زمان لازم برای تفکر در مورد تغییرات وجود داشته باشد.

ذکاوت و زیرکی

یک مدیر موفق، مدیری است که نسبت به خواسته‌های زیردستانش آگاهی دارد. تأمین خواسته‌های زیردستان عامل مؤثری در گسترش اعتماد آنان به مدیر است. مدیر باهوش و باذکاوت، مدیری است که بتواند به‌طور دقیق وضعیت خلقی زیردستان را تشخیص داده و به رفع ناراحتی‌ها و مشکلات روحی آن‌ها بپردازد. توانایی گوش دادن از مهارت‌های ضروری یک مدیر خوب و موفق است. مدیر باید با زیردستان تماس داشته و در جریان مشکلات و ناراحتی‌های آنان باشد.

راستی و صداقت

مدیر نیاز به اصل صداقت و اطمینان در برخورد با زیردستانش دارد. زیردستان اغلب از مدیری اطاعت می‌کنند که صادق و قابل‌اطمینان باشد. پذیرا بودن و خلوص، دو ویژگی هستند که اغلب زیردستان از آن تقدیر می‌کنند و دوست دارند که مدیر آنان دارای این دو ویژگی باشد. راستی و صداقت مدیر باعث گسترش روابط زیردستان با وی و حرف‌شنوی آن‌ها و درنتیجه مدیریت اثربخش می‌شود.

تشویق و پاداش دادن

همه افراد دوست دارند به خاطر کارهایی که برای سازمان انجام می‌دهند از آن‌ها قدردانی و تعریف شود. مدیری موفق است که بتواند به‌موقع و به طرز مناسبی کلیه کارکنان تحت امرش را که به‌گونه‌ای مفید و اثربخش برای سازمان کار می‌کنند، مورد تشویق قرار دهد؛ حتی تشویق کلامی و در این راه رعایت عدل و انصاف را نیز بکند.

مردم‌سالاری

مدیران باید از خود زیردستان، با آن‌ها و برای آن‌ها باشند. تنها دلیل مدیریت باید منافع زیردستان باشد. مدیر باید به منافع زیردستان احترام بگذارد و تمام تلاش خود را صرف ارضا و تأمین نیازهای آن‌ها نماید. نگرش منفی و سوءظن زیردستان نسبت به مدیر، زمانی شکل می‌گیرد که مدیر نسبت به خواسته‌ها و منافع آنان بی‌اعتنا و به فکر تأمین منافع خودش باشد. باید تمام نیازهای یک مدیر، ارضا شده باشد تا وی درراه تأمین منافع زیردستانش از هیچ‌گونه کوششی دریغ نکند.

قدرت پیش‌بینی

مدیر موفق، مدیری است که در تعیین احتمالات، واقع‌بین باشد. مدیر باید هنر درک امکانات و احتمالات را داشته باشد. باید از خصوصیات، توانایی‌ها، امکانات، میزان حمایت زیردستان و سازمان مربوطه، نقاط ضعف و قوت خود و احتمال موفقیت برنامه‌های طراحی‌شده اطلاع کامل داشته باشد. درنهایت مدیر باید آشنایی کامل با قوانین احتمالات داشته باشد. قدرت پیش‌بینی ارزش زیادی برای یک مدیر دارد.

عمل‌گرا بودن

مدیر، زمانی موفق است که در اجرای تصمیماتش راسخ باشد و آن‌ها را به منصه ظهور برساند. مدیر باید آمادگی رویارویی با ناکامی‌ها، کارشکنی‌ها و انتقادات درست و نادرست را درراه اجرای تصمیماتش داشته و در این راه از هیچ کوششی دریغ نکند.

پیشرو بودن

مدیر موفق، زیردستانش را به جلو حرکت می‌دهد. در مدیریت، ارتباطات و ترکیب راهبردهای جدید مهم هستند. مدیر پیشرو، اسباب و امکانات لازم را برای پیشرفت سازمان و زیردستان فراهم می‌کند.

تفویض قدرت

حتی بهترین مدیران نمی‌توانند به‌تنهایی از عهده شغل مدیریت برآیند. آن‌ها نیاز به ترغیب زیردستان برای انجام کارهای سازمان دارند. باید به زیردستان اعتماد کنند و قادر به تفویض مسئولیت‌ها بین آن‌ها باشند. ویژگی مشترک در تمام مدیران موفق، توانایی آن‌ها در کار گروهی و پیوند با زیردستانی است که قادر به همکاری در جهت اداره بهینه سازمان هستند.

جذابیت

معمولاً زیردستان، مدیر را به‌عنوان شخصی می‌شناسند که جلوتر از زمان خود حرکت می‌کند. جذبه نقش اساسی در این برداشت دارد. مدیر جذاب توانایی بیشتری در هدایت زیردستان و ترغیب آنان در انجام وظایف محوله دارد.

ویژگی‌های کاری و ارتباطی یک مدیر موفق

یک مدیر موفق باید بتواند به ‌نحو مؤثری ارتباط برقرار کند، او باید بتواند با اعضای سازمان‌های مختلف ارتباطات صمیمانه برقرار کند و از مشکلات کارمندان خودش با خبر شود. این موارد راه‌هایی هستند که همگی آزمایش شده‌اند و توسط مدیران رده بالای دنیا مثل جف بزوس امتحان شده‌اند. اگر می‌خواهید هم‌زمان با انجام وظایف مدیریتی‌ خود، به‌ خوبی با دیگران ارتباط داشته باشید، سعی کنید از ویژگی‌های زیر برخوردار شوید:

1. ارتباطات

یکی از عادت های مدیران موفق این است که به دنبال ایجاد ارتباطی صادقانه با تمام اعضای مجموعه هستند و مستقیما از آنها بازخورد می گیرند. با این کار باعث برانگیخته شدن انگیزه در بین کارمندان خود می شوند.

زمانی که کلمات و پیام ها مستقیما بین شما و کارمندانتان منتقل شود، تأثیرات بسیار مثبتی در مجموعه و پیشبرد اهداف آن می گذارد.

2.شناسایی افراد کاردان

اولین و مهم ترین راز از رازهای یک مدیر موفق این است که به نیروهای فعال، متعهد، کاربلد و خلاق به چشم یک سرمایه نگاه کند. کارمندی که شرافت کاری بالا دارد، به کار و هدف خود متعهد و پایبند است و برای آن ارزش قائل است، به پیشرفت خود و مجموعه اش می اندیشد و هر روز یک نکته جدید می آموزد.

در حقیقت یک سرمایه گرانبها است که یک مدیر باید به آن توجه کامل و کافی داشته باشد و در حفظ نیروهایی که این امتیازات را دارند تلاش کند چرا که حفظ این نیروها مساوی است با  کمک به حفظ بقا و پیشرفت مجموعه و سرعت بخشیدن به رشد و توسعه آن سازمان.

3. مرخصی

گاهی به خود و کارمندانتان مرخصی بدهید و در کنار هم به یک تور تفریحی کوتاه مدت بروید و حس یک خانواده بودن را در وجودشان برانگیزید، این هم برای شما خوب است هم کارمندان، به شما کمک می کند تا بیشتر با روحیات، سلایق و علایق یکدیگر آشنا شوید و تعامل بهتری داشته باشید. به این شکل با آن‌ها صمیمی‌تر شوید و سعی کنید آن‌ها را مثل خودتان بالا بیاورید. این تنها کاری است که می‌تواند مجموعه شما را به موفقیت واقعی برساند.

4. بیش‌تر از آن‌چه که از شما انتظار می‌رود انجام دهید

این باید در تمام بخش‌های زندگی شما اعمال شود، وقتی که همیشه بیشتر از آنچه که از شما انتظار می‌رود را انجام دهید، یک نام تجاری شخصی که نشان‌دهنده صلاحیت، اعتبار و برتری شما است را به دست خواهید آورد.

زمانی که شما بیش‌تر از حد انتظار یک کار را ارائه می‌دهید، این کار مشوق گام‌های بعدی خواهد بود و مردم همیشه مایل هستند که با شما کار انجام دهند.

وقتی که در انجام نیاز‌ها و درخواست‌های مردم پیش‌دستی می‌کنید، یک قدم جلوتر گام برمی‌دارید. اگر رئیس‌تان از شما پیشنهاد یک هدیه عالی برای مشتری را خواست، تنها یک مورد را نام نبرید بلکه چندین گزینه با جزئیات کامل را پیش روی او قرار دهید.

مثلاً اگر از شما خواسته شد که اتاق خواب را تمیز کنید، شما تمام خانه را تمیز کنید. به تمام درخواست‌ها توجهی یکسان داشته باشید مهم نیست که آن‌ها چقدر سرمایه‌گذاری نیاز دارند، زیرا شما می‌خواهید ارائه بیش از حد انتظار را برای خود یک عادت قرار دهید. به این صورت در تمام ابعاد زندگی خود با انگیزه و موفق خواهید بود.

5. در اداره اولین نفر حاضر شوید

«من دوست دارم اولین نفری باشم که صبح در اداره حاضر می‌شوم، این کار به من زمانی می‌دهد که بتوانم تمرکز کنم و اولویت انجام کار‌ها را قبل از آغاز به کار بنویسم، گزارش‌های روزانه را در زمان مشخصی جمع‌بندی کنم و ایمیل‌های اضافی را پاک کنم. زمانی که من صبح زود از خواب بیدار می‌شوم احساس پیش‌رو و اول بودن به من دست می‌دهد.»

این ایده جیمز تورنتون (james Thornton) مدیر عامل بی باک سفر است. یک شرکت سفر‌های مخاطره آمیز جهانی که بیش از هزار سفر در بیش از صد کشور ارائه می‌دهد. تورنتون به نکته خیلی مهمی اشاره کرد. اکثر افراد موفق دنیا صبح زود از خواب بیدار می‌شوند، چرا که صبح‌ها قدرت تمرکز بیشتری نسبت به ساعات دیگر دارند.

برای مثال تیم کوک مدیر عامل شرکت اپل هر روز صبح ساعت 3:45 دقیقه از خاب بیدار می‌شود بعد از خوردن یک فنجان قهوه و ورزش صبحگاهی روزش را شروع می‌کند. با این توصیفات، بهتر است که ویژگی سحرخیزی را در خودمان ایجاد کنیم.

6. حضور داشته باشید

«بعضی از مسائل هستند که نمی‌توان تلفنی آن‌ها را حل کرد. منظور من این نیست که شما باید با همه در ارتباط باشید ولی حضور فیزیکی شما در هنگام انجام کار بسیار مفید خواهد بود و تأثیر چند برابری در روند کاری خواهد داشت.

اقتباس تجاری من از قانون اول نیوتون این است؛ افراد و اشیاء در حال حرکت، تمایل به حرکت دارند و افراد و اشیاء در حال استراحت، تمایل به ادامه دادن استراحت دارند، پس نیاز به یک نیروی بیرونی دارند که آن‌ها را به حرکت در بیاورد و البته شما آن نیرو هستید.

گاهی اوقات نیاز نیست که شما چیزی بگویید و با حضور خود می‌توانید تاثیر بگذارید. بعضی مواقع حضور شما با احترام و قدرت سکوت می‌تواند باعث تلاش و سرعت کارمندان شود.»

این روند روزانه برت تورنتون (Bert Thornton)، رئيس سابق و مدیر ارشد خانه وافل و نویسنده کتاب یافتن یک گوریل قدیمی، بود. روشی که برای سالیان سال در دپارتمان‌های مختلف در حال اجرا است و تا به الآن نتایج مطلوبی داشته است.

7. نظارت نکنید بلکه رهبر پرورش دهید

«من تحت یک قانون کلی با بقیه افراد کار می‌کنم. هیچ‌گاه از کسی نمی‌خواهم کاری را که خودم انجام نمی‌دهم انجام دهد. با کمی راهنمایی و کمی توصیه تقریبا تمام افراد با صرف‌نظر از کاری که خواسته شده، به سطحی بالاتر از انتظار می‌رسند.

زمان گذاشتن برای رهبری‌، توصیه کردن و مشاوره به مردم، رهبران آینده را پرورش می‌دهد. برای من بهترین بخش کار به عنوان راهنما، دیدن افرادی است که در هنگام کار کردن در کنارم رشد کرده و خود را برای جایگا‌ه‌های شغلی بالاتر آماده می‌کنند.» دانیل فارر (Daniel Farrer) مدیرعامل شرکت Switchfly، یک شرکت فناوری جهانی این دیدگاه را دارد.

8.هر روز با کارمندان کلیدی صحبت کنید

«هر روز با تمام کارمندان خود کلیدی صحبت می‌کنم تا بدانم که آن‌ها در حال انجام چه کاری هستند، چه مسائلی پیش آمده‌ است و چه مشکلی در حال حاضر دارند. این روش دید شما را در کار باز می‌کند و کمک می‌کند که مشکلات قبل از اینکه سرباز کنند، رفع و رجوع شوند.» کریگ داناوی (Craig Dunaway)، رئیس شعبه ساحل شرقی Penn، این راهنمایی را برای مدیران دارد.

9. کارکنانتان را خوب بشناسید

اگر قصد دارید به یک مدیر موفق تبدیل شوید، باید کارکنان خود را به خوبی بشناسید و صحبت کردن یکی از بهترین روش های شناخت آنان است. شما می توانید با آن‌ها ناهار خورده و درباره موضوعات مورد علاقه شان صحبت کنید. هر چه بیشتر و بهتر کارکنان خود را بشناسید، بهتر می توانید تیم خود را هدایت کنید.

10. از اشتباه کردن کارکنانتان نهراسید

به عنوان مدیر، شما مسئول کارهای زیر دستان خود هستید و همین طور مسئول اشتباهات آن‌ها. از این رو ممکن است شما پیش قدم شوید و یکسری دستورالعمل های دقیق، شفاف و انعطاف ناپذیر تهیه کنید که از اشتباه کردن پیشگیری کنید.

مواظب باشید که کارکنانتان از اشتباه کردن نترسانید. طوری نشود که  آن‌ها برای هر کار جزئی نزد شما آیند و کارشان را با شما چک کنند. در این صورت آنها اشتیاقی به تصمیم گیری نخواهند داشت چون ممکن است اشتباه کنند که منجر به این خواهد شد که کارمندان شما متکی به شما باشند.

کمتر بهره ور بوده و بیشتر وقت شما را بگیرند. آنان نیاز به فکر کردن دارند و برای این کار نیاز به یاد گرفتن دارند و برای یاد گرفتن گاهی اوقات اشتباه کردن لازم است. به آنها اعتماد کنید و حاشیه خطایی برایشان در نظر بگیرید.

11. هیچ گاه خودتان را با تجربه ترین فرد ندانید

همه مدیران دائما در حال دستور دادن و کارمندان در حال اطاعت کردن هستند. مدیران اغلب به سرزنش کارمندانشان مشغولند در حالی که گاهی اوقات اشتباه از خودشان بوده این گونه مدیریت نکنید حالت مطلوب این است که از خودتان توقع کاری بیشتری داشته باشید تا از کارمندانتان. قطعاً هر کارمندی اهداف شرکت و مدیر شرکت را می‌داند بنابراین همیشه برای اهدافتان خودتان بیشتر تلاش کنید.

12. به صورت شخصی به قسمت های مختلف شرکت سر بزنید

یکی دیگر از ترفندهایی که مدیران موفق از آن استفاده می کنند این است که سعی می کنند به قسمت های مختلف شرکت سر بزنند و به صورت مستقیم و بدون واسطه با کارمندان خود رو در رو شوند و با آنها در مورد مسائل، مشکلات، فعالیت ها و پروژه های شرکت و یا مشکلات شخصی صحبت کنند و در برخی موارد مدیران موفق سعی می کنند به صورت شخصی از کارمندان خود تشکر و قدردانی کنند.

این مورد ارتباط میان کارمند و مدیر را ارتقاء می دهد و برای اینکه کارایی کارمندان را بیشتر از پیش کنید سعی کنید این کار را در روز چندین بار تکرار کنید. لازم نیست در هر باری که از پله ها بالا و پایین می روید و قسمت های مختلف شرکت را بازدید می کنید از کارمندان تشکر کنید.

همین که به کارمندان بفهمانید مانند یک رهبر در کنار آنها هستید کافی است. کارمندان به مدیری احتیاج دارند که پشت در اتاقش منتظر نمانند بلکه هر وقت بخواهند او را در همین مکان ها ملاقات کنند. این برای کارمندان از هر چیز دیگری با ارزش تر است.

13. تشویق کنید

مدیران خوب همیشه می‌خواهند به کارمندان خود گوش دهند. سؤال بپرسید، در پاسخ تشویق‌شان کنید و آنها را برای پیشنهاد دادن آزاد بگذارید. تشویق، روش صادقانه‌ای است که از طریق آن نشان می‌دهید چقدر علاقه‌مند به شنیدن و بحث کردن درباره‌ی افکار کارکنان‌تان هستید؛

پس این افکار و پیشنهادات را پیگیری کنید. اگر پیشنهادی را نادیده بگیرد، نشان‌دهنده این است که علاقه‌‌‌ای به شنیدن پیشنهادات بیشتر ندارید. اگر پیشنهادی را عملی نکردید درباره‌ی دلایل‌تان حتماً توضیح دهید و حتماً از ارائه‌ی پیشنهاد مورد نظر قدردانی کنید.

مراقب باشید اگر کارمندی چیزی گفت که شما تمایلی به شنیدن آن نداشتید، از آن شخص ناامید یا عصبانی نشوید، چون باعث می‌شود دیگر بازخورد صادقانه‌ای از طرف تیم خود دریافت نکنید. به‌عنوان نمونه اگر یکی از کارمندان از جلسات هفتگی شکایت و عنوان کرد این جلسات فقط باعث اتلاف وقت می‌شود، حالت تدافعی به خود نگیرید و در عوض تمام موارد مبنی بر لزوم تشکیل این جلسات را به‌طور روشن بیان کنید؛

این روش از بحث کردن با کارمند شاکی مؤثرتر است. مهم این است که شما ارزش برنامه‌ریزی برای جلسات شرکت را در عمل به آنها نشان دهید. این امر باعث بهبود جلسات، روحیه‌ی تیم و بهره ‌وری مناسب می‌شود.

14. قاطع باشید

گاهی اوقات تفاوت بین یک مدیر خوب و یک مدیر بزرگ در توانایی در تصمیم‌گیری است. برای اینکه بتوانید از تصمیمات خود دفاع کنید، باید به اندازه‌ی کافی اطلاعات جمع‌آوری کنید. وقتی دلایل مناسب، قاطع و کافی درباره‌ی تصمیم‌تان وجود دارد، نترسید و جلو بروید.

برخی از مدیران بی‌اراده و منفعل هستند و هرگز هیچ انتخابی ندارند. تیم شما و همکاران‌تان وقتی ببینند گزینه‌های انتخابی شما سنجیده هستند و تصمیمات محکمی می‌گیرید برای شما احترام قائل می‌شوند.

15. محیط مناسبی برای یادگیری تیم‌تان ایجاد کنید:

برای یادگیری و رشد اعضای تیم خود به آنها فرصت‌ دهید. یک مدیر خوب همیشه خواهان بهبود مستمر کارکنان و پیشرفت شغلی آنهاست. بیشتر آنها توانایی بالایی برای یادگیری و گسترش دانش خود دارند و می‌توانند به شرکت کمک کنند. در این‌صورت خودشان هم راضی‌تر و خوشحال‌تر خواهند بود.

وظایف مدیران موفق

امروزه وظایف مدیریتی فایول عبارتند از برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، رهبری و کنترل. مطالعات نشان داده‌اند مدیرانی که این وظایف مدیریتی را به خوبی انجام می‌دهند، مدیران بهتری هستند. مثلاً، هر چه یک مدیرعامل زمان بیشتری را صرف برنامه‌ریزی کند، شرکت او سودآورتر خواهد بود.

1. برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی به معنای تعیین اهداف سازمانی و ابزاری برای دستیابی به آن ها است. برنامه‌ریزی یکی از بهترین روش‌های بهبود عملکرد به حساب می‌آید. به وسیله‌ی برنامه‌ریزی، کارکنان تشویق می‌شوند که بیشتر تلاش کنند، رفتار خود را در جهت دستیابی به اهداف تنظیم می‌کنند و به روش‌های بهتر برای انجام کار خود بیندیشند.

اما مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی برای شرکت‌ها این است که آنها سودآوری بیشتر و رشد سریع‌تری نسبت به شرکت‌هایی دارند که این کار را انجام نمی‌دهند. برنامه ریزی مانند تکنیک‌های جنگی رفتار می‌کند، هرچقدر که در آن دقیق‌تر باشید احتمال پیروزی بیشتری دارید، اما چه نوع برنامه ریزی؟

برنامه ریزی درست استانداردهای مخصوصی دارد که در طرح یک برنامه حتماً باید رعایت شود. در صورتی که رعایت نشود، برنامه شما بی‌کیفیت خواهد شد و کیفیت هم که در کار نباشد، مدیریت خوبی بر روی آن کار وجود نخواهد داشت. پس این مورد را جدی بگیرید.

مثلاً پاسخ سؤال «کسب‌و‌کار ما چیست؟» در برنامه‌ریزی استراتژیک نهفته است. اگر شما بتوانید به این سؤال در ۲ جمله یا کمتر پاسخ دهید، آنگاه می‌توان گفت که برنامه‌ریزی بسیار شفافی برای کسب‌و‌کار خود دارید.

رکس تیلرسون (Rex Tillerson)، مدیرعامل شرکت اِکسان (Exxon) دقیقاً می‌داند که شرکت در چه کسب‌و‌کاری حضور دارد و مهم‌تر از آن در چه کسب‌و‌کاری فعالیت نمی‌کند.

گوگل هم به همین ترتیب. اگرچه شرکت گوگل درآمد خود را از طریق تبلیغات اینترنتیِ جست‌وجو‌ محور کسب می‌کند، اما به جای اینکه بگوید در حوزه‌ی تبلیغات فعالیت دارد، کسب‌و‌کار خود را «سازمان‌دهی اطلاعات جهان» بیان می‌کند. با اینکه گوگل با صرف هزینه‌ی ۱.۶۵ میلیارد دلاری شرکت یوتیوب (YouTube) را خریداری کرد، اما با وجود یوتیوب هم به کاربران در دستیابی و سازمان‌دهی محتوای ویدئویی یاری می‌رساند.

2. سازماندهی

سازمان‌دهی به معنای تصمیم‌گیری در این خصوص است که در کجا باید تصمیمات اتخاذ شود، هر کسی چه وظایفی دارد و سلسله مراتب در شرکت چگونه است. به صفحه‌ی اصلی وب‌سایت یاهو (Yahoo) بروید و یک نگاه کلی به بخش‌های مختلف آن از جمله اخبار، ایمیل، پیام رسان (messenger)، خرید (خودرو، مسکن و …)، کسب‌و‌کارهای کوچک و خدمات ویژه (دانلود، موبایل و وب‌سایت شخصی) بیندازید.

چطور می‌توان این همه عنوان و فعالیت را سازمان‌دهی کرد؟ یاهو این کار را از طریق دو گروه مشتری یعنی مخاطب و تبلیغ‌کننده و گروه تکنولوژی انجام می‌دهد. گروه مخاطب مسئولیت محصولات یاهو در جست‌وجو، رسانه، مجامع و ارتباطات را بر عهده دارد.

گروه تبلیغ‌کننده، تبلیغ‌کنندگان و آژانس‌ها، کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط، تبلیغ‌کنندگان محلی، نمایندگان فروش و ناشران را از طریق اینترنت به مشتریان هدف‌شان متصل می‌کند.

در نهایت، گروه تکنولوژی به واسطه‌ی ایجاد توانمندی‌ها و پلتفرم‌های فنی و تکنولوژیکی از کل سازمان پشتیبانی می‌نماید. مدیرعامل یاهو می‌گوید «ما بر این باور هستیم که داشتن یک سازمان مشتری‌مدار‌تر با پشتیبانی تکنولوژی‌های قدرتمند، به توسعه‌ی تجربیات پیشرفته برای ارزشمندترین جمعیت مخاطب سرعت خواهد بخشید.»

3. رهبری

سومین اصل در تعریف مدیریت، رهبری است. رهبری یعنی انگیزه دادن به کارکنان برای تلاش بیشتر در جهت دستیابی به اهداف سازمانی. وقتی آنه مالکاهی (Anne Mulcahy) مدیرعامل شرکت زیراکس (Xerox) شد، این شرکت با داشتن ۱۷.۱ میلیارد دلار بدهی و تنها ۱۵۴ میلیون دلار دارایی، در مرز ورشکستگی قرار داشت.

علاوه بر این، سیر نزولی درآمد و سیر صعودی ضرر باعث شده بود که ارزش سهام شرکت از ۶۴ دلار به تنها ۴.۴۳ دلار برسد. مالکاهی اذعان می‌کند که پذیرش مسئولیت بیرون کشیدن شرکت از ورطه‌ی ورشکستگی او را به وحشت انداخت. او در این باره می‌گوید «هیچ چیز من را به اندازه‌ی از خواب‌پریدن در نیمه‌شب و فکر کردن به ۹۶ هزار کارمند و بازنشسته و اتفاقات بد آینده به وحشت نمی‌انداخت.» با این حال، او این سِمت را پذیرفت.

مالکاهی که هر روز به دو تا سه شهر برای گفت‌وگو با مدیران و کارمندان زیراکس سفر می‌کرد از آنها می‌خواست حتی به اندازه‌ی یک دلار هم که شده به فکر صرفه‌جویی باشند و یادآوری می‌کرد که تنها چند روز برای فروش در این سه‌ ماهه باقی مانده است.

مالکاهی می‌گوید «چیزی که من در زیراکس به آن توجه فراوانی دارم، حفظ روحیه و انگیزه در شرکت است. به نظر من حفظ روحیه مهم‌ترین عاملی است که ما را برای رسیدن به نتیجه توانمند می‌سازد. افراد باید احساس کنند که مشارکت آنها اهمیت دارد.

من بخش اعظمی از زمان خود را با مشتریان و کارکنان گذراندم و برای ما به عنوان رهبران شرکت هیچ چیزی بیشتر از برقراری ارتباط با این دو بخش تعیین‌کننده، اهمیت نداشت.»

امروز در نتیجه‌ی رهبری مالکاهی و تلاش و کوشش کارکنان زیراکس، این شرکت توانست مجددا روی پای خود بایستد و سودآوری و ثبات مالی گذشته را کسب کند.

4. کنترل

آخرین وظیفه مدیران کنترل کردن است. کنترل به معنای نظارت بر پیشرفت دستیابی به اهداف و اتخاذ تدابیر اصلاحی در هنگام عدم پیشرفت است. فرآیند اساسی کنترل شامل تعیین استاندارد برای دستیابی به اهداف، مقایسه‌ی عملکرد واقعی با استاندارد و اِعمال تغییرات برای بازگرداندن عملکرد به حالت استاندارد می‌شود.

خطوط هوایی کانتیننتال (Continental Airlines) به منظور کاهش هزینه‌ها (استاندارد) برای بازگرداندن سودآوری خود (هدف)، تصمیم گرفت که به جای دادن کل قوطی‌ نوشیدنی به مسافران، فنجان‌های کوچک نوشیدنی به آنها بدهد (اقدام اصلاحی).

سخنگوی شرکت، از این اقدام دفاع می‌کند و می‌گوید «مهمان‌داران به ما گفته‌اند که کیسه‌های زباله بعد از هر پرواز پُر از زباله‌های نوشیدنی‌ها می‌شود و ما مجبور می‌شویم نصف نوشیدنی‌ها را دور بریزیم.» اگرچه شرکت کانتیننتال هنوز به مشتریانی که یک قوطی کامل درخواست می‌کنند نه نمی‌گوید، اما همین تصمیم باعث صرفه‌جویی سالیانه ۱۰۰ هزار دلاری شرکت شده است.