با توجه به اینکه همواره، اثبات مالکیت، بر اموال منقول و غیر منقول، برای مالکین، حائز اهمیت بوده است، بحث برخورداری از سند، که مثبت مالکیت افراد، بر اموال بوده، بسیار مهم می‌باشد و همواره، افراد، به دنبال تهیه سند، برای اثبات مالکیت خویش هستند.
همین امر، سبب شده است که انواع سند، نظیر سند عادی و رسمی که خود به انواع مختلف، تقسیم می‌شود، شکل بگیرد.
یکی از انواع سند رسمی، سند دفترچه‌ای بوده که امروزه، دارندگان آنها در برخی شرایط، باید، نسبت به تعویض و تبدیل آنها، به سند تک برگی، اقدام کنند و این اسناد، تنها در صورتی در محکمه، دارای اعتبار خواهند بود که از شرایط مورد نظر قانونگذار، برخوردار باشند.
سند دفترچه‌ای یا منگوله دار چیست؟
اسناد، از مهم‌ترین دلایل اثبات مالکیت افراد، بر اموال منقول و غیر منقول تحت تصرف آنها می‌باشند و به واسطه داشتن یک سند، از جمله سند رسمی، اثبات این برحق بودن در مالکیت، بسیار آسان خواهد بود. از این رو، در طی زمان، اسناد مختلفی، نظیر اسناد عادی و رسمی، ایجاد شده‌اند.
از جمله اسناد رسمی، می‌توان به سندهای دفترچه‌ای یا سندهای منگوله دار، اشاره کرد که دارای اعتبار بالایی هستند و تا قبل از سال ۱۳۹۰ و ایجاد سندهای تک برگی، در خصوص املاک، توسط اداره ثبت اسناد و املاک، در یک دفترچه چند برگی، صادر می‌گردیدند.
از جمله ویژگی‌های اسناد دفترچه‌ای، می‌توان به قلم نویس بودن آنها و داشتن مهر سربی، برای جلوگیری از اضافه و کم شدن صفحات سند اشاره نمود.
تفاوت سند دفترچه‌ای با سند تک برگ
سند دفترچه‌ای و سند تک برگی، هر دو اسناد رسمی در خصوص املاک بوده که می‌توان، به اعتبار آنها، اقدام به انعقاد عقود مختلف نمود و این عقود، دارای رسمیت و آثار حقوقی، خواهند بود؛ اما، با این وجود، این دو سند، تفاوت‌هایی با یکدیگر نیز، دارند که در زیر، به شرح آنها، خواهیم پرداخت:
سند تک برگی، صرفا در یک برگ صادر می‌شود اما، سند دفترچه‌ای، همانگونه که از اسم آن، مشخص است، طی یک دفترچه چندین برگی، تنظیم شده است.
نوشته‌های سند تک برگی، تایپی و کامپیوتری است اما، تمامی نوشته‌های سند دفترچه‌ای، قلم نویس است.
سند تک برگی، دارای هولوگرام و شناسه یکتا سند مالکیت می‌باشد ولی سند دفترچه‌ای، این موارد را نداشته و دارای مهر پلمپ سربی است تا از امکان کم یا زیاد کردن برگه‌های آن، جلوگیری گردد.
در سند تک برگی، دقت جزئیات و اطلاعات بالا است و امکان مخدوش شدن و خط خوردگی، وجود ندارد اما سند دفترچه‌ای، اینگونه نیست.
سند تک برگی، با هر نقل و انتقال، باطل شده و سندی جدید، به نام مالک جدید، صادر می‌گردد اما، در سند دفترچه‌ای، در گذشته، نقل و انتقالات، در قسمت انتهایی آن، درج می‌شد که البته، از سال ۱۳۹۰ به بعد، در هر نقل و انتقال املاک دارای سند دفترچه‌ای، این سند، باید، به سند تک برگی، تبدیل شود.
اعتبار سند دفترچه‌ای و معامله با آن
در خصوص اعتبار سند دفترچه‌ای، باید گفت، اعتبار این سند، اعتبار سند رسمی است؛ چرا که سند دفترچه‌ای، یک سند رسمی بوده و در صورت ارائه آن در محکمه، نمی‌توان، نسبت به آن، ادعای انکار و تردید کرد.
در خصوص معامله با سند دفترچه‌ای نیز لازم به توضیح است که چنانچه شرایط اساسی صحت معاملات که عبارتند از اهلیت طرفین معامله (عقل، بلوغ و رشد)؛ قصد و رضای آنها، مشروعیت جهت و مشخص بودن موضوع، وجود داشته باشند، معامله صورت گرفته، صحیح خواهد بود و دارای اثر حقوقی می‌باشد.
تبدیل سند دفترچه‌ای به سند تک برگی
با توجه به مصونیت سند تک برگی از مخدوش شدن یا خط خوردگی، بهتر است، کسانی که داری سند دفترچه‌ای یا همان سند منگوله دار هستند، نسبت به تبدیل آن، به سند تک برگی، اقدام نمایند. همچنین، شایان ذکر است که قانون گذار، در صورت نقل و انتقال رسمی مال دارای سند دفترچه‌ای به شخص دیگر، تبدیل سند دفترچه‌ای به تک برگی را الزامی نموده است.
تبدیل سند دفترچه‌ای به تک برگی، صرفا به میل مالک و بدون نقل و انتقال
در ابتدا، متقاضی تبدیل سند منگوله دار به تک برگی، باید، مدارکی از قرار اصل سند مالکیت، اصل شناسنامه و کارت ملی، آدرس و کدپستی ملک، آدرس و کدپستی محلی که سند به آنجا ارسال خواهد شد را تهیه و آماده نماید.
سپس باید، در صورت داشتن بدهی به شهرداری و نداشتن گواهی پایان کار، ابتدا، نسبت به پرداخت بدهی و اخذ گواهی پایان کار، اقدام کند؛ چرا که در غیر این صورت، سند برای وی، صادر نخواهد شد.
پس از انجام مراحل بالا، متقاضی باید، بسته به موقعیت ملک، به اداره ثبت اسناد و املاک تهران یا شهرستان، مراجعه کرده و مدارک لازم را تحویل و فرم تقاضانامه تبدیل سند را تکمیل نماید تا اداره ثبت اسناد و املاک، به بررسی درخواست وی بپردازد.
در این مرحله، اداره ثبت اسناد و املاک، بعد از بررسی مدارک ارائه شده، همچنین، انجام استعلامات مورد نیاز، در صورت واجد شرایط بودن متقاضی، سند را تعویض و آن را از طریق پست، به آدرسی که توسط متقاضی، تعیین می‌گردد، ارسال می‌نماید و تمامی مراتب را از طریق پیامک، به متقاضی، اعلام می‌دارد تا در صورت نیاز، بتواند نسبت به پیگیری صدور سند مالکیت خود، اقدام کند.
تبدیل سند دفترچه‌ای به تک برگی، در صورت نقل و انتقال ملک دارای سند دفترچه‌ای
در ابتدا، مالک و فروشنده، باید، به دفاتر اسناد رسمی، مراجعه و مراحل نقل و انتقال را انجام دهند و پس از آن، متقاضی باید، مدارک لازم، از قرار اصل مدارک هویتی، اصل سند دفترچه‌ای، اصل خلاصه معامله، مفاصا حساب شهرداری، گواهی پایان کار و سایر مدارک مربوط به ملک را تهیه و به دفتر اسناد رسمی تحویل دهد و نسبت به تکمیل فرم صدور سند تک برگی، اقدام نمایند.
در این مرحله، دفتر اسناد، درخواست فرد را بررسی کرده و در صورت تکمیل بودن مدارک و وجود سایر شرایط قانونی، این درخواست را به اداره ثبت اسناد و املاک، اعلام می‌دارد.
اداره ثبت اسناد و املاک، درخواست و مدارک را بررسی کرده، استعلامات لازم را انجام خواهد داد و در نهایت، پس از صدور سند تک برگی، آن را با پست، به نشانی پستی متقاضی، ارسال خواهد نمود و مراتب را از طریق پیامک، به متقاضی، اعلام خواهد داشت.
تعویض سند دفترچه‌ای
از آنجا که سند دفترچه‌ای، سند رسمی محسوب می‌شود، دارای اعتبار بوده و قانون گذار، در صورتی که هیچ گونه نقل و انتقالی، نسبت به ملک دارای سند دفترچه‌ای صورت نگیرد، تعویض آن را الزامی ندانسته و در واقع، تنها در صورت نقل و انتقال است که تبدیل و تعویض سند دفترچه‌ای به تک برگی، ضروری می‌باشد. اما، در صورت تمایل مالک، به داشتن سند تک برگی، حتی بدون نقل و انتقال نیز، امکان این تعویض، وجود خواهد داشت.
نحوه تعویض سند دفترچه‌ای به تک برگی نیز، بسته به اینکه بدون نقل و انتقال و صرف تمایل مالک، این تعویض و تبدیل، صورت گیرد یا به جهت وجود نقل و انتقال ملک دارای سند دفترچه‌ای، به ترتیب، بدین صورت خواهد بود که مالک، باید، به اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی، مراجعه کند و درخواست خود را با پر کردن فرم صدور سند تک برگی، ثبت نماید که توضیحات کامل آن، در تیتر قبل، یعنی، تیتر تبدیل سند دفترچه‌ای به تک برگی، ارائه شده است.
دیدگاه