مدیریت فرایند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه ریزی، سازماندهی، هدایت و کنترل است. مدیریت را می‌توان کلیدی‌ترین نقش در هر سازمان یا شرکت دانست.
مدیریت و وظایف اصلی مدیران
مدیریت به هماهنگی و اجرای وظایف برای رسیدن به یک هدف اطلاق می‌شود. چنین فعالیت‌های مدیریتی و اجرایی شامل تعیین استراتژی‌های سازمان و هماهنگی کارهای کارکنان برای رسیدن به این اهداف از طریق استفاده از منابع موجود است. همچنین ممکن است تعریف مدیریت به ساختار ارشد در کارمندان یک سازمان اطلاق شود.
برای این که یک مدیر اثربخش باشید، باید مجموعه‌ای از مهارت‌ها را داشته باشید که شامل برنامه‌ریزی، ارتباطات، سازماندهی و رهبری می‌شود. همچنین باید دانش گسترده‌ای در خصوص اهداف شرکت و نحوه هدایت کارکنان، بخش فروش و دیگر قسمت‌ها داشته باشید.
5 مورد از وظایف اصلی مدیران
1. برنامه ریزی
برنامه ریزی اولین و مهم ترین وظیفه مدیریت است که شامل ایجاد اهداف و تعیین مسیری برای دستیابی به اهداف است. برنامه ريزان، مديراني هستند که از شرايط محيطي آگاه هستند و مي توانند به طور موثر تجزیه و تحلیل کنند و شرايط آينده را پيش بيني کنند. همچنین مدیران باید تصمیم گیرندگان خوبی باشند.
برنامه ریزی، شامل انتخاب ماموریت ها، اهداف و اقداماتی برای دستیابی به آنها است، این امر نیازمند تصمیم گیری است.
برنامه ریزی به معنی تعیین موقعیت و وضعیت سازمان در آینده است و تصمیم می گیرد که چگونه این موقعیت را بهتر کند. این امر کمک می کند تا اثربخشی مدیریت با هدایت فعالیت های آینده، حفظ شود.
برنامه ریزی به عنوان یک فرآیند، معمولا شامل مراحل زیر می شود:
• انتخاب اهداف سازمان.
• ایجاد اهداف برای هر یک از زیر واحد های سازمانی.
• ایجاد برنامه هایی برای دستیابی به اهداف به طور سیستماتیک.
2. سازماندهی
در سازماندهی مدیریت وظیفه دارد که با توجه به اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت، منابع در دسترس سازمان مثل نیروی انسانی، منابع مالی، ماشین‌آلات و تجهیزات را سازماندهی کند. این سازماندهی به معنای تخصیص درست این منابع برای رسیدن به اهداف سازمان است.
برای سازماندهی یک مدیر باید بتواند فعالیت‌های مختلف سازمان را تشخیص دهد، تیم‌های اجرایی را دسته‌بندی کند، برای هر کدام از فعالیت‌ها پست سازمانی تدوین کند و شرح شغلی و وظایف آنها را هم بنویسد و در نهایت نحوه ارتباطات این پست‌ها و تیم‌ها را مشخص کند. تهیه چارت سازمانی، تفویض اختیار، تخصیص منابع و … از فعالیت‌های اصلی مربوط به سازماندهی هستند.
3. بکار گماردن؛ استخدام و به کار گیری کارمندان عالی
بکارگماردن به نظر من در بین وظایف اصلی مدیریت اهمیتی حیاتی دارد اما متاسفانه خیلی کم منابع علمی به آن پرداخته اند و در بین وظایف اصلی مدیر توجه کمتری به آن شده است. بکار گماردن یعنی استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب پست ها و مشاغل سازمانی که در مرحله ی سازماندهی تعریف شده اند.
فکر کنید که نیروی انسانی مناسبی استخدام نکنید. به نظر شما آیا فعالیت ها و شرح وظایف تعریف شده ی شما به انجام خواهد رسید؟ قطعا خیر. پس نتیجه چه می شود؟ کاملا شفاف است سازمان و مدیر در رسیدن به اهداف تعریف شده ی خود شکست می خورند. بدون داشتن نیروی انسانی خوب دستیابی به اهداف سازمانی کاری تقریبا محال است. پس یک مدیر باید بتواند نیروهایی کارآمد و مناسب هر شغل استخدام نماید. آنها را آموزش دهد و در نهایت بکار بگیرد.
این نیروهای انسانی هستند که آن فعالیت های سازماندهی شده و دسته بندی شده را به انجام می رسانند. و در نتیجه اهداف خرد شده بدست می آیند. و در نهایت اهداف سازمانی محقق می شوند. برای این منظور مدیر باید اصول استخدام نیروهای انسانی مناسب را به خوبی بیاموزد.
پر کردن مشاغل ساختار سازمانی تعریف شده از طریق شناسایی نیازمندی های هر شغل ، امکان پذیر است. پس ابتدا مشاغل ساختار سازمانی را به خوبی شناسایی کنید. سپس بررسی کنید و ببینید مشاغل این شغل چه مهارتهایی نیاز دارد. سپس اقدام به استخدام و بکارگیری نیروی انسانی مناسب آن شغل کنید.
دوره استخدام بهترین ها به شما در آموزش و یادگیری این مهارت کمک های شایانی می کند. در این محصول شما اصول مصاحبه شغلی را نیز خواهید آموخت.
4. رهبری
برای مفهوم رهبری در سازمان تعاریف بسیاری وجود دارد. رهبری به معنای تاثیرگذاری بر افراد است تا آنها بتوانند فعالیت‌های خود را به بهترین حالت ممکن انجام دهند. مدیر در نقش رهبر به کارمندان کمک می‌کند تا کاملا از روی علاقه و با ذهن و عاطفه خود، کارها را انجام دهند و از روی اجبار در سازمان کار نکنند.
یک مدیر باید بتواند در کارمندان خود انگیزه ایجاد کند، ارتباطات آنها را تقویت کند، به آنها اهمیت بدهد و همچنین دارای ابتکار، پشتکار کافی، بینش و تمرکز باشد.
5. کنترل
مدیریت بدون کنترل راندن در تاریکی است. مدیر به کمک کنترل نسبت به نحوه ی تحقق اهداف و انجام فعالیت ها آگاهی می یابد و می تواند نسبت به کشف انحرافات و اصلاح آنها اقدام کند. کنترل یک ابزار کاربردی مدیران در کلیه رده های سازمانی است از مراتب عالی گرفته تا رده های سرپرستی.
سازمانها بدون داشتن یک سیستم کنترلی موثر در تحقق ماموریت های خود موفق نخواهد شد و نمی تواند از منابع خود به خوبی استفاده کند، قطعا علاوه بر انحراف از اهداف اصلی خود منابع را نیز به هدر می دهد.
کنترل موثر یک الزام برای داشتن یک مدیریت موثر است. چرا که پیش بینی ها و برنامه های عملیاتی همواره با درصدی خطا توام هستند. کشف و اصلاح این خطاها از الزامات و وظایف اصلی مدیریت است و باید گفت بدون کنترل این امر امکان پذیر نیست.
یکی دیگر از کارکردهای کنترل این است که مدیر را از تغییرات محیطی آگاه می سازد همچنین از اثرات آن بر سازمان ، کیفیت و کمیت کالاها، خدمات سازمان و … آگاهی می یابد.
همه ی شواهد فوق نشان می دهند که سازمانهای امروزی به ویژه سازمانهای ایرانی نیاز ضروری به یک سیستم کنترل دارند.
کنترل را می توان مقایسه بین آنچه هست و آنچه باید باشد نامید.
دیدگاه