حقوق خبر
مایکل مگین

کار تیمی (قسمت 1)

کار تیمی (قسمت 1)
 

● کار تیمی

چه کسی می تواند به تنهایی در دنیای تجارت کار کند؟ شاید کسانی مثل لئوناردو داوینچی یا آلبرت انیشتین بتوانند. نبوغ و ایده های درخشان عادت روزمره ی آن هاست. ولی بقیه ی ما نیاز به یاری شرکا و همکارانی داریم که با سرمایه ی استعداد، نوآوری، توان، انگیزه و حمایت شان در یک کار تیمی، به هدفی مشترک برسیم.

در سازمان های امروزی، کارها از طریق تیم ها انجام می شود. بی شک تک تک افراد مشارکت کننده درتیم، ایده های درخشانی دارند و تصمیمات خردمندانه ای می گیرند، اما همین ایده ها و تصمیمات، درون یک تیم اصلاح و پرورانده می شوند و سرانجام به اجرا در می آیند.

اما ویژگی های تیم چیست؟ تیم هدفی روشن و مشترک دارد؛ هدفی که تمام اعضا از آن آگاهند و به کارآمد بودنش ایمان دارند. این هدف می تواند رسیدن به میزان مشخصی از فروش، توسعه ی شیوه ای جدید یا مدیریت گروهی از واحدهای تجاری باشد. هدف هرچه که باشد، رسیدن به آن دلیل مشخص وجود تیم کاری است.

از دیگر ویژگی های تیم این است که اعضایش باید با هم کار کنند تا به هدف برسند. افراد هر تیم به تخصص، دیدگاه ها و تلاش های یکدیگر وابسته اند. با اندیشیدن به این موضوع، متوجه می شوید که هر سازمان، کارکنانی دارد با سطوح مختلفی از تخصص های گوناگون؛ کارشناسان مالی، برنامه و میزها، کارشناسان فنی، کارشناسان فروش و کارشناسان بازاریابی حتمی اعضای یک گروه کاری هم با اینکه وظایف مشابهی بر عهده شان است، مهارت های متفاوتی دارند. وقتی قدرت حاصل از بهار دیدگاه های مختلف به طور مؤثر و راهگشا صرف حل مشکل با ما چالش می شود، نتایج شگفت انگیزی به دست می آید.

در نهایت وقتی تیم به هدفش می رسد، به تمام اعضا پاداش می دهند. موفقیت متعلق به همه است، پاداش بین همه تقسیم می شود و همه برنده اند.

اما چرا تیم؟ پژوهش ها، بارها نشان داده اند که کیفیت تصمیمات و سطح نوآوری حاصل از تیم ها به میزان چشمگیری بالاتر از زمانی است که افراد به تنهایی کار می کنند. یک تیم عالی، به سرعت نتایجی خلاقانه، عاقلانه، قطعی و پایدار تولید می کند. نکته اینجاست که هیچ کس نمی تواند به تنهایی به این نتایج برسد. افراد باید دور هم جمع شوند و ایده هایشان را برای رسیدن به اهداف مشترک با یکدیگر در میان بگذارند.

بخشی از کارتیمی، توجه همه ی اعضا به این موضوع است که ایده ها چگونه مطرح می شوند، آیا اعضای تیم به ایده ها گوش می دهند، آیا ایده را می پذیرند، و آیا تیم کار خود را انجام می دهد ؟ هوشیار و گوش به زنگ بودن در فرایند کار تیمی یکی از عوامل اصلی موفقیت است.

تیمی که می خواهد برترین باشد، باید هر از گاهی کارش را متوقف کند و عملکرد تیمی اش را ارزیابی کند. بهبود و پیشرفت کار از تأمل و تفکر ناشی می شود.

فراموش نکنید که مهارت هایی وجود دارند که کارآیی تیم ها را افزایش می دهند. تیم می تواند این مهارت ها را یاد بگیرد و از آن ها استفاده کند. این کتاب در مورد آموزش همین مهارت هاست.

● هدفی روشن و مشترک تعیین کنید

تیم بدون هدف، مثل کشتی بدون مقصد است. اقیانوس های زیادی هستند که یک تیم می تواند در آن ها سرگردان شود و به هیچ مقصدی نرسد؛ جلسات بی پایان، بحثهای بی فایده و تصمیم های نه چندان جدی.

هر تیمی به یک هدف روشن، پایدار و قابل دسترسی نیاز دارد. هدف توضیح می دهد که تیم چه چیزهایی را باید به سرانجام برساند. هدف، انگیزه می دهد؛ هدف، نیازمند تلاش و مصمم بودن افراد است.

معمولاً بیانیه ی هدف تیم، کوتاه و کاملاً شفاف است. مثلاً: صف های انتظار را در فروشگاه هایمان کوتاه کنیم، فرایند تنظیم بودجه را تسریع کنیم، بیشترین خدمات را به بهترین توزیع کنندگان مان ارائه دهیم و بیشترین ارزش را برایشان قائل شویم، نگذاریم مشتریان مان با اتلاف وقت و معطلی مواجه شوند و خدمات مان را به بازارهای تازه معرفی کنیم.

جان اف کندی، یکی از مشهورترین بیانیه های هدف تیمی را به ما ارائه کرد. او در سال ۱۹۶۲ گفت: «به باور من این ملت باید خود را متعهد به این هدف بداند که تا پیش از پایان این دهه ، یک انسان در کره ی ماه فرود بیاید و به سلامت به زمین برگردانده شود». بدون هیچ پرسشی درباره ی مسیر حرکت این تیم و میزان دشواری این هدف.

یادتان باشد که در کار تیمی، هدف همیشه نتیجه و حاصل کار است که شاید اصلا افراد نتوانند خودشان به تنهایی به آن برسند. به همین دلیل هم به آن کار تیمی می گوییم. چون در کار تیمی با یک گروه از افراد سروکار داریم، شاید برخی از آن ها واقعاً متوجه نشوند که هدف تبمی عملا به چه معناست؟ مشکل، همین جاست. به این فکر کنید در تیمی کار می کنید که هدفش «ایجاد روابط بهتر بین مشتریان و فروشندگان است». منظور این که هدف کاملاً روشن است ، ولی فکر می کنید معنای آن برای همه ی اعضای گروه یکی است؟ در این مورد، بهتر است هدف «کاهش شکایت مشتریان» یا «کوتاه کردن زمان پاسخگویی» یا «افزایش رضایت مشتریان» باشد.

یک تیم حتی باید با چالش های ظریف تری هم مواجه شود. اعضای تیم باید باور کنند که هدف تیم دست یافتنی است و تلاش برای رسیدن به آن، درست ترین کار است. اگر اعضا احساس کنند کار غیرممکن یا طاقت فرسایی به آن ها محول شده، در بهترین حالت هم تجربه ی ناخوشایندی از کار تیمی خواهند داشت. اما درباره ی اعضایی که فکر می کنند هدف انتخاب شده برای تیم درست نیست چه کنیم؟ اگرهدف مشخص یک تیم «فروش محصولات بیشتر به مشتریان موجود» باشد و نظر یکی از اعضای تیم این باشد که به اندازه ی کافی به این مشتریان کالا فروخته شده و تلاش برای فروش بیشتر، به رابطه با مشتریان صدمه می زند، تکلیف چیست؟ بهتر است قبل از اینکه تیم فعالیت خود را شروع کند، این مسائل را شناسایی و به آن ها رسیدگی کنید. مطمئن شوید اهداف تعیین شده برای تیمتان مناسب است:

مختصر و مفید بگویید

اهداف را در قالب جملات کوتاه، روشن، عمل گرایانه و شفاف بیان کنید. اگر تیم، هدف را نفهمد، نمی تواند انجامش دهد.

از اعضای تیم بپرسید هدف چیست؟

پاسخ های آن ها نشان می دهد که آیا متوجه شده اند. قرار است نتیجه ی تلاش تیمی شان چه چیزی باشد یا نه.

از عملی بودن آن، مطمئن شوید

تیمی توانا و لایق که دارای مهارت، منابع و تعهد است، برای رسیدن به هدف تلاش می کند.

● مهارت ها و وظایف اعضا را روشن کنید

اعضای تیم باید مثل بازیکنان یک تیم ورزشی باشند. یعنی تیم برای هر فرد وظیفه ای در نظر می گیرد و اعضا هم باید آن وظایف را به خوبی انجام دهند. برای این کار، اعضای تیم باید بدانند که تیم سعی دارد چه کاری را به سرانجام برساند و همچنین باید بعضی از مهارت های اولیه ی تیمی را بدانند که بالاتر و فراتر از مهارت های شغلیشان است. دانستن این مهارت های تیمی می تواند تجربه ی کار تیمی را متفاوت کند.

اعضا باید به پیشرفت تیم کمک کنند و فرایندها و خط مشی های تیم - اساس نامه ی تیم- را اجرا و از آن پیروی کنند. اساس نامه ی هرتیم، قوانین و قواعد تیمی را معین و تعریف می کند - از چیزهای ساده ای مثل تعیین زمان جلسات و تهیه ی دستور جلسات تا مسائل پیچیده تری مثل چگونگی حل کشمکش ها و اختلافات. تمام اعضای تیم باید این قوانین اولیه و اساسی را بدانند.

اعضای تیم همچنین باید بدانند چگونه باهم همکاری کنند. این همکاری یعنی ایده ها به راحتی را با دیگران در میان گذاشتن، ایجاد گزینه های مختلف، بحث درباره ی رویکردهای خلاق و بیان ایده بدون ترس و نگرانی از مسخره شدن. ایده های مشترک گروهی، محصول واقعی کار تیم هاست. هر تیمی باید این ایده ها را با بحث های باز وشفاف بپروراند. اعضای تیم هم باید یکدیگر را به مشارکت در بحث ها تشویق کنند و مطمئن شوند همه ی اعضا، فرصت مشارکت در بحث ها را دارند.

وقتی ایده ها مطرح شدند، اعضا باید بدانند که چگونه تصمیم گیری کنند. اجماع، بهترین راه رسیدن به تصمیم ها در تیم است. یعنی بحث ها تا جایی ادامه داده شوند که همه ی مسائل حل شوند، دیدگاه مشترک در مورد مشکلات و موانع در بین اعضای تیم گسترش یابد و با توجه به شرایط موجود، بهترین روش کار ممکن پیشنهاد شود.

در نهایت، اعضا باید بتوانند اختلافات و کشمکش های طبیعی را که در مجموعه ی تیم رخ می دهد، برطرف کنند. آن ها باید به جای تبدیل اختلافات به مشاجرات، کشمکش ها را شانس و فرصتی برای کشف تفاوت ها در نظر بگیرند و به مشکلات از چند دیدگاه مختلف و متفاوت نگاه کنند. در یک تیم، هیچکس «برنده»ی یک اختلاف نیست. اساس نامه، همکاری، اجماع و مدیریت اختلافات، مهارت های تیمی منحصر به فردی هستند که تمام اعضا باید آن ها را بدانند و به کار بگیرند.

سطح عملکرد و بهره وری تیم را با اجرای این موارد افزایش دهید:

مهارت های تیمی را آموزش دهید

اعضا مهارت های شغلی و حرفه ای خود را به خوبی بلدند. آن ها به راهنمایی و تمرین برای بهبود مهارت های کار در تیم احتیاج دارند.

بازخورد بدهید

مهارت ها را نمی شود یک شبه یاد گرفت. اعضا می توانند با نظارت بر حسن عملکرد یکدیگر و پیشنهاد گزینه های جایگزین، از هم حمایت کنند.

کارشناس پیدا کنید

یادگیری برخی از این مهارت های بدون راهنمایی معلمان یا آموزشگران، کار آسانی نیست. از یک کارشناس بخواهید جلسات تیمی شما را زیر نظر بگیرد و پیشنهادهایی به اعضای تیم ارائه کند.

● برای تنظیم قوانین کار تیمی، وقت بگذارید

یکی از اشتباهات جدی تیم ها این است که اولین جلسه ی گروهی را به کار تیمی اختصاص می دهند. عجیب به نظر می رسد، این طور نیست؟ درست است که تیم باید هر کاری را که برای رسیدن به هدف لازم است، انجام دهد، اما عاقلانه این است که در ابتدای کار - به خصوص در شروع شکل گیری تیم - زمانی را به تعیین و تعریف «چگونگی» همکاری اعضا با یکدیگر اختصاص دهد.

بدون این راهبردها - اساس نامه - کارتیمی ممکن است پس از مدت کوتاهی با بروز یک اختلاف یا مشکل، درگیر بحث های پیش بینی نشده و بی هدف شود. پس هرتیمی به قوانینی برای اداره ی خود نیاز دارد. این قوانین از کجا می آیند؟

برخی تیم ها، قوانین از پیش تعیین شده ای دارند. اگر عضو هیئت مدیره ی یک مدرسه یا دیگر گروه های دولتی محلی مثل شوراها بوده اید، با موضوعاتی مثل رئیس هیئت مدیره، رؤسای کمیته ها، منشی جلسه، دستور جلسه ، قوانین آئین نامه ای مثل پیشنهاد رأی گیری برای تصمیمات و مواردی از این دست آشنایی دارید. این ساختار و قوانین پارلمانی به صورت عرفی تعیین شده اند و مسلماً کتاب های مرجع رسمی برای اداره ی چنین گروه هایی وجود دارد.

شاید این قوانین برای کار تیمی، بیش از حد خشک و رسمی باشد. البته ایده ی داشتن مجموعه ی ثابتی از راهبردها، به تیم حس ثبات و پایداری می دهد. مثلاً تیم می تواند تعداد و فاصله ی زمانی برگزاری، قواعد حضور، ملزومات و تدارکات و شیوه های ابلاغ جلسات را تعیین کند. همچنین تیم می تواند توافق کند که حضور تمام اعضا در جلسات الزام باشد، یا اگر افراد دو جلسه ی پیاپی غیبت کنند، قبل از شرکت در جلسه بعدی، خودشان از یکی از اعضا درباره ی جلسات قبلی اطلاعات بگیرند تیم می تواند تصمیم بگیرد که دستور جلسات را از قبل برای اعضا ارسال کند و پس از پایان هر جلسه، گزارش نتایج جلسه را برای همه ی اعضای تیم بفرستد. همچنین می تواند فردی را به عنوان منشی جلسه تعیین کند تا از مباحث جلسه یادداشت بردارد.

علاوه بر آئین نامه ها، یک تیم می تواند تصمیم گیری کند که چگونه موضوعات پیچیده را قبل از آنکه به مشکل تبدیل شوند، برطرف کند. مثلاً بهتر است تیم برای رفع کشمکش هایی که در طول جلسات پیش می آید، ایده داشته باشد. یا تیم می تواند تصمیم به تشکیل کمیته هایی بگیرد که برای تصمیمات تجاری، توصیه های مبتنی بر واقعیات پیدا کنند و در جلسات تیمی، به جای طرح نظرات مشترک گروهی، توصیه های این کمیته ها ارائه شود. تیم می تواند این توقع مشخص را ایجاد کند که تصمیمات گرفته شده ی تیمی، توسط تک تک اعضای تیم حمایت شود حتی اگر با آن موافق نباشند.

تیم می تواند هر قانون و قاعده ای را که برای بهره وری به آن نیاز دارد تنظیم کند؛ می تواند از تمام اعضا بخواهد تا در جلسات مشارکت کنند، در هرهفته زمان مشخصی به امور تیم اختصاص داده شود، مکان خاصی برای برگزاری جلسات تعیین شود، صورت غذاهای ساده برای ناهار سريع اعضای تیم تهیه شود، و هر چیز دیگری که نیاز است. ولی بدون این قواعد و قوانین، پیشرفت تصادفی است.

اساس نامه بنویسید

کشورها قانون اساسی دارند، چرا تیم شما نباید اساس نامه داشته باشد؟ در این اساس نامه، قواعد اولیه ی فعالیت تیم، اصول فعالیت، ارزش ها و خط مشی ها وضع می شوند.

در ابتدای شکل گیری تیم، قوانینی تعیین کنید

قبل از هر چیز به این فکر کنید که می خواهید تیم چگونه اداره شود. ایده های خود را شفاف و به شکل چند قانون ساده مطرح کنید.

از ارزش ها شروع کنید

از اعضای تیم بپرسید که دوست دارند تجربه ی کار تیمی شان چگونه باشد و چه انتظاری از این تجربه دارند. این ها ارزش هایی اند که می توانید برای ایجاد قوانین تیمی ازشان استفاده کنید.

بیشتر بخوانید:

کار با آدم های سخت

 

منبع: کار تیمی - مایکل مگین - ترجمه فرشید قهرمانی

 



+ 0
مخالفم - 0
منبع: حقوق نیوز

 

سرخط خبرها: