استراتژی‌های موثر برای مدیریت تغییر در سازمان

مدیریت تغییر چیست؟

تغییر سازمانی به طور گسترده به اقداماتی اطلاق می شود که یک کسب و کار برای تغییر یا تعدیل بخش مهمی از سازمان خود انجام می دهد. این ممکن است شامل فرهنگ شرکت، فرآیندهای داخلی، فناوری یا زیرساخت زیربنایی، سلسله مراتب شرکت یا جنبه‌های مهم دیگر باشد.

تغییر سازمانی می تواند تطبیقی یا تحول آفرین باشد:

• تغییرات تطبیقی تغییرات کوچک، تدریجی و تکراری هستند که یک سازمان برای تکامل محصولات، فرآیندها، گردش کار و استراتژی های خود در طول زمان متعهد می شود. استخدام یک عضو جدید تیم برای رسیدگی به تقاضاهای افزایش یافته یا اجرای یک سیاست جدید کار از خانه برای جذب متقاضیان شغلی واجد شرایط هر دو نمونه هایی از تغییرات انطباقی هستند.

• تغییرات دگرگونی از نظر مقیاس و دامنه بزرگتر هستند و اغلب به معنای خروج چشمگیر و گاه ناگهانی از وضعیت موجود هستند. راه اندازی یک محصول یا بخش تجاری جدید، یا تصمیم به گسترش در سطح بین المللی، نمونه هایی از تغییرات تحول آفرین هستند.

به عنوان یک رهبر، درک فرآیند مدیریت تغییر ضروری است تا اطمینان حاصل شود که کل سازمان شما می‌تواند انتقال را به آرامی انجام دهد. انجام این کار می تواند تأثیر بالقوه هر گونه تغییر سازمانی را مشخص کند و تیم های شما را بر اساس آن آماده کند. وقتی تیم شما آماده است، می توانید مطمئن شوید که همه در یک صفحه هستند، یک محیط امن ایجاد کنید و کل تیم را به سمت یک هدف مشترک درگیر کنید.

فرآیندهای تغییر دارای مجموعه ای از شرایط شروع (نقطه A) و یک نقطه پایانی کاربردی (نقطه B) هستند. فرآیندی که در این بین وجود دارد پویا است و در مراحلی آشکار می شود. در اینجا خلاصه ای از مراحل کلیدی در فرآیند مدیریت تغییر آمده است.

5 مرحله در فرآیند مدیریت تغییر

1. سازمان را برای تغییر آماده کنید

برای اینکه یک سازمان بتواند با موفقیت تغییرات را دنبال و اجرا کند، باید از لحاظ فرهنگی آماده باشد. ابتدا باید آماده سازی فرهنگی برای دستیابی به بهترین نتیجه تجاری انجام شود.

مرحله آماده سازی با کمک مدیر به کارکنان برای شناخت و درک نیاز به تغییر همراه است. مدیران آگاهی را نسبت به چالش ها یا مشکلات مختلف پیش روی سازمان، افزایش می دهند. آگاهی و پذیرش این مرحله اولیه از سوی کارمندانی که به اجرای این تغییرات کمک می کنند، می تواند بعداً اصطکاک و مقاومت را از بین ببرد.

2. ایجاد چشم انداز و برنامه ریزی برای تغییر

هنگامی که سازمان برای پذیرش تغییر آماده شد، مدیران باید یک برنامه جامع، واقع بینانه و استراتژیک برای تحقق آن ایجاد کنند.

طرح باید جزئیات زیر را شرح دهد:

• اهداف استراتژیک: این تغییر به سازمان کمک می کند تا به سمت چه اهدافی حرکت کند؟

• شاخص های کلیدی عملکرد: موفقیت چگونه اندازه گیری می شود؟ چه معیارهایی باید جابجا شوند؟ مبنای وضعیت فعلی چیست؟

• ذینفعان و تیم پروژه: چه کسی بر اجرای تغییر نظارت خواهد کرد؟ چه کسی باید در هر مرحله بحرانی امضا کند؟ چه کسی مسئول اجرا خواهد بود؟

• محدوده پروژه: پروژه شامل چه مراحل و اقداماتی خواهد بود؟ چه چیزی خارج از محدوده پروژه است؟

در حالی که داشتن یک رویکرد ساختاریافته مهم است، این طرح باید هر گونه موانعی را که ممکن است در طول فرآیند اجرا ایجاد شود و برای غلبه بر آن به چابکی و انعطاف نیاز دارد، در نظر بگیرد.

3. اعمال تغییرات

پس از ایجاد طرح، تنها چیزی که باقی می ماند این است که مراحل ذکر شده در آن را برای اجرای تغییر مورد نیاز دنبال کنید. این که آیا این تغییرات شامل تغییر در ساختار، استراتژی، سیستم ها، فرآیندها، رفتار کارکنان یا سایر جنبه های شرکت می شود، به ویژگی های ابتکار بستگی دارد.

در طول فرآیند اجرا، مدیران تغییر باید بر توانمندسازی کارکنان خود متمرکز شوند تا اقدامات لازم را برای دستیابی به اهداف انجام دهند و هر پیروزی کوتاه مدت را جشن بگیرند. آنها همچنین باید تمام تلاش خود را برای پیش‌بینی موانع، جلوگیری، حذف یا کاهش آنها پس از شناسایی انجام دهند. بررسی و مرور مکرر چشم انداز سازمان در طول فرآیند اجرا بسیار مهم است تا به اعضای تیم یادآوری شود که چرا تغییر دنبال می شود.

4. تعبیه و تثبیت تغییرات در فرهنگ و شیوه کاری شرکت

پس از تکمیل تغییرات، مدیران باید از بازگشت به وضعیت قبلی یا وضعیت موجود جلوگیری کنند. این امر به ویژه برای تغییرات سازمانی مرتبط با فرآیندهای تجاری مانند گردش کار، فرهنگ و تدوین استراتژی مهم است. بدون برنامه کافی، کارمندان ممکن است به سمت «روش قدیمی» انجام کارها، به ویژه در دوره گذرا، برگردند.

با تعبیه تغییرات در فرهنگ و رویه‌ های شرکت، وقوع عقبگرد دشوارتر می‌شود. ساختارهای سازمانی جدید، کنترل‌ها و سیستم‌ های پاداش همگی باید به عنوان ابزاری برای کمک به تغییر در نظر گرفته شوند.

5. بررسی پیشرفت و تجزیه و تحلیل نتایج

صرفاً به این دلیل که یک ابتکار تغییر کامل است به این معنی نیست که موفقیت آمیز بوده. تجزیه و تحلیل و بازبینی می تواند به رهبران کسب و کار کمک کند تا بفهمند که آیا ابتکار تغییر یک موفقیت، شکست یا بدون نتیجه بوده است. همچنین می‌تواند بینش‌ها و درس‌های ارزشمندی را ارائه دهد که می‌تواند در تلاش‌های تغییرات آتی مورد استفاده قرار گیرد.

از خود سوالاتی بپرسید: آیا اهداف پروژه محقق شد؟ اگر بله، آیا این موفقیت در جای دیگری قابل تکرار است؟ اگر نه، چه اشتباهی رخ داده است؟

کلید تغییر موفقیت آمیز برای مدیران

برای مدیریت موثر تغییر، مدیران و رهبران کسب و کار باید مراحل مربوط به آن را کاملاً درک کنند.

برخی از نکات دیگر برای مدیریت تغییرات سازمانی شامل پرسیدن سوالاتی از خود هستند مانند:

• آیا مواردی که تغییر را ضروری می کنند، درک می کنید؟ بدون این درک، پرداختن مؤثر به علل زمینه‌ای که تغییر را ضروری کرده‌اند موفقیت را مختل می‌کنند، می‌تواند دشوار باشد.

• آیا نقشه هایی دارید؟ بدون یک برنامه دقیق و استراتژی تعریف شده، راه اندازی یک ابتکار تغییر تا تکمیل می تواند دشوار باشد.

• چگونه ارتباط برقرار خواهید کرد؟ مدیریت تغییر موفق مستلزم ارتباط موثر هم با اعضای تیم و هم با سهامداران کلیدی است. طراحی یک استراتژی ارتباطی که این واقعیت را تصدیق کند بسیار مهم است.

• آیا موانع احتمالی جاده را شناسایی کرده اید؟ در حالی که پیش بینی همه چیزهایی که ممکن است بالقوه در یک پروژه اشتباه شود غیرممکن است، اما صرف زمان برای پیش بینی موانع احتمالی و طراحی استراتژی هایی باعث کاهش این موانع می شوند، قبل از شروع ،به طور کلی ایده خوبی است.